醫院衛生系統檔案管理現狀與對策

周妍

摘 要：為了保證醫院體系檔案管理的良好發展，應能認識到檔案管理的重要性，并能結合醫院體系檔案管理的特點以及現狀，通過優化檔案管理方法、引入新型設備等方式推動檔案管理的良性發展。本文就醫院體系當中檔案管理現狀以及相應對策進行了分析。

關鍵詞：醫院；衛生檔案；管理

醫院體系當中的檔案系統記錄了患者個人疾病治療信息以及在疾病治療階段所花費的各項費用，這些信息無論是對于患者個人或者是醫院集體都有著重要意義，一旦出現了醫療檔案缺失或則是損毀，那么就會對醫院發展和個人就醫產生影響。

1 當前醫療體系檔案管理的現狀

在醫院的正常運行當中會產生大量的檔案文件信息，而這些檔案資料也會涵蓋醫院對患者的治療、醫院內部員工信息以及醫院發展等方面。目前各領域的發展建設都和電子信息相融合，并通過機械電子技術的運用實現了相應工作質量的提升，而醫院體系當中也融入了大量電子設備以及信息化的技術，實現了檔案等方面工作質量的提升。但在信息化檔案管理工作落實的階段中，由于技術落后或者對信息化檔案檔案管理重視程度低的問題影響，信息化類型檔案管理模式落實并不理想，還有一些醫院在開展檔案工作的時候還在運用過去以人工為主的管理模式。和信息化類型的檔案管理模式相比，人工類型的檔案管理工作存在著耗費時間長、檔管理工作量大以及管理成本高的問題，因此需要管理人員能重視信息化檔案管理模式的優勢，通過信息化的檔案管理模式改變檔案管理的現。

其次，目前醫院體系檔案管理方面也存在缺乏統一管理的問題。部分醫院當中的檔案管理歸屬于各個部門，不同部門之間難以進行有效的檔案信息共享，這種類型的檔案管理制度會加重各個部門的工作量，也會由于不同部門難以有效溝通而影響檔案管理質量。尤其是在查詢某一具體檔案文件的時候，會增加查詢中消耗的時間。而且，檔案缺乏統一管理之后，各個部門對于檔案管理的標準、設備類型、規范要求也會存在差異，導致檔案管理出現混亂。

在目前的檔案管理當中有著其他類型的問題，這些因素都會對檔案管理產生影響，需要工作者能重視醫院體系檔案管理工作發展，結合不同醫院的實際情況，積極的進行信息化檔案管理。

2 強化醫院體系檔案管理質量的方案

2.1 增強對檔案管理的重視度

在過去醫院體系的管理方面，常將管理工作重點放到了醫院機械設備以及人員管理方面，這種管理重點劃分方案的確能讓醫院有快速發展的效果，但也會由于檔案管理工作重視力度不足，影響后續的檔案管理工作的順利開。有一部分醫院對檔案管理工作的認識存在不足，還認為檔案管理僅僅對檔案文件的收集、整理、保存，這項工作對于醫院體系的利益發展關系不大，不必花費大量的資金進行檔案管理體系建設。這種認識帶有巨大的片面，更是對檔案管理工作的一種誤解。

在實際開展檔案管理的時候，要能認識到檔案管理對于醫院體系管理以及醫院發展的重要性，將信息化檔案體系的構建，當做管理工作的核心，將先進的管理技術以及管理理念融入到管理工作當中，實現管理工作質量的提升，最終帶動醫院發展。

2.2 設立健全的檔案管理網絡體系

為了提高管理人員的工作效率，保證檔案的完整性、查閱的及時性和有效性，就需要對管理體系進行優化和完善。可以通過檔案管理網絡體系完成對其的管理和保管，因為網絡體系不僅可以簡便快速的實現對資料的分類與查詢，還可以有效的對其進行保管，使其不易丟失或泄露。在檔案早期的抄寫錄入時，可以利用專業的檔案管理軟件，對資料進行有序的排序和匯總，并依照部門人員和職責的不同進行分別管理，從而提高工作效率，實現現代化管理。

2.3 強化對工作者的培養

在推進檔案管理工作發展速度以及建設質量的階段，成功與否的關鍵因素在于工作者的素質以及能力。檔案管理工作內容繁雜，需要處理的內容較多，如果工作者素質以及能力存在問題，那么檔案管理工作的質量也難以得到保證。

醫療衛生單位檔案管理的水平主要取決于管理人員的素質。一方面，行政檔案的管理部門要及時地對醫療衛生單位檔案管理進行審查和監督，對醫療衛生單位檔案管理存在錯誤或不全面的地方要予以糾正，使醫療衛生單位的檔案管理可以與之相適應。另一方面，醫療衛生單位要強化管理人員的素質培養，通過開展培訓活動對管理人員的操作及業務等方面進行指導，對管理檔案的重要精神及責任義務要及時傳達，各個管理人員應予管理中心保持溝通，使其符合檔案的管理要求。

2.4 結合醫院實際，完善檔案管理制度

為適應檔案工作快速發展變化的特點，醫院檔案管理人員應采取一系列措施，如將檔案規章制度重新修訂后匯集成冊，制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設，規范檔案管理方法和程序，使檔案材料的系統性得到制度保證，同時，檔案人員通過完善的制度建設，對檔案進行實時控制成為可能。依據《檔案法》等相關規定，完善、制定檔案管理制度和檔案工作業務規范，實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平。

檔案管理是一項長期工作，要使各級嚴格把關，責任到人，還須建立相應的考核制度。醫院可將此內容納入科室管理責任書之中，將檔案管理與科主任工作實績考核獎懲掛鉤，明確科主任對科室檔案工作的管理責任。

2.5 信息化管理與檔案管理相結合、互相協作

醫療衛生單位對檔案的錄入不能只專注于手寫版，還應順應科技的發展，與信息化管理相結合，創建電子版的衛生檔案，應該注意的是要保證兩者信息的及時性和同步性，不能只專注于一方，要全面的記錄，這樣可以保證在信息出錯時及時的找出錯誤，并改正，以便于查漏補缺，從而實現對檔案的有效管理，提高檔案的利用率。要想對醫療衛生檔案進行科學有效的管理，首先就要樹立良好的管理意識，認識到管理的重要性；其次，要不斷對現有的管理體制進行完善與優化，創新體制；最后，要善于利用科技，使其與之很好的相結合。只有這樣才可以使檔案的管理更加全面，服務更到位，使醫學的發展更長久。

3 結束語

檔案管理是對醫院中各種檔案信息的收集整理，是保證醫院體系能順利開展管理工作的基礎，在醫院不斷發展的現代，醫院當中儲存的檔案文集總量也在不斷提升，如果未能優化檔案管理工作方法以及設備，則會阻礙醫院體系的發展。因此醫院要能從檔案管理模式以及管理設備等角度出發，速進檔案管理水平的提升。

參考文獻

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