如何做好住房保障工作中檔案審核工作

南勤合

摘 要：本文針對住房保障資格審核過程中形成檔案的內(nèi)容、特點以及整理方法進行了探討，希望對住房保障資格審核檔案工作能有所借鑒。

關(guān)鍵詞：住房保障 資格審核檔案 整理方法

目前住房保障工作已成為社會各方廣泛關(guān)注的熱點問題，這項工作保障了中低收入階層基本住房需求，極大地改善了其住房條件，是一項深得人心的惠民工作。理論上講政策性住房包括保障性住房和政策性商品住房兩類。

一、資格審核過程中形成的檔案材料

住房保障工作起步時間不長，在實際工作中所形成的材料主要是住房保障工作中的資格申請核定材料，主要包括：居民購買經(jīng)濟適用住房申請核定表（或家庭購買限價商品住房申請核定表或廉租房申請核定表）；申請人及家庭人員身份證明、戶口本；已婚家庭成員婚姻狀況證明（包括結(jié)婚證明或離婚證明）；居住地住房情況證明（包括申請家庭現(xiàn)地址、戶口所在地地址、戶口遷入本地原地址及有他處住房的所有這些地址的房屋租賃合同、房屋所有權(quán)證或房屋產(chǎn)權(quán)單位的證明以及申請家庭成員、共居人現(xiàn)居住地居委會或村委會出具的居住證明）；學生在校證明；申請家庭成員收入證明（包括工作單位出具的收入證明或街道居委會出具的收入證明或離退休的需提供離退休證及領(lǐng)取退休金存折復(fù)印件或享受失業(yè)保險待遇的失業(yè)人員提供由管理部門出具的領(lǐng)取失業(yè)保險金期限、標準證明）；原有住房已拆遷的，需提供《拆遷補償協(xié)議書》；其他需要提供的證明材料（如殘疾證、軍官證等需特殊證明的材料）；需要優(yōu)先輪候配售家庭在提供上述材料的同時要提供拆遷證明或重殘證明或大病證明或危房證明或優(yōu)撫證明或軍轉(zhuǎn)干證明等等。

二、資格審核過程中形成檔案的特點

每一個申請購買經(jīng)濟適用住房、“兩限房”或是申請廉租住房的家庭或個人都必須按要求提供上述材料，以致所形成的檔案材料具有以下特點：

1.內(nèi)容單一。不論申請什么性質(zhì)的住房，都須提供相應(yīng)的材料，這些材料所涉及的范圍、內(nèi)容大體與上述所列審核材料雷同，沒有本質(zhì)上的區(qū)別，只是材料數(shù)量上有多有少。因此，住房保障資格審核過程中形成的檔案材料內(nèi)容比較單一。

2.形成時間的不定性。對申請購買經(jīng)濟適用住房、“兩限房”或是申請廉租住房的家庭或個人實行三級審核、兩級公示制度。雖說審核程序、審核工作的時限是有具體規(guī)定的，但每一批次上報備案的戶數(shù)是不確定的。有時一批會達到上百戶，有時一批只有幾十戶，也有可能年底上報，第二年年初完成備案的。總之，住房保障資格審核是一項具有連續(xù)性的工作，不能以自然年度確定住房保障資格審核材料形成的時間，所以住房保障資格審核材料形成的時間具有不定性。

三、審核過程中形成檔案材料的整理方法

由于審核檔案材料內(nèi)容單一，數(shù)量大，以備案時間作為審核工作的結(jié)束，因此在現(xiàn)實工作中，住房保障部門通常采用的整理方法有兩種：

（一） “年度——問題——保管期限”

首先，要按備案完成時間劃分立卷歸檔年度。由于住房保障資格審核文件材料要經(jīng)過“三級審核、兩級公示”后，才算完成此項工作。一方面審核時間較長；另一方面每一批次形成的文件材料數(shù)量不等（實際工作中每一批次形成的文件材料還是比較多的）。因此，筆者認為不宜采用檔案常規(guī)方法確定立卷歸檔時間，即等到下一年度的上半年再進行立卷歸檔。如按照此常規(guī)方法確定立卷歸檔時間，勢必會造成大量資格審核文件材料的積壓，不利于文件的管理和利用、易丟失，而且整理工作量也會很大。

其次，由于檔案內(nèi)容同屬于住房保障資格審核材料，而且申請保障性住房或政策性住房的主體是以家庭為主（也有少數(shù)超過30歲的大齡青年），每一份申報材料相對獨立、穩(wěn)定，變化不大，只是在數(shù)量上小有變化，筆者認為住房保障資格申請核定檔案應(yīng)采取“一戶一卷”的形式立卷歸檔。采用“一戶一卷”的形式整理，既便于擬寫題名（由于檔案材料內(nèi)容單一，只需將房屋坐落、申請人姓名、申請房源類型錄入即可），又便于錄入檢索，簡便、實用。

第三，案卷的排列。住房保障工作中資格審核檔案應(yīng)在一個目錄號下按照備案時間的先后順序大流水排列。后續(xù)工作產(chǎn)生的檔案材料按形成的時間排在資格審核檔案的后面。

（二） “一人一檔、一檔一盒”

首先，根據(jù)住房保障工作中每個申請人從資格申請到選房結(jié)束，整個過程所產(chǎn)生材料的多少決定裝檔案盒的厚度。筆者認為現(xiàn)實工作中使用3公分的檔案盒較為合適。

其次，每盒中的檔案材料按照形成時間的先后（一般的順序是資格審核形成的材料在前、配售形成的材料在后，同一類的材料用不銹鋼釘裝訂后加蓋件號章）裝入盒中。可在檔案盒的脊背上用統(tǒng)一的格式標上申請人的房屋坐落和姓名，便于查找、利用。

四、實際工作中存在的問題及解決方法

住房保障部門在實際工作中存在以下兩種做法是不可取的。第一種：將申請購買經(jīng)濟適用住房資格審核材料、申請購買兩限房資格審核材料、申請廉租住房資格審核材料，給三個目錄各自大流水編號。這種問題形成的原因主要是工作人員認為各自大流水排列能夠清楚的反映出“三房”資格審核各自的具體數(shù)量。但這種做法會對后期檔案管理及庫房空間預(yù)留等問題產(chǎn)生不利影響。第二種：將一年內(nèi)每種房的資格審核材料按照申報地區(qū)排列，同一申報地區(qū)的檔案材料排在一起。工作人員認為這種排列可以清晰地看到各申報地區(qū)每種房的資格審核檔案材料數(shù)量，但這種做法需要等到下一個年度再對其立卷歸檔，勢必造成檔案整理工作量急劇加大，且對“三房”資格審核材料的日常管理、利用造成不利的影響。

為解決此類問題，首先，要充分理解所涉及業(yè)務(wù)的基本內(nèi)容、程序、目的。只有充分理解其內(nèi)容、程序、目的后，才能根據(jù)檔案整理規(guī)范制定出合理的整理方案，將所產(chǎn)生的文件材料進行科學、規(guī)范、合理的整理。其次，要擺脫傳統(tǒng)的檔案整理模式的束縛，具體問題、具體分析。第三，要充分利用好檔案管理軟件在實際工作中的便利性。作為檔案管理人員熟練掌握、應(yīng)用檔案管理軟件及辦公軟件是非常必要的，只有熟練應(yīng)用這些軟件，才能將檔案信息正確地錄入，便于查找、利用。

參考文獻

[1]楮元秋、白爽、孫秀英：《 城鎮(zhèn)廉租住房保障檔案管理初探》，《黑龍江檔案》，2017年第8期：第23頁