人力資源管理中人事檔案管理的有效運用分析

熊亞芬 陳龍

摘 要：隨著市場經濟體制的改革，各行各業都得到了發展。在企業中，人力資源管理是重要的組成部們，為企業的發展提供強有力的支持。人事檔案管理是人力資源管理中的一部分，其主要是對收集到的個人材料進行規范整理和精確比對，并進行分類、裝訂。本文通過介紹人事檔案和人力資源管理之間的關系，簡要介紹了人事檔案與人力資源管理的關系及其在人力資源管理中的作用，分析了人事檔案在人力資源管理中的作用，并提出了幾點建議，以促進企業的長遠發展。

關鍵詞：人力資源管理；人事檔案管理

對員工個人信息進行儲存是人事檔案的核心，人事檔案中包括了員工個人的家庭情況、工作經歷、聯系方式等，對這些信息收集、整理并進行儲存，以方便之后的使用，也是人事部門在選人、用人方面的重要參考依據。人事檔案的管理和使用是人力資源管理的重要構成部分，二者相互依存，不可分割。

一、人事檔案和人力資源管理之間的關系

人事檔案主要來自于人事管理活動，對人事檔案進行收集、整理、儲存的過程就是人事檔案管理，有利于人力資源管理的順利展開。通過使用現代化的方法對職位配比度是否合適的人員進行選拔、任用、調配等就是人力資源管理的核心內容，并對員工的狀態、心理和行為進行積極的引導，盡可能激發員工工作的主觀能動性，實現人盡其才，物盡其用的目的，保證個人能力和企業發展相適應。人力資源管理包含的內容有很多，比如人力資源規劃、招聘與配置、培訓與開發、勞動關系管理等，每個都與員工的利益緊密相關，所以，人事檔案和人力資源管理之間的關系非常的緊密。在人力資源管理的過程中會產生各種各樣的信息，而人事檔案就是信息的有效載體，為人力資源管理在選拔人才、任用人才方面提供了信息支持。人力資源的擴大可以促進人事檔案的發展，人事檔案的現代化管理又會推動人力資源的開發，所以說人力資源管理和人事檔案管理相互作用、相互依存。

二、人事檔案在人力資源管理中的作用

2.1人事檔案為人力資源管理提供真實可靠的信息

如果人事部門想要了解員工的詳細情況可以通過查閱此人的人事檔案來獲取相關信息，清楚員工的現狀，進而預估員工的發展潛力，做到人盡其才，充分發揮員工的主觀能動性，彰顯員工的自我價值。

2.2人事檔案促進了人才的合理配置

人事部門通過瀏覽員工的人事檔案，可以準確把握員工的個人信息以及專業能力，合理調配人員崗位，發揮員工的專業，保證部門之間、系統之間、崗位之間人才的流動，盡可能減少人崗不適的情況出現，防止人才堆壓，充分提高人才的使用效率、發揮人才的使用價值，實現人力資源的最佳配置。

2.3人事檔案有利于避免人力資源需求預測的盲目性

通過科學使用職工人事檔案可以有效避免人力資源需求預測的盲目性，可以準確的判斷人才需求是不是符合企業的變革和發展，如果脫離了人事檔案制做的人力資源需求就會出現需求盲目性，不利于企業的發展。

2.4有利于更好的對員工進行職業生涯規劃

通過收集、整理職工的檔案資料可以從文件上對職工的受教育水平、專業特長、職務職稱、工資薪酬等方面進行反映，人力資源管理部門可以依據這些材料信息來合理發揮員工的特長，給職工制定合理的職業發展方向。

三、如何提升人事檔案在人力資源管理中的作用

隨著現代化技術的出現，傳統的人事檔案已經不能適應人力資源的發展需求，人力資源管理對人事檔案管理提出了更高的要求，所以要緊跟時代的發展，不斷完善人事檔案的工作，為人力資源管理工作提供保障。

3.1切實提高人事檔案管理人員的素質

隨著企業發展的不斷擴大，人力資源管理對人事檔案管理提出了更高的要求。在引入高素質人才的同時也要提高人事檔案管理人員的綜合素質，積極使用先進的技術，實現現代化的人事檔案管理，推進檔案管理朝著檔案管理信息化、檢索自動化方向發展，為人力資源管理提供更好的服務。

3.2豐富人事檔案內容

通過對人事檔案收集的內容進行整理，我們可以發現，所有檔案內所包含的材料名稱幾乎都是一樣的，差異的很少。如果可以添加一些能夠反映個人綜合能力、素質或著由權威部門認定的業績考核資料等的個性化資料來豐富人事檔案的內容是非常好的，這樣做可以有效提高人事檔案的利用率。

3.3提升人事檔案的針對性

人事檔案反映了個人參加社會實踐活動的整個過程，體現了個人的成長，加大查閱者在查看個人資料時的信賴度。但是，當前的人事檔案大多內容單一、材料簡單、官方話、空話較多，不能真正體現出個人的特點，導致人事檔案的參考價值大大降低。因此，在錄入人事檔案的時候要避免出現“千人一面、千篇一律”的現象，只有提高了人事檔案的針對性，才可以有效保證人事檔案在人力資源管理中的作用。

3.4增強人事檔案的真實性

保證人事檔案的真實性是人力資源管理順利運行的核心，一旦檔案資料缺失了真實性，那么人事檔案也就沒有存在的意義了。因此，一定要做到實事求是、“檔如其人”，保證檔案材料的真實有效，只有這樣才能給人力資源管理提供堅實可靠的依據。

3.5增強人事檔案收集的及時性

人事檔案材料的歸檔工作是一個系統的整體。在實行檔案管理工作的過程中經常遇到工作變動、學生就業等狀況，導致檔案材料缺失或分散，而有些材料又沒有辦法增加補充，從而影響了人事檔案的完整性。所以，工作人員要及時的收集員工信息，提高人事檔案收集的及時性。

結語

綜上所述，人事檔案的管理和使用是人力資源管理的重要構成部分，二者相互依存，不可分割，在人力資源管理中，人事檔案管理的作用更多的體現在檔案資料的價值上，在人力資源管理的過程中會產生各種各樣的信息，而人事檔案就是信息的有效載體，為人力資源管理在選拔人才、任用人才方面提供了信息支持。人力資源的擴大可以促進人事檔案的發展，人事檔案的現代化管理又會推動人力資源的開發，所以說人力資源管理和人事檔案管理相互作用、相互依存。

參考文獻：

[1]人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用[J].李文龍.價值工程.2013（17）.

[2]人力資源信息采集系統操作的幾點體會[J].于金源，陳延玲.山東氣象.2013（02）.

[3]人事檔案管理在人力資源管理中的運用[J].汪黎.求實.2013（S1）.

作者簡介：

熊亞芬（1988-），女，籍貫：江西省撫州市，當前職務：人力資源部薪酬福利專職，當前職稱：中級，學歷：碩士，研究方向：人力資源管理。