新時期背景下人事檔案管理體制、模式的建構

李紅英

摘 要：隨著我國政治、經濟體制的不斷變革，企業也在跟隨這一趨勢逐漸調整自己的用人方針，其人事檔案的管理體制經過不斷的發展與建構，正在逐漸的趨于完善。本文以新時期的發展為背景，詳解我國當前人事檔案管理體制與模式的建構。

關鍵詞：人事檔案；檔案管理；管理體制；改革

人事檔案是人事管理活動的歷史記錄，是開展人事工作的必要條件。是人事、組織、勞動工資等部門在對人員的考核管理活動中形成的檔案記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位整理、集中保存。對于個人的發展起到一個記錄的作用，有促進企業考核人才績效的作用。由于檔案的管理程序比較繁瑣，自然需要相應條例的約束，下面將介紹新時期背景下人事檔案管理體制、模式的建構。

1人事檔案管理體制

人事檔案管理主要分為三種，分別為干部檔案、職工檔案和學生檔案。內容記錄干部職工、學生個人的自然情況、社會經歷、思想品德業務能力、專業水平歷史和現實的表現。具有現實性真實性動態性機密性。是各級組織考察了解和正確使用人員的重要依據。管理人事檔案是人事工作自身的需要，是組織、人事、勞動部門的職責，人事檔案應由各級組織、人事、勞動部門集中統一管理，同時管理好人事檔案也可以做到查閱方便，便于對干部、工人進行全面考核，以便于正確的使用干部、使用工人。

人事檔案一直以來在我國的社會生活中發揮著非常重要的作用，它記載了一個人的工作經歷、家庭背景以及獎懲等方面，見證了一個人的成長經歷，是社會和人事部門了解一個人的重要依據。據了解，人事檔案早在延安時期就已經開始建立，那時候的主要目的是為了考察培養干部，但隨著時代的變遷，人事檔案管理體制已明顯與當今市場經濟和信息技術的飛速發展不相適應，成為計劃經濟時代的一個縮影。但長期以來我國人事檔案管理體制仍然沿用著以前的傳統體制即實行分塊管理，學生的檔案由其所在的學校教務或學生工作部門管理，工人的檔案則由所在單位的勞動部門管理，軍人檔案則由各級政治部門管理，干部檔案則按干部管理權限集中統一管理的這種體制。

2人事檔案管理模式

2.1人事檔案硬件建設規范管理

人事檔案硬件建設規范管理主要是指檔案庫房的保管條件，是實現人事檔案管理規范化的物質基礎，要實行四室分開，即檔案室、閱檔室、整理室、檔案管理人員辦公室分開，配備立式空調、除濕機、吸塵器、溫濕度表、排氣扇、應急燈、防盜報警器、滅火器、鐵窗、鐵皮柜等設施，購置打孔機、切邊機、復印機等設備。做好“六防”即防盜、防火、防光、防潮、防蛀、防塵工作，為保管好人事檔案創造良好條件。

2.2人事檔案內容規范化管理

人事檔案內容規范化管理首先必須要制定其執行的方案，因此我們應該先制定《干部檔案整理工作方案》，明確整理檔案的方法、步驟和措施，統一檔案袋、卷皮、目錄等檔案用品，對檔案管理人員采取“半日工作半日培訓”的方法進行整檔業務的培訓；其次改進整檔的方法，提高質量，實行“流水作業法”，按照鑒別分類，排序編目，復制加工，裝訂填卡，檢查驗收的工序，專人專項，流水作業，然后由技術小組負責質量檢查把關。這樣不僅提高了效率，又保證了整理工作的質量；三是在制定標準，統一驗收上力求一個嚴字，制定“六看三對照”的質量驗收標準。即看材料的鑒別是否正確，看檔案材料歸類是否準確，看目錄與材料是否一致，看各種表格是否齊全，看材料手續是否完備，看目錄書寫是否清晰工整，對照任免文件查任免呈報表，對照紀檢監察文件查處分材料，對照近期《干部履歷表》、《干部鑒定表》查學歷、轉干、工資、職稱及黨團材料是否歸檔；在收集檔案材料上力求一個“全”字，對檔案中所缺少的材料進行逐一登記，在收集方面，采取發《干部檔案所缺材料催交單》和召開有關會議催辦相結合，電話聯系和上門征收相結合的方式，及時向有關基層單位索取材料，對統一布置填寫或階段性形成的材料如普調工資、職稱評定和民主評議等期間形成的材料要主動與基層單位聯系及時收集歸檔。在科學鑒別檔案材料上要力求一個“細”字，為確保人事檔案材料精煉，對收集的每份材料要進行仔細鑒別，發現缺漏，責成材料形成單位予以補辦，將沒有保存價值的材料清出；在劃分檔案類別上還要求一個“準”字，對檔案材料全部進行分類、重新整理，對把握不準的及時向領導請示，確保分類準確。

2.3人事檔案管理制度規范管理

為了使人事檔案管理程序化、規范化，健全制度是重要的環節，包括檔案工作人員責任制、檔案保管安全保密制度、收集制度、檔案查閱轉遞登記制度。在完善制度的基礎上，要建立登記簿、借用檔案登記簿、材料轉交登記簿、缺少材料登記簿、銷毀材料登記簿、轉出檔案登記簿、檔案轉遞單、材料催要單等。檔案查閱要把好“審、定、陪、核、簽”五關，審就是對查檔人員、查閱目的、查檔范圍進行審查，堅持查閱審批制度，對不符合規定的概不查閱。定就是定范圍，查閱前，由管理人員查到需要查閱的部分，出示給查閱人，凡與查閱目的不相符，不應查的部門，概不查閱。陪就是管理人員陪查檔案人員查閱，查閱期間，管理人員不擅離檔案室，保證檔案安全機密。核就是查閱人按規定摘抄的部分，必須與原件完全相同，不能歪曲原意。簽就是在核對無誤的基礎上，按照查閱目的加注意見并蓋章。同時還要求一律填寫《申請查閱檔案報告表》，由單位黨組織簽署意見加蓋公章，經管檔單位領導同意后方能查閱。為抓好制度落實情況，要半年自查一次，發現有章不循，執行制度不嚴的及時指出限期改正，確保不出現泄密或發生丟失被盜，蟲蛀鼠咬等問題。

2.4人事檔案提供利用規范管理

人事檔案工作目的就是開發人事信息資源，發揮利用效能，為人事工作和經濟建設服務，首先要明確人事檔案的利用范圍；二是明確可利用人事檔案的機關范圍，利用單位主要是主管或協管該干部的黨組織和其組織人事部門及承辦涉及干部人事工作或處理干部問題的其它部門；三是明確利用干部人事檔案的人員必須是符合利用范圍的中共黨員干部。

人事檔案的利用方式要規范，實行主動服務與被動服務相結合，搞好檔案借出使用、查閱等利用工作，要為工資套改，領導班子換屆等提供大量信息資料。要改善人事檔案利用環境，設立專門的閱檔室，配備查閱服務用品，要在服務態度上做到“四個一樣”，即對領導干部和一般干部接待一樣熱情、對老同志和年輕同志態度一樣，上班時間與下班時間一樣耐心。在檔案提供利用上要做好“三個堅持”，即堅持嚴把材料進出關，歸檔鑒定，出具材料認真核對；堅持公道正派，實事求是；堅持照章辦事，拒絕各種不合理要求，杜絕人情后門。

3 結束語

綜上所述，我們應該高度認識人事檔案工作的重要性，同時也要克服“檔案工作重要性都知道，落實上少”的現象，要經常及時發現人事檔案工作中遇到的問題、困難，增強做好人事檔案管理工作的主動性。另外，人事檔案工作也應緊密結合新時期選拔任用干部工作的實際，加以改進和提高。積極通過調查研究，分析人事檔案工作存在的問題，及時采取措施，加以整改。增強搞好人事檔案工作的自覺性和責任感。

參考文獻

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