強化物資采購管理 促進企業降本增效

尚輝|文

一個重視經濟效益的企業必須有一套行之有效的采購機制，企業采購部門必須做到充分收集供應商信息、充分詢價、充分議價、科學采購和供應商進行戰略合作，同時還要重視提高采購部門員工素質，這樣企業才可能在相關物資采購過程中獲得最優價格，最大限度降低企業產品成本，從而提高企業經濟效益，增強企業市場競爭力。

采購是指企業在一定的條件下，從供應市場獲取產品或服務作為企業資源，以保證企業生產及經營活動正常開展的一項企業經營活動。企業采購是企業獲得原材料、備件及其他生產輔材的必經途徑。而對銅陵金威銅業有限公司（以下簡稱“金威公司”）這樣的銅加工企業而言，原材料——電解銅價格在市場上是公開透明的，所有加工企業的成本一致，因此，企業產品成本的差異化主要在備件、輔材價格的高低上，這不僅影響著產品價格利潤，還決定了企業在市場上的競爭力。可以不夸張地講，能否獲得質優價廉的備件和輔材是企業提高經濟效益，戰勝市場競爭對手至關重要的因素，而備件和輔材的獲得需要企業采購人員完成。因此，重視企業采購業務才能保證獲得質優價廉的備件和輔材，才能保證企業利潤的實現，企業經濟效益才能如期提高。

重視建立一套行之有效的采購機制

建立一套行之有效的采購機制是企業完成采購任務實現利潤的基本條件。一套行之有效的采購機制，包括功能完善互相制衡的組織機構和一套行之有效的采購制度。

一個優秀高效的企業必須組織一套功能完善互相制衡的采購機構。這一套機構必須含有計劃、決策、執行、監督四大作用，按照機構的權責和機構相互支持、相互制衡的原則，建立計劃、決策、執行和監督相互制約的機制。以金威公司為例，生產分廠和設備管理部門提出采購計劃，執行部門即營銷部負責具體實施，通過集團公司的物資采購平臺進行招投標采購，若是金額超過20萬元以上的，則需要通過金威公司每周例會討論審核后再確定是否實施執行;監督層即生產分廠和設備管理部門以及公司紀委，監督采購的流程、計劃的執行程度和最終采購的備件、輔材質量優劣。各部門權責明確，形成有效的制衡機制，權利的分散和制約會有效防止物資采購中的“暗箱操作”。

一個優秀高效的企業還必須出臺相應的采購制度，金威公司按照現代企業質量標準化體系的要求，分別制定了《采購過程控制程序》（Q/TLYSTDJV03G001）、《合格供方評價和選擇程序》（Q/TLYS-TDJV03G002）《原料采購供應管理辦法》（Q/TLYS-TDJV03G003）、《資材采購供應管理辦法》（Q/TLYS-TDJV03G004）、《備品備件管理制度》（Q/TLYS-TDJV06G009）、《合同管理制度》（Q/TLYS-TDJV05G001）、《陽光工程實施辦法》（Q/TLYS-TDJV05G001）等一系列制度，這些制度用來規范采購程序，規范管理人員的采購行為，有了這些制度，相關工作人員才能做到“有法可依”。

完善的機構加制度才能保證企業采購這一職能部門運行有效良好，行之有效的采購機制是企業采購部門完成企業采購職責的物理前提，也是企業正常運轉實現利潤的組織保證。

重視采購活動過程的管理

重視采購活動過程的管理是大大降低企業產品成本，提高企業效益的重要途徑。

通用電氣公司前CEO杰克韋爾奇說過:“采購和銷售是公司唯一能‘掙錢’的部門，其他任何部門發生的都是管理費用”。采購環節每降低1%成本，企業利潤將增加5%～10%。采購對于一個企業而言可以說是舉足輕重。企業通過重視采購活動過程的管理達到降低成本，提高產品利潤的思路很多，在當今信息傳播飛快的時代，借鑒其他國內外大型企業的成功方法，主要有以下幾點：

(一)充分收集供應商信息充分詢價，這是高質量采購降低企業成本的前提條件。

傳統的采購，一般是需要采購的企業將采購產品的資料通過采購人員與供應商之間的直接溝通完成。隨著市場經濟的發展，全球化進程的加速，企業采購人員面對的供應商可選擇的范圍越來越寬，供應商的數量也越來越多。在這種商業生態下絕大多數供應商會想方設法屏蔽其他供應商，并采取五花八門的促銷手段、返利、回扣、提成等方法誘惑企業采購人員盡快鎖定自己推銷的產品。企業若不對采購人員進行相關管理，企業采購人員可能會積極配合供應商以保證個人利益最大化。在這種采購模式下，采購人員幫助企業獲取質優價廉原材料的功能即會喪失，通過采購活動降低產品原材料成本目標就無法實現，企業最終產品利潤以及企業經濟效益都會受到影響。

因此，在全球經濟和網絡經濟時代，在市場經濟已經充分發展40年的中國，任何企業都必須要求自己的采購機構具備全球市場視野，利用最新市場信息平臺和工具，對自己企業所需原料供應商的數量及其產品價格質量充分了解，只有這樣，質優價廉的采購目的才能實現，采購機構的職能才算履行。采購機構在收集供應商信息充分詢價方面應做到如下：

（1）多渠道了解盡量多供應商。供應商是不可計算的，企業在尋求多渠道供應商報價時，切勿只鎖定“老客戶供應商”合作，還應隨時添加一些新的供應商，向國內外同行了解，向上下游客戶了解，以及通過參加各種物資材料博覽會了解。一個企業的采購管理要達到一定水平，應充分注意對采購市場的調查和資訊的收集、整理，只有這樣，才能充分了解市場狀況和價格走勢，使自己處于有利地位。

（2）擁有企業自己的采購網絡平臺，這是獲得盡量多供應商信息的最優途徑。及時準確的信息是科學決策的依據，采購管理是面對市場的，當前市場瞬息萬變，不掌握充分的信息，決策就會變成武斷，因此企業一旦擁有自己的采購網絡平臺，企業不僅可以累積曾經接觸過的供應商，公開的采購平臺也為市場其他相關供應商主動提供產品信息打開了通道。近幾年，金威公司重大設備、備件和生產輔材依托集團公司招投標網絡平臺進行采購，從而使金威公司采購成本有所降低。2017年市場各種材料價格波動較大的情況下，金威公司僅包裝材料招標采購成本就較上一年度平均降低5%～8%不等，節約成本約80萬元。

（3）充分利用信息時代便捷途徑獲取供應商信息。利用互聯網可獲取同類產品供應商及相關采購材料網站，通過電子郵件、電話傳真咨詢等方式收集價格信息，實現有價可比。通過一切渠道，進而獲得所采購物資的盡量多的信息資料成為采購企業非常重要的采購途徑。

(二)充分議價比價，這是企業采購成功的關鍵。

定價采購是企業采購活動的中間環節，也是企業通過采購降低產品成本增加企業利潤的關鍵，科學的議價原則主要有以下三則：

其一，制定企業內控價格標準。利用企業采購系統了解以往供應商信息，制定企業常用外購物資材料價格手冊，此價格手冊作為外購指導性價格和內控最高限價。價格手冊的標準價格需要與時俱進貼近市場，價格水平應保持在市場平均價格以下。其二，建立比質比價采購臺賬。采購人員應將每筆合同逐項記入臺賬，詳細記錄比價情況、供貨單位、數量、金額等項內容，臺賬要詳細，用計算機管理。目前，金威公司已通過集團公司建立的ERP系統細化了這項工作，這不僅提高了采購業務的透明度，約束采購行為，也積累了比價采購資料。其三，堅持貨比三家的未購原則。金威公司出臺了《自主零星急件采購暫行管理辦法》等管理制度，規范應急零星采購的程序，要求貨比三家。對于除已簽訂年度合同物資及招標項目以外的零星采購，原則上均要求貨比三家，即每采購一項物資均要有三家以上供應商的報價，經比質比價后選擇合適的廠家。

(三)科學采購，選擇合理的采購方式也是獲得最佳價格的重要途徑。

企業除常規采購方法外，以下兩種采購方式可以幫助企業獲得更加質優價廉的采購物資，從而實現壓低成本，增強企業產品市場競爭力的目標。

第一種，集中采購（它是相對于分散采購而言的）。指企業在核心管理層建立專門的采購機構，組織企業所需物品的采購進貨業務，對大的企業集團而言，這種采購方式可以獲得超乎尋常的價格。它以組建內部采購部門的方式，統一管理其分布于各地分支機構的采購業務，減少采購渠道，通過批量采購獲得價格優惠。例如對于鋼材、油料、煤炭、水泥、民爆用品等大宗物資，集團公司采用這種集中采購方式獲得較優惠的價格。第二種，聯合采購。這種采購模式適用于中小企業，它可以幫助中小企業聯合抵御風險。一方面多家企業聯合采購，集小訂單成大訂單，增強集體的談判實力，獲取采購規模優勢，爭得和大企業一樣的地位；另一方面，聯合采購的對象是如原材料、大宗耗材或常用零部件等生產企業，通過直接與制造商交易，減少中間層次，大大降低流通成本和保障產品質量。

最后還有一種采購方式，是因企業生產設備的唯一性、稀缺性或生產工藝的特殊需要，向具有壟斷技術或獨家代理的唯一供應商進行議價采購，這種采購導致采購價格成本高，在采購交易中處于被動地位，隨著企業內部創新和不斷探索的促進推動，要盡量減少這種采購方式。金威公司現有數臺進口高端精軋機和配套設備，因廠家的技術資料屏蔽和壟斷，一些零配件的采購需要向原設備供應商采購，因沒有掌握核心技術，只有依賴外方的零配件保證設備運轉，所以價格商談中處于被動地位，價格較高。但是隨著金威公司進口備件國產化工作的推進，在技術人員和采購人員的積極創新和不斷探索努力下，聯系國內廠家測繪關鍵零部件，從簡到難逐步開始替代，經過3年時間的摸索，僅步進式退火爐內輻射管1項備件，近3年約節省100萬元以上，降低了采購成本，取得了顯著的經濟效益。

(四)重視和供應商進行戰略合作，共同創造利于企業的最優價格和最好服務。

和供應商進行戰略合作就是對供應商實行戰略成本管理。以前的采購管理只是過多強調公司內部的努力，而要真正做到對采購成本的全面控制，僅靠自己內部的努力是不夠的，應該對供應商的成本狀況有所了解，只有這樣，才能在價格談判中占主動地位。企業采購部門可以派精通技術的采購人員通過參觀供應商的設施，了解生產過程，分析供應商的產品構成等資料信息，同時把自身對物資材料或備件的需求和設備工況環境讓供應商充分了解，共同探討尋求保證生產使用質量不降低的情況下降低備件或材料成本的途徑，從而降低供應商產品價格，達到降低企業采購成本的目的。進行這種談判，可以爭取雙贏的局面，既讓企業獲得想要的價格又讓供應商得到一定的合理利潤，同時還為企業今后進一步降低成本提供了一個試驗性平臺。近兩年，金威公司就在探索針對核心工藝備件與有關生產制造供應商進行戰略合作之路，一來可以采購替代進口的備件并節省采購成本，同時還能及時得到技術支持和目前國內最新技術革新信息，其二還能約束戰略合作單位保守本企業的技術秘密。

重視提高采購部門員工素質

提高采購部門員工素質是企業完成采購使命，提高企業效益的終極保證。

員工是企業的靈魂，是企業一切價值的源泉。采購部門員工素質的提高是部門順利履行采購職責、企業生產順利進行的保證。提高采購部門員工素質要努力關注以下兩個方面：

首先，采購員工要有良好的思想品德素質。采購工作沒有固定規則可循，采購行為的稽查也較為困難，使得采購工作是“良心工作”。一個合格采購人員應具備良好的思想品德素質。只有思想品德高尚，才能做到大公無私、克己奉公，處處為大局著想，不貪圖蠅頭小利。

其次，要重視提高企業采購員工的知識素養。

（1）一個合格的采購人員必須努力掌握一定的采購業務基礎知識。采購業務知識包括談判技巧、商品知識、簽約等基本知識。這是做好采購工作的基礎，有助于采購人員與供應商的溝通，主動進行商品價值分析，開發新來源或替代品，從而降低采購成本。

（2）一個合格的采購人員必須努力掌握一定的市場學知識。只有正確了解消費者需要，充分掌握市場細分策略以及產品、價格、渠道、促銷方面的知識，才能合理確定采購商品的品種，從而保證所采購的商品適銷對路。

（3）一個合格的采購人員必須努力掌握一定的文化基礎知識。當今世界正處于知識經濟時代，市場競爭激烈，而市場競爭歸根到底是科技文化的競爭。只有具有較高的文化知識，才會擁有更強的競爭實力，才有可能在競爭中取勝。

總之，一個重視經濟效益的企業必須有一套行之有效的采購機制，企業采購部門必須做到充分收集供應商信息、充分詢價、充分比價、科學采購和供應商進行戰略合作，同時還要重視提高采購部門員工素質，這樣企業才可能在相關物資采購過程中獲得最優價格，最大限度降低企業產品成本，獲得最佳利潤，從而提高企業經濟效益，增強企業市場競爭力。