信息化背景下的行政機關單位檔案管理工作研究

張現舟

摘 要：檔案管理是行政機關的基礎性工作，隨著互聯網的發展，數字媒體的產生，對人事檔案電子信息化的管理可以有效地提高檔案資源的管理，使檔案信息資源可以得到充分的利用。行政機關單位的檔案記錄了許多重要信息以及歷史資料。在信息化技術日益發達的今天，行政機關單位檔案管理也需要緊緊跟隨時代的腳步，朝著科學化信息化的方向發展。檔案的規范化和信息化是檔案管理的最終方向，檔案管理高新技術是以計算機管理為基礎的，是能夠不斷增強我國檔案管理能力和工作績效的重要抉擇。

關鍵詞：信息化；科學化；檔案管理；機關單位

1引言

檔案信息，是權屬登記的真實記錄和重要依據，是城市建設檔案的核心數據。我國傳統的紙質檔案的管理，已經不能夠對目前的經濟發展的狀況進行各方面的適應，對于在傳統的管理辦法當中，在對資料進行放置和共享的方面，都存在著多個方面的問題，并且已經跟不上經濟快速發展的步伐。伴隨著電子計算機技術和互聯網技術的蓬勃發展，大數據時代已經悄然來臨，各行各業加快信息化已經成為促進行業發展的新趨勢。在這樣的背景之下，行政機關單位檔案管理加緊信息化、科學化刻不容緩。

2信息化背景下行政機關單位檔案管理科學化的意義

①在信息化環境下科學的對行政機關單位檔案進行管理，是提高機關單位有效運行的重要保障。檔案是記錄一個行政機關單位發展歷史的主要物質載體，它對一個行政機關單位的發展非常重要。它記錄了這個機關單位從成立到如今的歷史活動，對單位以后的發展提供了重要的依據。科學的管理手段將大大提高檔案管理人員的工作效率，有效的保障機關單位的正常運行。

②科學化檔案管理將有效促進信息化背景下行政機關單位檔案管理。形成完整的、準確的檔案數據庫。原始檔案數據進入計算機后，再利用其強大的分類組合、檢索、調閱、復制功能來建立完整的檔案管理系統。科學的管理手段將有效地促進行政機關單位在信息化大環境下的檔案管理，推動行政機關單位高效、有序的運行。

③信息化背景環境下加緊行政機關單位檔案管理科學化是必然趨勢。國家要求行政機關單位加快檔案管理的科學化，從而促進國家檔案管理科學化的步伐。這就需要我們有效解決，使人事檔案電子信息化管理進行不斷的完善，這有利于人事單位的工作管理，進而提升了人事檔案資源的利用率。

3信息化環境下行政機關單位檔案管理存在的問題及分析

3.1設施老化且不完善

現代化辦公設備欠缺。現階段，大多數的機關單位數字化檔案管理欠缺相應的硬件設備，這就導致檔案管理的不規范，甚至有些機關人事單位檔案室存在堆積物的現象，也沒有對應的防潮、防盜等管理對策，這與人事檔案電子信息化管理狀況嚴重的脫節。這一問題的產生，一方面是由于用于檔案管理的資金匱乏，一些單位管理人員認為，在檔案管理上投入過多的資金會增加單位的運營成本，況且對檔案管理方面的資金投入所取得的效果是循序的緩慢的。一些管理人員常常不愿在檔案管理方面進行過多的資金支持。另一方面是由于現實環境不支持先進的檔案管理設備。

3.2管理人員觀念陳舊，信息化科學化意識單薄

有些檔案管理人員觀念陳舊，只是一味地固守原來的工作方法對單位檔案進行管理。管理人員即使有先進的管理設備和科學的管理方法也不愿意使用，因為他們認為，自己已經習慣了原來的方法，不愿輕易去改變。部分檔案管理工作人員由于對檔案信息化建設的重視度不夠，未能及時學習現代化信息技術，仍采用傳統人工方式對檔案資料進行收集、分類、編號、整理及歸納，導致缺乏有效的電子數據庫，既不利于提高檔案管理水平，又影響檔案信息化建設的順利推進。

3.3檔案管理人員業務素質較低

在信息化和網絡化快速發展的今天，依然有一大部分的人不懂得如何運用互聯網和計算機技術。有些檔案管理人員對新晉的科學管理手段和方法并不能正常的使用。即使機關單位擁有了自己的信息化數字檔案管理設備，由于工作人員的技能問題，從而對信息化檔案管理無法順利進行。因此，機關人事單位的檔案管理員，要迅速建立屬于電子信息化的管理信息知識體系，提升自己的工作效率，達到電子信息化的檔案管理水準。

3.4行政機關單位檔案管理信息化水平較低

現今國家已經要求行政機關單位實現科學化的管理，但是一些行政單位至今還未建立內部檔案管理平臺和網絡系統，也沒有專門的人員進行平臺的維護和網絡的運行。這就使信息的資源無法進行共享，沒有對現代計算機技術和網絡技術的優勢進行充分的發揮，很多人對計算機的使用效率也比較低，只會一些比較簡單的操作，這就會對信息化的建設造成影響。

4信息化環境下做好行政機關單位檔案管理工作的對策

4.1完善檔案管理工作現實環境

行政機關單位應加強對檔案管理部門的資金支持。引進先進的設備、技術和科學方法，加強機關單位基礎設施的建設，促進機關單位信息化環境的形成，為檔案的科學管理提供便利的環境支持。在檔案管理的信息化建設當中，相關的單位要對資金的投入進行逐漸的加大，從而對管理軟件的升級和開發進行逐漸的促進，也要對操作人員進行定期的培訓，將信息化管理的技術和人才的實現進行平衡的發展，并且對現代化的需求進行提高和適應，同時還要對信息資源共享的資金播放進行加大，從而實現單位之間的信息網通，也為經濟建設提供了強有力的支持。

4.2更新領導干部檔案管理意識，建立健全檔案管理制度

機關單位中的各級領導要不斷更新自己的管理觀念，逐步提高對檔案管理工作的認識。并不斷完善行政機關單位檔案管理制度的，為行政機關單位檔案管理工作科學化提供支持。檔案管理信息化工作是工程現代化建設的重要任務，必須納入年度考評指標當中，在工程檔案資料搜集、整理、保存工作上采取管理責任制，利用制度有效推動工程檔案管理的信息化進程。定期對制度進行梳理補漏，永葆檔案制度的生命力。行政機關單位有關部門要積極的了解本單位檔案管理的實際情況，針對本單位檔案管理的實際情況，制定出符合本單位現實情況的相關檔案管理制度。

4.3提升檔案管理人員從業素質

人才是網絡經濟時代的第一資源和首要依托。檔案管理現代化是不斷完善優化的過程，始終要依賴于檔案人員素質的提高。實現檔案管理現代化的關鍵，是專業人才建設。因此，各級領導要足夠重視建設一支精通管理且熟悉計算機基礎知識的專業隊伍。為現職工作人員創造條件鼓勵他們崗位成才。同時定期組織單位檔案管理員進行檔案管理理論、計算機技術應用、數字化建設等知識培訓，或者參加專家講座或者外派進修，以便為檔案管理工作質量的提升提供有利條件。

5結束語

綜上所述，機關行政單位的檔案管理是國家檔案管理的重要組成部分，行政機關單位檔案管理工作質量的好壞直接影響著國家檔案管理的質量。信息化環境下行政機關單位檔案管理科學化勢在必行，它不僅能夠保證檔案管理工作的正常運行，而且將有效地提高工作效率、改善工作質量、減少工作成本。我們要不斷優化與創新電子信息化的人事檔案管理系統，提高檔案的利用效率和安全性，從而促使信息化的檔案管理更好地服務于我們，讓檔案管理工作達到事半功倍的良好效果。

參考文獻：

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