煤炭行業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及對(duì)策

王凱

摘 要：作為我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展資源的重要來(lái)源行業(yè)，煤炭行業(yè)一直受到社會(huì)各界的關(guān)注，要想保證它的發(fā)展能夠給整個(gè)社會(huì)帶來(lái)源源不斷的動(dòng)力，就要保證管理方面一切工作的順利進(jìn)行，其中檔案管理工作的信息化建設(shè)煤炭企業(yè)管理工作中的一部分，本文對(duì)信息化建設(shè)中存在的一些問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)單介紹，并提出一些建議。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè)；檔案管理；

1煤炭企業(yè)檔案管理的含義

隨著我國(guó)對(duì)外開(kāi)放程度的不斷加深和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和發(fā)展，煤炭企業(yè)面臨的內(nèi)外部挑戰(zhàn)越來(lái)越多，為了能夠提高綜合競(jìng)爭(zhēng)力，就要保證煤炭企業(yè)能夠?qū)芾砉ぷ髦械母鞣N信息進(jìn)行分析和整合，實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案管理的體系的構(gòu)建目標(biāo)。它包括對(duì)資料和信息的收集整理保管統(tǒng)計(jì)和調(diào)取等一系列環(huán)節(jié)。要想提高我國(guó)煤炭行業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)的水平，就要制定出符合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀的檔案管理制度。煤炭行業(yè)檔案不僅起到記錄企業(yè)發(fā)展歷程的作用，更主要的是對(duì)于傳承企業(yè)文化、保護(hù)企業(yè)效益以及獲取經(jīng)濟(jì)利益等方面都有著不可替代的作用。煤炭行業(yè)在發(fā)展過(guò)程中受到自身因素和外部環(huán)境的沖擊，導(dǎo)致行業(yè)出現(xiàn)種種危機(jī)，通過(guò)對(duì)煤炭行業(yè)檔案管理的分析就能夠幫助管理者分析出現(xiàn)如今的發(fā)展現(xiàn)狀，為他們處理各種問(wèn)題提供了難得的依據(jù)。但我國(guó)煤炭行業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)工作中還存在著一些有待解決的問(wèn)題。

2檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1管理工作人員意識(shí)薄弱

我國(guó)現(xiàn)階段的煤炭行業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，還比較重視經(jīng)濟(jì)效益，這必然導(dǎo)致對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，這就影響了整個(gè)管理工作的技術(shù)支持、資金投入以及人員配置工作的實(shí)際效果，檔案管理信息化，作為信息化資源建設(shè)的重要組成部分，要求檔案管理人員在工作內(nèi)容與形式上不斷進(jìn)行創(chuàng)新，爭(zhēng)取與信息化建設(shè)發(fā)展步調(diào)一致。但是，在日常檔案管理中，由于管理人員思想守舊，對(duì)檔案信息化建設(shè)持觀望態(tài)度，認(rèn)為信息化建設(shè)繁瑣，沒(méi)有給予足夠的重視，完全忽略了檔案管理信息化的重要作用。此外，檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)老化，學(xué)歷層次參差不齊，都是思想觀念落后的主要源頭。

2.2資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施落后

煤炭行業(yè)在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中受到各種因素的影響，直接導(dǎo)致了息化建設(shè)的硬件、專(zhuān)用軟件及專(zhuān)職技術(shù)人員投入不足，嚴(yán)重制約了檔案管理信息化發(fā)展建設(shè)。一方面，主要對(duì)檔案管理投入力度不大。另一方面，是由于電子產(chǎn)品更新?lián)Q代較快，基礎(chǔ)設(shè)施落后。基礎(chǔ)設(shè)施日常的維護(hù)，也是資金投入消耗過(guò)大引起的原因，領(lǐng)導(dǎo)由于觀念落后，更愿意將資金投入到科研中，而不愿意進(jìn)行信息技術(shù)維護(hù)，嚴(yán)重制約了檔案管理信息化建設(shè)的正常發(fā)展。

2.3檔案信息化建設(shè)復(fù)合型人才不足

信息化建設(shè)需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困，難消耗精力較大，影響工作效率。就檔案信息化建設(shè)而言，要選拔和培養(yǎng)精通檔案管理專(zhuān)業(yè)、熟悉本單位業(yè)務(wù)流程、熟練掌握計(jì)算機(jī)使用知識(shí)、能準(zhǔn)確提供軟件開(kāi)發(fā)需求、與計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員能熟練溝通、有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的事業(yè)心的檔案管理干部。

2.4檔案信息安全保障體系還有待完善

要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全；加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效；檔案信息要轉(zhuǎn)存到檔案專(zhuān)用服務(wù)器，實(shí)行物理隔離，要有數(shù)據(jù)異地備份。在利用檔案信息資源和信息化處理過(guò)程中，要提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生。

3煤炭行業(yè)檔案管理提高信息化建設(shè)水平的措施

3.1強(qiáng)化對(duì)檔案管理信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)

想保證煤炭行業(yè)檔案管理信息化建設(shè)水平的不斷提高，因此，我們必須加強(qiáng)宣傳，讓更多的人認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案建設(shè)的重要性。從自身特色出發(fā)，明確檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)和意義，針對(duì)檔案管理階段發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行有針對(duì)性的解決，從科學(xué)的角度出發(fā)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案建設(shè)。對(duì)于相關(guān)部門(mén)和其他部門(mén)的工作人員來(lái)說(shuō)，要加強(qiáng)檔案管理服務(wù)意識(shí)培養(yǎng)，以高度的責(zé)任感和使命感去為大眾服務(wù)，也為了數(shù)字化檔案的開(kāi)展做出更大的努力與貢獻(xiàn)。

3.2規(guī)范流程，強(qiáng)化服務(wù)，確保檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)常態(tài)化、合法化、穩(wěn)定化

檔案信息化的首要前提，是檔案管理工作自身流程的規(guī)范化。要結(jié)合實(shí)際，對(duì)現(xiàn)有的工作進(jìn)行一次梳理。對(duì)于不適應(yīng)、不符合的，堅(jiān)決予以整改。要轉(zhuǎn)變工作理念，從傳統(tǒng)“保管”上升到“服務(wù)”的理念。明確信息資源關(guān)鍵在于利用，否則，再好的信息化技術(shù)手段都是“擺設(shè)”。充分發(fā)揮局域網(wǎng)的快速、便捷的效能，建立內(nèi)部的檔案應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)。

3.3對(duì)檔案管理信息化建設(shè)加大投入

檔案管理工作的信息化建設(shè)離不開(kāi)資金和技術(shù)的保障，要保證對(duì)其進(jìn)行的資金投入能夠符合企業(yè)財(cái)政順利工作的要求，對(duì)于檔案管理工作建立專(zhuān)門(mén)的管理和保護(hù)基金，這部分基金還可以用來(lái)對(duì)工作人員管理工作順利進(jìn)行的獎(jiǎng)勵(lì)。煤炭企業(yè)還要對(duì)檔案管理工作人員實(shí)施一些政策保障，對(duì)于工作能力較強(qiáng)、工作態(tài)度端正的工作人員可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)男劫Y或者福利獎(jiǎng)勵(lì)，也可以進(jìn)行升職獎(jiǎng)勵(lì)，保證管理工作人員有著飽滿的熱情進(jìn)行日常管理工作。還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的投入力度，無(wú)論是對(duì)資料信息的收集工作，還是在實(shí)際的管理使用和檢索過(guò)程中，都要采用先進(jìn)的信息分析技術(shù)，提高管理工作的效率。對(duì)于新型的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在經(jīng)過(guò)仔細(xì)認(rèn)真的高分析之后再采用，保證數(shù)據(jù)庫(kù)的不斷更新和檢索方式的不斷完善。

3.4多方籌措，加強(qiáng)保障，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理專(zhuān)人化、專(zhuān)職化、專(zhuān)業(yè)

一是要加大機(jī)制保障。要將檔案信息化作為各部門(mén)業(yè)務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，各方齊抓共管，共同推進(jìn)。二是要加大財(cái)力保障。要積極爭(zhēng)取財(cái)政支持，以財(cái)力立項(xiàng)、信息化資助項(xiàng)目等多種形式申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)。同時(shí)，在每年信息化專(zhuān)項(xiàng)資金中，確定一定的比例投入檔案信息化工作，確保此項(xiàng)工作健康、穩(wěn)定、持續(xù)地發(fā)展。三是要加大人才保障。要適時(shí)引進(jìn)檔案專(zhuān)業(yè)人才，為檔案信息化提供必要的人力資源和智力支持。

總結(jié)：實(shí)現(xiàn)煤炭行業(yè)檔案管理的信息化發(fā)展，對(duì)我國(guó)進(jìn)行全方位的信息化發(fā)展具有重要的意義。應(yīng)加強(qiáng)檔案在社會(huì)與生活中的地位，逐漸建立更加先進(jìn)的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，加大信息化建設(shè)力度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化，為用戶(hù)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息化資源共享的目標(biāo)。

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