論開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中的應(yīng)用

楊浩鈺

摘 要：基于當(dāng)前的電子型檔案的管理工作開展需求，檔案管理人員在掌握了一定的信息化技術(shù)之后，會選擇通過完成檔案信息庫的建設(shè)工作來提升電子檔案管理工作的開展效率，在完善信息資源庫網(wǎng)站系統(tǒng)的時候，管理人員可以對開放存取的管理模式進(jìn)行研究，這種管理模式主要是在當(dāng)前的信息共享理念的影響下被催化出來的。管理人員需要將管理檔案的工作與信息化技術(shù)合并，采用新型的管理方法來完成管理各類電子檔案的工作，本文對這種開放性的檔案存取工作進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：開放存取；檔案管理；檔案網(wǎng)站；信息資源；應(yīng)用

檔案工作者在信息化的管理技術(shù)的輔助下，逐漸創(chuàng)設(shè)除了極具特色的檔案網(wǎng)站，在計算機中就可以完成日常性的檔案管理活動，在檔案網(wǎng)站需要得到大型數(shù)據(jù)庫的有力支持，如果數(shù)據(jù)庫的資源不全面，檔案管理活動也會受到阻礙。管理人員在云存儲以及共享技術(shù)等多種開放型的技術(shù)支持下，逐漸研發(fā)出了開放性極強的存取檔案資源的管理模式，使電子檔案的社會效益被提升。本文對開放存取管理模式在建設(shè)檔案信息資源庫的應(yīng)用方式進(jìn)行研究。

1 當(dāng)前的檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)情況分析

1.1 信息孤島問題

利用者進(jìn)人一個檔案網(wǎng)站所獲取到的檔案信息資源僅僅限于本館擁有的檔案，想找到特定信息就要去瀏覽不同的網(wǎng)站。雖然大部分檔案網(wǎng)站已提供了對本區(qū)域范圍內(nèi)或全國乃至世界范圍部分檔案網(wǎng)站的超鏈接，但基本只是鏈接到相應(yīng)的檔案館網(wǎng)址，本質(zhì)上仍然沒有解決在線檔案資源內(nèi)容的整合與跨庫檢索。

1.2 檔案信息缺乏時效性

檔案網(wǎng)站信息更新速度是滿足用戶信息需求、提高檔案網(wǎng)站訪問和利用率的要指標(biāo)，我國檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)整體較落后，網(wǎng)站內(nèi)容相對貧乏，訪問率、利用率較低，拋開用戶利用動機，網(wǎng)站信息更新速度慢、時效性差是重要影響因素之。

1.3 信息來源單一

部分檔案網(wǎng)站只是把紙質(zhì)檔案拍成照片，以非文本的圖像形式上傳，類型單一；網(wǎng)站上公布的檔案信息以目錄級數(shù)據(jù)為主，缺乏檔案全文信息和專題信息，檔案內(nèi)容豐富的特性難以呈現(xiàn)。

2 開放存取管理模式的優(yōu)勢分析

2.1 增強了檔案信息的流動性

利用互聯(lián)互通的現(xiàn)代化技術(shù)，簡化利用方式，切實推動檔案資源跨館利用、跨館出證。開放存取環(huán)境下用戶對開放檔案的使用權(quán)限增大，用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)免費檢索、閱覽，只要注明相應(yīng)的著作權(quán)信息即可。

2.2 提升到了檔案信息的更新速度

對于眾多的可開放檔案，進(jìn)行數(shù)字檔案保管的主要任務(wù)是對數(shù)字檔案進(jìn)行更新和維護(hù)。數(shù)字檔案的更新是存檔過程的延續(xù)，需要將最新積累的經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化處理的有價值的數(shù)字檔案資源定期或不定期地存儲到云端，實現(xiàn)實時數(shù)據(jù)更新。

2.3 使檔案資源的來源更為豐富

開放共享使得社會需求多樣化，多樣化需求需要改進(jìn)檔案服務(wù)，這就要求檔案網(wǎng)站成為應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，檔案資源豐富，能夠提供多種角度查詢、瀏覽及多種方式獲取檔案知識的多元化服務(wù)網(wǎng)站。

2.4 提升了檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)速度

在開放存取環(huán)境中，用戶對信息享有了較為充分的訪問權(quán)、獲取權(quán)與使用權(quán)，開放存取通過促進(jìn)檔案價值鑒定、保密范圍、密級劃分、保密期限、開放模式和開放范圍的變革，使更多的檔案資料以開放存取方式為更多用戶獲取，把多元用戶的多元需求融人檔案信息資源建設(shè)的全過程。

3 具體應(yīng)用方法

3.1 完善個人檔案的建設(shè)工作

這是檔案網(wǎng)站在收集個人檔案過程中對開放存取利用的主要方式，其實現(xiàn)過程可分為現(xiàn)行利用和長遠(yuǎn)發(fā)展兩個階段：第一階段，實現(xiàn)個人檔案對自我的絕對開放。隨著數(shù)字檔案的不斷增加，人們面對的數(shù)字存檔的壓力也不斷增大，從當(dāng)前云存儲的發(fā)展趨勢來看，有越來越多的人把數(shù)字檔案資源存儲在云端。在云存儲之前，個人檔案是一種對自我的相對開放，只能在存儲檔案的指定設(shè)備中查閱利用。第二階段，實現(xiàn)個人檔案對社會的相對開放。個人是檔案的形成主體之一，個人檔案是社會檔案資源的重要組成部分。

3.2 完善相關(guān)的檔案管理規(guī)定

無論是處理檔案的工作還是優(yōu)化檔案資源庫都需要在完善的法規(guī)以及制度，在制度化的網(wǎng)絡(luò)管理活動的影響下，管理部門可以進(jìn)一步形成完善的審查體系，在審查環(huán)境找出信息利用問題，同時還要始終使數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)站信息保持完整，由于現(xiàn)有的信息資源應(yīng)用工作需要在存取管理活動的約束下開展，因此在制定相應(yīng)的規(guī)章管理制度之后，需要給存取處理檔案信息的工作也提出一些管控制度，原有的管理制度的不合理之處主要體現(xiàn)在只關(guān)注保護(hù)以及管理檔案，但是卻忽視了利用以及公開分享檔案的行為，無論是微觀方面的具體制度還是宏觀方面的硬性規(guī)定，都需要將實際的約束價值發(fā)揮出來。

3.3 控制存取檔案信息的質(zhì)量

管理人員首先需要將相應(yīng)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)確定下來，注重質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的全面性，包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、語言標(biāo)準(zhǔn)以及網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)等，在多種標(biāo)準(zhǔn)的支持下，形成具有互聯(lián)特點的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)兼容以及交流各種檔案信息的目的。相應(yīng)的控制措施也要有所明確，檔案人員以及信息的形成著需要將自己的作用發(fā)揮出來，制作檔案時，既要確保檔案信息內(nèi)容是真實的，同時也要確保其信息內(nèi)容具有較強的時效性，從這兩方面提升檔案信息的價值。

3.4 完善檔案網(wǎng)站的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

由于存取檔案信息的工作都是在檔案網(wǎng)站的網(wǎng)站環(huán)境之中開展的，因此安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境會給存取檔案的工作提供更好的條件，如果缺少優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)作為支撐，開放檔案信息的工作就會存在一些潛藏性的危險因素。基于當(dāng)前較為復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，管理人員需要將因特網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)以及局域網(wǎng)等多方網(wǎng)絡(luò)平臺完善網(wǎng)站所在的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。在創(chuàng)設(shè)檔案應(yīng)用平臺以及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的時候，技術(shù)人員也需要對信息化的網(wǎng)站系統(tǒng)創(chuàng)建技術(shù)加以應(yīng)用，使網(wǎng)絡(luò)環(huán)境既可以保持較高的開放性，同時也能具有極高的安全度。

4 結(jié)束語

在網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理模式的影響下，管理人員對于傳統(tǒng)的檔案管理方法加以改進(jìn)，借助信息化的管理手段實現(xiàn)對電子型的檔案以及檔案數(shù)據(jù)的管理需求，本文先分析了我國的檔案網(wǎng)站建設(shè)環(huán)節(jié)中，檔案信息庫的建設(shè)狀況，又對開放型的存取管理模式進(jìn)行了研究，最后給出了該種新型檔案資源管理模式的應(yīng)用途徑，管理人員在開放檔案資源的時候，需要對相應(yīng)的知識產(chǎn)權(quán)進(jìn)行保護(hù)，避免出現(xiàn)產(chǎn)權(quán)方面的問題，同時還要控制好網(wǎng)站運行經(jīng)費，避免出現(xiàn)超支的不良情況，盡量選擇免費提供服務(wù)的可靠信息平臺，節(jié)省數(shù)據(jù)庫的建設(shè)成本。

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