嵌入性理論在檔案管理與服務中的應用探討

呂函

摘 要：檔案管理工作在全新的時代之中展現出的最為顯著的特點就是其服務性變得更強，管理者也更加注重自身全新的服務性的工作職責，通過改進原來的工作方式來優化檔案服務系統，以檔案服務對象的需求為準備，結合檔案自身的特點，來提供優質且質量極高的檔案服務。嵌入性理論非常適合當前的檔案管理工作，管理者對將該理論帶入到檔案管理工作之后，可以改進現有的服務缺陷。

關鍵詞：嵌入性理論；檔案管理；檔案服務；應用

合理的社會分工可以使各項社會經濟生產活動更加有序，而過度詮釋細化分工會導致社會出現極具泛化的兩極化問題，隨著社會大幅進步，科技水平充分提升，很多社會要素都呈現除了結合趨勢，比如經濟活動與文化活動、競爭活動與合作活動等，這些經濟現象均證明了嵌入性理論的合理性，而這種理論在檔案管理事業之中同樣可以適用，管理者可以借助該種理論來調整檔案服務工作的開設方法，本文對其應用簡要闡釋。

1 嵌入性理論應用條件分析

長期以來，檔案管理與檔案信息服務還存在管理服務機制與模式制約，檔案管理部門與社會各領域還沒有有效地融入，檔案工作者的專業化素質和能力還不夠高，檔案開放式主動服務效果和質量不盡如人意等系列問題。

服務的泛在化主要指服務無所不在。由于信息網絡和智能工具的普及和深入應用，信息環境發生了根本性變化，數字信息的可獲得性迅速增強，信息服務也迅速從專門機構的主導性業務轉化為一般機構的增值性業務。信息用戶獲取、利用、生產、發布、管理、存儲和擁有信息的來源與渠道更加廣泛、成本更加低廉、手段更加靈活、查閱更加便捷、交流更加透明、時空更加可近。形形色色的搜索引擎、智能應用等，因其具有“在身邊”“在眼前”“在指尖”等信息可近性優勢，愈來愈多地被用戶接受。圖書情報與檔案部門面臨用戶離自己愈來愈遠的困惑和壓力，這種形式迫使信息管理與服務部門改變自己并跟進時代。就檔案管理部門來講，拓寬檔案管理與服務的視野，以更加開放的姿態融入社會信息工作與生活之中，發展共建共享型檔案社會組織信息網絡，才能更有效地實現檔案信息資源的價值、提升檔案工作的社會影響力。

2 應用原則分析

雖然嵌入式理論可以起到一定的優化效果，但是管理人員需要以應用原則為準，避免出現理論應用失誤的情況。

認同性原則是應用嵌入性理論的首要原則，在選擇嵌入對象時，需要對其認同性進行考慮，避免出現認知沖突的問題。互補性原則也是應用嵌入性理論時的基本原則之一，尤其是在構建學習機制時，服務者與服務對象的互補尤為重要，互補行為包括相互協調、保持獨立以及共享可用資源，在應用嵌入性理論時還要確保滿足相應的規范設計條件，使檔案服務始終保持規范性。

鄰近性原則。嵌入對象的選擇應以服務對象本地性、職能活動鄰近性、工作網絡一體性、服務需求經常性、社會關系和諧性、利益趨向互補性、工作目標確定性、價值鏈條穩定性、專業分工明確性等為首要條件。

3 具體應用

3.1 構建具有嵌入式特點的檔案服務系統

檔案服務系統構建是提供優質檔案信息服務的首要工作，管理者可以從社會基本網絡結構入手，確定全新的動力對象，充分利用組織網絡、群體以及個體等。鑒于新型檔案服務系統的使用需要，工作者需要改變檔案服務方法，增加與客戶進行互動的環節，在該種服務系統中，管理者的重點工作是分析客戶存在的基本需求，同時還要滲入到行業領域之中，進行網絡化的檔案信息服務。在構建新型服務系統時，工作人員要重新尋找服務載體，關注網絡組織結構，對檔案服務模式進行探索，在信息交互、挖掘偏好以及判斷客戶行為等工作的支持下，使檔案服務具有更強的情景化與個性化。對于檔案系統的信息需求還需要保持持續性地挖掘。

3.2 開設專題服務活動

傳統的檔案服務具有固化的問題，定向性的專題服務不能滿足變動情況較多的新型服務對象，借助嵌入性理論可以使專題服務活動擁有嵌入式的特點，將原有的被動式服務轉變為主動性的服務，進而使檔案行業之中的信息化服務具有一定的廣度。在開設新型專題活動時，管理者可以將科學研究等活動當作工作基礎，對存在于信息網絡之中的各類資源進行整合與再利用，不僅需要將物質資源的價值展現出來，同時還要充分發揮出技術力量的作用，采用優勢互補的方法來實現專題活動的創新需求。該項專題活動的優勢在于針對性極強，面對不同的服務對象服務流程也不同，相對地質量測定標準也不同。

3.3 優化知識服務模式

在檔案服務工作環節之中，利用檔案知識很關鍵，與其他服務相比，知識服務更為重要，管理者可以對當前的檔案知識進行處理與加工，通過直接嵌入的方法使其融入到信息網絡中，進而使知識具有更高的社會價值，具體服務方式如下：

開展嵌入式檔案知識服務應突破檔案知識載體認識的局限，在知識的內容和形式兩方面進行拓展。即將書本、頭腦、個體、網絡、方案、工具、軟件、硬件、封裝、演進、靜態、動態、專業、泛在、抽象、具象等涉獵的知識納入檔案知識組織體系并嵌入到構建的檔案社會網絡結構之中。同時，充分利用社會網絡的交互、匯聚和融合的特征對知識體系進行重新認識和組織，構成新型的嵌入式檔案知識網絡或檔案人際知識網絡。

3.4 嵌入社會空間

社會空間嵌入的有效方式是構建檔案網絡組織信息聯盟，形成檔案管理集群網絡。一般來講，聯盟組織之間擁有的信息和資源具有可替代性和不對稱性，聯盟組織具有熵減性和競爭性，網絡節點具有斷裂性，聯盟動機具有觸發性和交流性等特點。同時，按人與人、組織與組織之間相互交流的強度觀察，組織之間存在弱聯系和強聯系。一般說來，組織內部和群體內部多存在強聯系，不同群體、不同組織之間多存在弱聯系；正式或同類組織多存在強聯系，非正式或跨類組織多存在弱聯系。

4 結束語

嵌入性理論雖然能夠輔助當前的檔案服務與管理工作，但是其內部理論體系極為復雜，管理者如果要對其進行理解難度相對較高，因此本文根據檔案服務工作經驗以及自身對該理論的認識對其進行了分析，本文除了對應用該種理論的必要性進行分析之外，重點介紹了應用該理論的原則，其可以被應用到很多服務工作之中，包括機制設置、信息網絡系統構建以及人才培養等工作之中。針對管理人員對于嵌入性理論的認知缺失問題，檔案管理單位的培養工作不能落后，需要重視對嵌入性理論的講解力度。

參考文獻

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