基于醫院人事檔案收集整理及保管工作的思考

李馥羽

摘 要：在醫院建設和發展中，為了促進人事資源的充分發揮，需要在資源收集整理和保管工作中構建完善檔案，并對其積極管理。在醫院的人事檔案管理工作中，使用現代化手段，能促使管理水平的提升。因此，在文章中，通過醫院人事檔案管理現狀的分析，為其提出有效對策。

關鍵詞：醫院；人事檔案；收集整理；保管工作

人事檔案為醫院人才選拔的主要依據，能促進人事管理工作的積極發展，也能為人才的合理配置提供保障。因此，促進人事檔案管理工作的良好服務，不僅能為醫院的整體建設提供動力，也能維護醫院的穩步發展。

1 醫院人事檔案管理現狀

在近幾年不斷發展下，醫院的在職人員數量逐漸增加，這些人員分別分布在醫護、藥房等各個領域。基于人員具備的流動性，在醫院實施編內以來，對編外的醫院人事檔案進行分開管理，實現不同地區的保管工作。針對一些流動較少的編內人員，將其放在醫院內的庫房中進行保管。對于一些流動性較大的人員，使用的是在區人才交流中心保管工作。

對于醫院人事檔案的管理環境。當前，醫院人事檔案庫房得以使用，在整體上還是舊式鐵柜擺放人事檔案。庫房的設置一般在醫院的綜合檔案區域，對其進行分區管理，與人力資源部門的距離較遠。

針對醫院人事檔案整理情況的分析，是基于我國的文件相關通知確立的，隨著對醫院所有職工人事檔案管理工作中統一規范的整理，為了促使其優化完成，在后期使用原有的檔案盒進行整理。

2 醫院人事檔案收集整理工作中存在的問題

通過對醫院人事檔案管理工作發展現狀的分析發現，在工作中，還存在多個方面的問題，尤其是受各個因素的影響，還無法為醫院人事檔案管理工作提供保障。因此，在下文中，針對具體問題的分析，為其提出合理的實施對策，確保在醫院人事檔案管理工作中，實現有效的檔案收集、整理和保管工作。

2.1 檔案材料缺漏

醫院人事檔案普遍存在一定缺漏，一些材料不夠齊全。在醫院人事檔案進行整理過程中可以發現，不同種類的材料都存在明顯欠缺，尤其是受工資變動、年度考核等工作的影響。并且，存在的材料也不夠規范，常常產生一些漏填現象，導致其要素的產生，主要是因為報表填寫不完整，單位內存有遺漏審批，時間和蓋章的出現不夠合理等。同時，材料信息也不清晰，一些檔案人員的出生日期不一致，無法保證材料信息收集工作的時效性發展，在年度考核工作中，發現個人檔案信息也未納入到檔案中，從而引發嚴重的變動。

2.2 管理不符合發展需求

在對醫院人事檔案進行管理期間，還無法符合現代社會的實際發展需求。在近幾年不斷進步和發展下，信息技術被廣泛應用到醫院的各個崗位中。但是，在醫院人事檔案管理工作中，還在基于手工查找的方式進行，在對檔案實施整理期間，是基于電腦打印的方式進行，醫院人事檔案的目錄是使用EXCEL對其制作，盡管在一定程度上能對其查找，但在統計上還不夠嚴謹，無法滿足現代信息化管理工作的發展需求[1]。

2.3 檔案配置不足

醫院人事檔案存在配置不足現象，在管理人員工作執行過程中，發現當前的醫院人事檔案還處于交接時期，新接受的人員常常產生一些變化，無法確保人員的穩定性。在對人事檔案進行日常的培訓工作中，還只是對其進行宣傳，導致在醫院人事檔案交接期間，整體上不夠全面。同時，在對醫院人事檔案的庫房進行建設過程中，其具備的前瞻性無法發揮。一般情況下，實現醫院檔案庫房建設，對樓層提出較高要求，實現的規劃工作要在醫院完成建設后才對其規劃，未充分考慮庫房的面積，在隨著人員不斷增長情況下，未給檔案留出充足空間。在醫院人事檔案管理工作中，其具備的硬件要求不符合，檔案在儲存和規格上，還無法符合新時期的建設標準，還存在舊式檔案管理模式，從而給日常工作帶來較大不足。

3 人事檔案收集整理和保管工作的執行對策

3.1 更新檔案知識

保證檔案收集工作的積極發展，對檔案知識進行更新。在近幾年發展與建設中，實現人事檔案的整理和收集，并基于新發展規定來進行完善。醫院的人事檔案資源為管理工作中的主要部分，在實際工作中，要詳細對人事檔案管理標準進行分析，加大力度實現人才培訓工作，確保能獲得一些專業知識。特別主要的是，還需要對收集的范圍、收集的內容等進行分析，確保人事檔案管理工作符合新時期的建設需求。還需要在工作中對其嚴格審查，確保檔案歸檔工作以及管理工作的規范戶啊，也能基于完善的檔案收集制度，對檔案的真偽進行分析，保證在檔案信息收集中，形成合理觀念，以達到檔案信息的充分應用[2]。

3.2 人員素質的提升

在人事檔案管理工作中，為其配備專業人員，促使人員政治素養的提升十分必要，也能使工作人員責任意識和法律意識的提升，從而維護人事檔案信息的安全性和真實性。還需要促使工作人員專業性，引導他們掌握充分知識，全方位對新知識進行更新，以確保自主能力的提升。還需要對現代信息和管理技術充分應用，保證為日常的檔案管理工作提供保障。還需要為人事檔案管理工作提供后備人員，基于醫院工作人員的實際情況，對醫院工作人員的多個原因做出分析，促使人事檔案管理工作作用的充分發揮，以保證工作在日常執行下得以開展[3]。

3.3 現代管理水平的提升

為了提升醫院人事檔案管理水平，需要實現庫房配備預算，并基于前瞻性的角度，對醫院員工的實際發展飽和值進行分析，也能實現人事庫房中預算工作的積極發展。如：擴展人事檔案庫房空間，為現代企業配備常使用的密集柜。還需要對檔案進行分類、編號等。在對其編號中，實現人事檔案管理工作，需要根據人名對其編號，在對其分類的時候，也能按照一定順序進行管理，保證為檔案的維護提供保障。還需要促進信息化管理手段的應用，基于現代設備和技術的使用，能促進人事檔案管理工作的現代化發展，也能在現代技術引進下，促進醫院的積極發展和進步。當前，在醫院中還在使用人事檔案管理軟件，在能夠生成數據和信息的同時，對其主動探索，匯總一些資源信息等，以保證人事檔案資源的充分應用和使用，也能實現醫院的可持續建設。

4 總結

基于以上的分析和研究可以發現，在醫院不斷進步和發展中，醫院對人事檔案管理工作提出較高要求，為了促使其示范作用的發揮和實現，需要將人事檔案做為主要部分，促使各個機制的完善，實現人才培養戰略的積極應用，這樣在很大發展程度上不僅能提升醫院的管理水平，也能促使其經濟效益的獲取。

參考文獻

[1]劉軍.醫院人事檔案資源管理分析[J].西部醫學，2012（4）：825-826.

[2]黃賀穎.論醫院人事檔案材料的收集與整理[J].時代報告，2017

（28）：143.

[3]馬宏凌.加強人事檔案的歸檔管理[J].蘭臺世界，2013（z3）：44.