無紙化辦公對提升檔案管理效率的思考

劉麗春

摘 要：無紙化辦公模式已經成為整個時代發展進步的產物，這是計算機技術得以開發、使用對行業發展產生的一個重要影響，讓人們的工作模式因為依靠信息處理技術而發生的巨大轉變。檔案管理工作也不例外，因為新興技術以及新方法的使用，開始發生轉變，無紙化辦公模式讓檔案工作的管理更為現代化，但是這種技術在實際應用的過程中也需要大量的時間去磨合開發，讓技術的優勢得以發揮，并尋找到解決問題的最佳方法，提升工作運行的基本效率。

關鍵詞：無紙化辦公；檔案管理；效率

檔案工作的無紙化辦公是檔案管理工作依靠新型信息技術發生的重大轉變，電子信息技術對傳統的紙質媒介載體徹底替代，這種轉變既是時代發展的必然轉變也是檔案工作的技術進步，這種新技術的應用雖然具備很多紙質檔案管理模式無法替代的優勢，如節省了大量的人力與物力、提升了事物運行的效率等，但是也存在不如紙質檔案工作地方，如信息儲存使用過程中的信息安全、準確性維護等，需要得到專業的人士的重視。

1 無紙化辦公優點概述

1.1 有效地提高了工作效率

無紙化辦公是指辦公的整個流程全部由計算機承擔，這種工作模式的轉變是企業與事業單位提升工作效率的，擴大信息共享、增加協同辦公范圍的主要訴求。通過無紙化辦公方式，工作運行過程中涉及的重要文件、會議流程、工作總結等步驟都能得到相應的質量與效率提升，節省了很多不必要處理步驟，讓人員可以從繁重的工作處理過程中解脫出來。運用計算機對整個工作進行處理，讓檔案信息的收集、整理、編目、歸檔、查找、使用等步驟更加快捷，甚至可以同時實現。

1.2 更好地體現了綠色環保

無紙化辦公的工作處理模式讓人力與物力資源得到了最大限度的節省，同時由于這些步驟可以不涉及實物，所以也避免了更多資源浪費，如紙張、寫字筆等，這對于環境保護來說也是巨大貢獻。符合我國的生態可持續發展戰略的提出，是科技進步的體現。

2 當前無紙化辦公和檔案管理的問題

2.1 檔案意識需加強

由于推行無紙化辦公，從而促進了“雙套制”（同時保存同一份文件的電子版本與紙質版本）的形成，其融合了電子檔案與紙質檔案的優勢，既發揮了高效存儲與檢索功能，也保護了紙質檔案。但仍有多數人認為其兩種類型相同內容的文件并發保存的狀況，導致人力、物力與財力的浪費，這種形式利弊參半，所以推進無紙化辦公建設的積極性不強。

2.2 無紙化程度有待提高

無紙化辦公雖已推行多年，但由于工作流程和公文處理機制還不完善，有時還由人工對文檔進行檢索和傳閱操作，繼續延續著傳統觀念和管理模式，不僅使得辦公系統沒有得到合理的利用而造成浪費，而且還導致了這部分檔案在歸檔過程中的繁瑣程序。

2.3 電子檔案保存安全性不足

從經濟條件考慮，目前對電子檔案的備份采用較多且較易操作的方法是光盤數據備份。光盤備份后普遍存在的問題是：不按規定歸檔、保管環境不符合要求、未定期檢查及重新備份等，這對電子檔案的安全保護和長期保存造成很大的威脅。

2.4 系統建設中協調與溝通不夠

從推行無紙化辦公的進程來看，在一個單位內部常常會出現各部門各自為戰的現象，在沒有做到統一領導的情況下，部門之間缺乏溝通，很難實現系統及功能的統一規劃和統一設計。

3 加強無紙化檔案管理的具體措施

3.1 完善電子檔案管理體系

電子檔案的處理質量想要得到保障，一個完善的管理體系必不可少，科學健全的規章制度可以讓工作的運行更加穩定。建立出精細的管理體制以后，就需要開始加強信息化建設方面的力度，讓管理工作應用到信息化手段的機會更多，切身實際的提升效率。此時專業的管理工作人員就需要將自身的職業素養進行積累，依此讓自己對無紙化辦公的熟練度得到增加。推動檔案數字化建設工作運行的更加穩固，讓無紙化辦公的技術優勢發揮的更加完全。技術工作的運轉過程想要更為順利，就必須嚴格按照基本的規定流程開展工作，保障信息化建設的整體規范性，讓檔案共享工作開展的更加透徹。

3.2 加強電子文件的保存

電子文件的收集、整理、傳輸、儲存等步驟相比較于紙質載體的檔案信息整理工作雖然更加簡便、占用的資源也更少，但是整個流程受到外在因素的影響的幾率也更高。軟硬件之間的格式兼容、網絡傳輸的穩定性、電能的供應等，都會對整個流程開展的順利性產生巨大的影響。有很多的處理步驟上出現的問題，對檔案信息造成的損害都可能是不可逆的，信息會出現準確率降低、殘損、甚至是丟失的情況。在目前的檔案信息處理過程中，檔案工作者為了讓信息得到更為專業性的保護，會及時在信息整理中及時對信息進行備份或是復制，防止突發狀況得不到良好的控制，致使重要的信息丟失。關于異地存放的問題，工作人員應將一切準備工作整理好，讓電子文件的保護得到雙重性的保障，避免文件出現丟失的問題。

3.3 做好檔案信息軟件管理系統的維護和應用

對操作人員分級管理，各級人員對應不同的訪問權限。如負責檢索統計工作的人員，無權限對檔案目錄進行登錄、修改等操作。這樣能有效防止外來借檔、查檔人員直接操作計算機，避免了文件的丟失、泄密、修改。對不同密級的檔案也應設置不同的保護措施。另外，系統管理人員要定期對計算機進行病毒預防，嚴格進行病毒檢測。

3.4 提高檔案管理人員的知識結構

一是加強檔案管理人員知識的更新，定期或不定期組織檔案管理專業人員參加相關業務培訓，適應飛速發展的信息技術變革，以此提高業務技能，積極應對當前知識更新與創新帶來的危機與挑戰。二是做好檔案管理人員梯隊建設和人才培養，人力資源部門應制定有效、可靠的長期人才發展戰略，在檔案專業人才的培養、更迭等方面加大投入和關注，保持檔案管理團隊人員數量、年齡層次、知識結構合理搭配。

3.5 做好電子文件的歸檔與鑒定

存儲介質歸檔主要是將電子文件在計算機磁盤、移動硬盤及磁性介質上進行保存，在利用這種方式對電子文件進行歸檔時，需要對其進行編號，確保系統性和安全性。對于網絡中的電子文件在歸檔時需要將文件目錄打印出來，以便于為交接和查存提供便利，這主要是針對于普通文件及保存期較短的文件而言。

4 結束語

無紙化辦公對企業與事業單位工作的運作來說是一次技術革命，在實際工作的組織與安排過程中，隨著實踐經驗的不斷積累與自動化技術改進，檔案工作的無紙化模式會運行的更加高效，但是也會出現新的問題，這是事物運行發展的基本規律，不可避免。針對這種問題的解決，檔案部門應積極與其他部門進行配合，讓問題的多方面解決障礙得到展現，并通過高效率的配合讓問題妥善解決。

參考文獻

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