如何讓Word用起來更“爽”

■毛娟

日常工作中，總有一些小技巧是我們平時所不知道的，掌握一些“冷門”的Office技巧，能夠讓我們的辦公事半功倍。今天就分享幾招與Word有關(guān)的辦公“奇技”，一起來看看吧。

1.表格前添加空行

出于習慣，很多小伙伴都是先做表格后寫注釋。可問題是，如果注釋出現(xiàn)在表格的前方，那么操作起來就會有一個很大的麻煩——表格前無法直接插入空行。其實類似的問題可以借助一個快捷鍵完成，具體操作是，首先將光標定位到表格首行的第一個單元格，然后按下快捷鍵“Ctrl+Shift+回車”，這時整個表格會自動向后退出一行距離，再向里面添加文字就變得方便多了。

2.添加縱向文本

橫向文字誰都會寫，可縱向文本該怎么弄很多人就不知道了。其實這個縱向也是會分兩種情況的，最簡單一個就是直接點擊“插入”—“文本框”—“繪制豎排文本框”，然后按以前的習慣打入文字即可。這樣做完之后，文本框里的文字會自動呈現(xiàn)豎向排列，但單個文字依舊會保持“頭上腳下”。

另一種情況是整個文字與角度均為縱向，這種情況我們通常會借助文本框+旋轉(zhuǎn)完成。但如果是全文級別的縱排，其實還有一個更快捷的方法。即首先選中文字，點擊“布局”—“頁面設(shè)置”—“文字方向”，確定后整篇文檔都會自動以縱向模式排版了，很適合排版古風味的文案。

3.“胖體字”和“瘦體字”

如何讓文字“變胖”或“變瘦”？Photoshop當然是No problem。但對于絕大多數(shù)的Officer來說，還有一個更加簡單的做法可以參考。首先選中文字，然后點擊Word“開始”—“段落”—“中文版式”—“字符縮放”，Word會自動為我們推薦幾個不同的寬度比例，點擊比例或者直接輸入需要的比例數(shù)值，一個天然的“胖/瘦體字”就這樣誕生了！

4.清除格式

有時我們會從不同地方拷來文字，這些復(fù)制來的文字往往都帶有不同的格式標記。對于統(tǒng)一排版來說，這無疑將是一個麻煩。其實有一個辦法可以快速解決這個問題，首先全選整段文字，然后點擊“開始”—“文字”—“消除所有格式”，片刻后這些其他地方復(fù)制過來的格式便自動取消了。

5.用Excel代替制作計算表

Word可以借助公式實現(xiàn)簡單的表格運算，但無論靈活性還是方便程度都不及Excel。這里有一個折衷的方案，即直接點擊“插入”—“表格”—“Excel電子表格”在Word中建立一個Excel表格，插入的表格無論在操作還是其他方面，都和真正的Excel沒有兩樣，所有函數(shù)及公式也都能直接使用。借助這個方法，我們一來可以使用Word強大的排版功能，生成漂亮的圖文混排文件。另一方面也能通過Excel的數(shù)據(jù)處理及分析能力，實現(xiàn)復(fù)雜的表格運算。

6.大量自定義圖形先加“畫布”

有時我們會通過自定義圖形建立一些復(fù)雜的形狀，盡管有“組合”或“組合嵌套”來輔助操作，但實際工作中，多圖形的整體移位仍然顯得十分麻煩。其實在Word中有一項小功能正是為了這個問題而生，這就是“插入“面板下的“繪圖畫布”，使用時只要首先在“插入”—“形狀”面板下點擊“新建繪圖畫布”，再從中建立對應(yīng)的圖形，最后只要拖拽畫布就能實現(xiàn)對所有圖形的整體移動了。

7.可自動更新的“日期”

有時我們會希望文章里的日期“自動更新”，這個看似神奇的小功能，其實并不難實現(xiàn)。只要首先點擊“插入”—“文本”—“日期和時間”，挑選一個適合的日期樣式或時間樣式，然后勾選右下方的“自動更新”。這樣當再次打開文件時，時間或日期就會自動變成最新的了。

8.文檔縮略圖

俗話說百聞不如一見，若想在林林總總的文檔堆中快速找到自己需要的那個，文件名永遠不是最快捷的。在Word的“另存為”對話框中，有一項“保存縮略圖”很少被大家用到。但其實它的作用一點都不小，那就是在保存文檔時自動保存一張文檔縮略圖。這樣在資源管理器打開“大圖標”或“超大圖標”顯示模式時，Windows會自動用縮略圖替代之前的Office圖標，讓文檔變得更加易讀。