財務共享服務模式在高校資金管理的應用

郭 敏

（揭陽職業技術學院 財務處，廣東 揭陽522051）

“財務共享”服務是財務領域的高頻詞匯，目前國內越來越多企業選擇將財務共享服務作為財務轉型的契機［1］?！柏攧展蚕怼狈帐且劳胸攧招畔⒕W絡系統的工程，將集團下屬各財務人員和標準化、同質化的財務會計業務集中于一個新的成本利潤中心，為集團內不同單位部門提供專業化財務服務，本質上是一次觀念、人員、組織、流程、系統的再造，對提高會計業務效率、減低成本、優化流程、綜合提升企業管理與服務的水平和質量具有重要意義［2］。企業成功的經驗值得我國高校借鑒。高校的發展離不開資金的支撐，資金是高校從事各項經濟活動的基本要素，其資金流向、流量和流速都能直接反映高校的管理和發展情況，資金管理工作尤為重要。然而“財務共享”服務一般適用于大型集團企業或財務核算比較同質化的公司，其服務模式是否也同樣適用于高校？如何將高?！柏攧展蚕怼狈漳Ｊ酵茝V應用到資金管理信息網絡系統等問題都值得探討。

一、高校傳統、非共享模式下資金管理的困境

(一)高校傳統、非共享模式資金管理模式

資金管理包括收支管理和銀行對賬、銀行賬戶開戶和銷戶、銀行賬戶體系設置和維護、資金調撥處理和提供資金運作的決策支持信息等內容。收款、付款和轉賬業務辦理是高校資金管理核心內容，是記錄資金（一般指現金和銀行存款）以及涉及資金管理的業務，提供資金分析報表。目前高校主要通過“手工賬”或者“會計財務軟件”（以下稱為“非共享模式”）來管控具體資金。整個業務流程包括安排收款付款、填制支票匯款單、登記日記賬、實現收款付款和提供報表，相對應涉及到多個其他系統軟件參與資金管理調控（以下以“**高校非共享模式資金管理”為例），分別是票據通系統、財務核算系統、財政國庫單一賬戶付款系統（或代理銀行支付系統）和財務系統，見圖1。

圖1 非共享模式下資金管理流程

登記傳統“手工賬”資金管理模式主要是指手工填制各種票據、登記會計科目和會計賬戶，運用復式記賬原理編制會計分錄，完成紙質的現金與銀行存款日記賬、總賬和明細分類賬的登記，最后通過試算賬戶之間的平衡關系編制會計報表，從而達到對高校資金的來龍去脈、收入支出數目管控的目的。

采用“會計財務軟件”（單機版）資金管理模式關鍵是利用計算機安裝財務軟件對賬目完成人工登記，通過計算機網絡技術人工智能完成賬務處理和報表編制工作，實現對資金進行管理，是傳統“手工賬”資金管理模式的“升級版”。

（二）高校傳統、非共享資金管理模式存在的問題

非共享資金管理模式是高校為了科學管控具體資金保持內部健康發展運作所采取的管理手段，是提升高校財務管理水平，加強資金管理應用的主要措施?！皶嬝攧哲浖保▎螜C版），雖實行會計電算化管理，但僅限于通過內部局域網利用財務軟件來登賬處理賬目實現對資金管理，僅僅是“手工賬”的替代工具，與傳統紙質“手工賬”資金管理模式都存在一些共性的不足。

1.“信息孤島”——帶來風險安全挑戰

目前高校資金管理主要是管控具體資金，包括取款、存款、付款、貸款、還款、對內結算、對外結算、拆借款等，它涉及跨部門、銀行、財政局，以及業務部門的協同操作。由于非共享資金管理模式基于手工或單機使用財務軟件管理，各“協同部門”信息系統之間不能通過相互連接而實現財務信息共享，造成信息孤島現象，使得協同部門對資金管理相關信息了解不及時，滯后性會引發一系列資金安全問題。以資金轉賬支付為例，涉及高校財務支付系統和票據通系統、財務核算系統、財政國庫單一賬戶付款系統（或代理銀行支付系統）協同，高校財務部門與申請付款部門、財政局（或代理銀行）諸多機構或部門。因為非共享模式，各部門系統數據被封閉在各個系統內部，導致各系統導入輸出數據工作機械重疊，增加了財務人員工作量，影響差錯率，挑戰了資金的安全性；資金支付從填制支票匯款單、登記日記賬、辦理付款到編制報表，即使是采用會計電算化（單機版）管理也都需要“手工”輸入填制各個系統數據端口，“人為”登記、復核、審批和向開戶銀行發送指令等，更何況是純手工記賬模式。兩種模式都避免不了人為干涉、徇私舞弊、差錯漏洞的弊端，也敲響了風險防范、資金安全預防的警鐘。

2.“各自為政”——造成審批盲目性和預算無效性

由于非共享資金管理模式一定程度上是“獨立”處理資金數據，沒有使資金數據實現“共享”而造成收付款流程沒有納入共享的范圍，導致不便于從收付款系統引入預算管理的共享數據，導致兩個系統數據斷層，各自為政，收付款資金管理難以到達預算管理的高度統籌安排收付款，影響了審批和預算管理的協調統一。主要表現為：其一，無法提供實時的預算執行信息，削弱了資金收款或付款的計劃性和效率性，資金經費完成進度、情況只有個別相關財務人員掌握，負責審批的部門或領導難以掌握實時動態，造成審批盲目性；其二，預算編制時不能對收入和支出數據迅速作出精準、高效的預算，造成資金預算缺位，影響了預算執行力，導致陷入“重編制、輕執行”的怪圈，同時資金管理預算基本停留于“形式”層面，對資金撥付和使用的事前與事中控制工作不足［3］，更無法根據進度合理安排資金的具體使用，預算編制缺乏目的性、細化程度低、覆蓋部門和項目不全面、易受人為因素操縱、監管力度不夠等，使得預算管理流于形式，引發預算無效性。

3.“條塊分割”——影響工作服務效率

資金報銷流程涉及到的主要系統模塊如預算申報、預算控制、領導審批、教師報銷、資金支付等，因沒有通過網絡實現信息共享，導致資金報銷流程不流暢、信息滯后，影響工作服務效率［4］。以資金轉賬支付為例，申請者需要連續奔波于多個單位（或部門）進行辦理，申請者所在部門領導核實、部門交叉審核、財務部門審核、分管校領導審批、主管校領導審批等流程。由于“條塊分割”，審核部門、審批領導不能實時查詢和掌握預算進度情況、資金運行情況，對資金利用效益如何、舉債是否適度、是否存在資金沉淀，決策者心中無數，影響審批效率性和合理性。另外，有時找不到領導簽字，還得迂回反復多次，費時費力，報銷流程不流暢。與此同時，資金報銷都要經過會計崗位審核記賬完畢、復核崗位復核無誤后，出納才能辦理配款或進行下一步的結算手續。隨著高校規模擴大，跨部門分支機構增多，資金核算以及結算業務量也不斷增長，條塊不集成嚴重影響會計人員和出納人員的工作效率。除此以外，由于高校各系、院、部通常都是一個個相對獨立的個體，因此各個系、院、部之間的預算和聯系都缺乏緊密性，加之各系統數據無法實現共享，這就使得各系、院、部在使用資金的過程中不可避免地出現重復的可能性，比如固定資產、教學器材等,從而造成了巨大浪費，資金運作效率低，影響工作服務效率。

二、高校推廣財務共享模式資金管理應用的途徑

通過對廣東省16所高校關于“資金管理”的調研，以及對其中9所高校財務部門的實地考察和個別財務主管和技術人員訪談，了解到目前各高校根據自身發展的需要及具體環境的限制，資金管理模式主要有三種類型，見表1。

表1 廣東各高校資金管理模式

調查發現，只有Z高校在會計電算化的基礎上率先推行應用了財務管理信息化系統，由友財**公司為Z高校量身定做FSB（Financial Service Bus，中文譯為“友財財務服務總線”）財務管理信息系統。該系統利用信息網絡數據平臺，將預算管理系統、會計核算系統、薪酬個稅系統、收費系統、固定資產管理系統、報表發布系統和決策分析系統等，及財務處、人事處、教務處、科研處、代理銀行等部門單位的信息系統，實現數據集成，打通了財務系統與智慧校園建設的邊界，實現了財務系統與高校的各項業務連接，見圖2。

圖2 友財公司FSB財務管理信息系統（Z高校應用）

在審視高校資金傳統模式下管理的現狀和Z高校成立財務共享服務中心職能機構與其他系統實現數據信息共享的基礎上，設想的總體思路為：由高校財務管理部門牽頭成立財務共享服務中心職能機構，搭建資金管理共享系統，可以從以下四個方面持續開展開拓性工作，不斷優化共享服務。

（一）技術建設

在高校財務部門設立SOA信息系統，為共享服務資金管理模式在高校中的應用奠定技術基礎。SOA是一種軟件結構框架，也是一種分布式軟件設計和開發方法，強調軟件的設計和開發圍繞服務進行。SOA將應用服務器上的多種邏輯層面遷移到總線以及連接點上?；赟OA的基礎架構功能，支持異構環境中的服務、消息以及基于事件的交互，并且具有適當的服務級別和可管理性。信息系統的深入應用離不開信息化技術的支持，實現大量信息交換和最大限度的信息共享是未來信息化技術建設努力方向和突破拐點。

（二）功能模塊建設

財務共享資金管理模式的應用是信息網絡技術發展的必然趨勢，是為化解非共享模式下資金管理系統模塊“信息孤島”“各自為政”“條塊分割”困境而產生的。非共享模式下圖1所示資金管理業務流程包括安排收款付款、填制支票匯款單、實現收款和付款、登記日記賬和提供報表，相對應涉及到多個其他系統軟件（分別是票據通系統、財政國庫單一賬戶付款系統或代理銀行支付系統，以及財務總賬系統）參與資金管理調控。由于沒有實現數據共享，出納人員需要分別逐個手工錄入數據到各個相對應系統，耗時費力、準確性差、信息滯后影響服務效率。共享模式下所設計的資金管理系統用于實現跨單位、部門間的協同操作，是發揮提效增速的重要組成保證，其系統的基本功能為：

1.該系統以FSB友財統一服務總線智能業務為引擎，將信息技術運用于資金報銷流程，利用信息網絡將資金管理所涉及到的其他系統如收入系統、票據通系統、預算系統、資產系統、財政國庫單一賬戶付款系統（或代理銀行支付系統）、財務系統等實現數據共享，出納人員只需在網上做單錄入一次即可，通過FSB服務總線網絡平臺，實現數據流程合并，完成其他系統數據直接導入，提高了管理效率，見圖3。

圖3 共享模式下資金管理系統設計流程

2.系統采用資產系統框架和預算系統框架用于資金管理業務模塊的數據交換和處理流程控制，對資金管理實現實時動態監控，以“支出預算控制”和“資金平衡控制”為剛性約束，實行高校收支兩條線規范業務流程，強化了單據審核控制，實現了事前、事中、事后控制的管理目標。

3.利用網絡便捷性，完成財務共享服務與網上銀行的結合，通過網上銀行進行“收付現金”“票據聯打”“公務卡結算”“網上轉賬”等收付款業務處理，最大限度地減少了現金結算帶來的安全隱患及產生的諸多麻煩，降低了核算運行成本，減少了人為錯誤，也優化了服務水平。

4.實現了“執行控制分析統計”，形成“事前有預算、事中有控制、事后有分析”的良好機制。通過業務流程標準規范化、公開透明化，讓資金的走向脈絡更加清晰，可供全體教職員工根據權限查閱，控制業務舞弊，提升了資金效率和安全性。

（三）安全監管建設

資金管理財務共享服務實質是通過互聯網接入，由信息網絡技術推動資金運營管理的變革與創新。隨著信息化技術不斷滲透，系統容易受黑客、病毒入侵，網絡安全問題持續引起高度關注，安全監管建設不容忽視。系統部署可分為硬件安全防護、軟件安全防護和內部規范防護。加固網絡隔離設備，控制安全防護區對網絡的訪問；采用防火墻、入侵檢測系統和數據等技術手段保障網絡安全；規范用戶的操作方式及操作權限，制定安全制度，建立內控體系，確保系統安全運行。

（四）理念更新建設

財務共享服務是新生事物，很多財務人員在認識上存在著“誤區”，認為財務共享等同于將人員集中進行核算。其實，有了信息化支撐后，后臺處理能力加強，客觀上就不需要那么多財務人員再進行集中核算了。財務共享服務模式的推廣應用，不單純是推廣系統軟件本身，更重要的是推廣科學先進的理念和管理方法等。共享模式下，單位對財務人員的要求也會越來越高，要求財務人員提高自身業務素質，轉變會計職能，提高工作效率，提高服務質量，更好地為廣大教職員工服務。

三、財務共享模式應用于高校資金管理的必要性

財務共享資金管理服務模式是網絡會計與財務管理信息化下的產物，以財務信息網絡平臺為載體，將財務資金數據與其他部門基礎數據相結合，建立現代化的資金管理信息“財務共享”系統，為高校高效發展、管控決策和校園內部運作管理提供有效、及時的資金信息，創新了高校財務的管理模式。

（一）財務共享模式是構成財務管理信息化的重點和核心內容，是實現數字化校園的關鍵

財政部頒發的《企業會計信息化工作規范》（財會［2013］20號）第三十四條明確指出：“應當探索利用信息技術促進會計工作的集中，逐步建立財務共享服務中心。”［5］資金管理財務共享服務模式實質是一場由信息網絡技術推動的資金運營管理模式變革與創新的革命，隨著大數據、云計算、移動應用等新技術的推動，財務共享服務模式是以信息網絡平臺為載體實現了系統資源共享，構成財務管理信息化的重點和核心內容。

當下“數字化校園”是數字化信息時代發展的產物，是利用先進的信息化手段，將學校相關的信息資源進行數字化處理并實現數字化的信息傳播和管理的方式?！皵底只@”不可能建立在單一的應用系統之上，它需要系統間的信息數據進行交換和最大限度的信息共享。財務共享服務模式剛好契合了這樣的需求，所以說資金管理共享模式也是實現數字化校園的關鍵。

高校只有實現財務共享資金管理模式，以財務信息網絡平臺為載體，將信息技術運用于資金報銷流程，利用信息網絡將資金管理所涉及到的其他系統如票據通系統、財務核算系統、財政國庫單一賬戶付款系統（或代理銀行支付系統）、財務總賬系統等實現數據共享服務，才能解決傳統、非共享服務模式難以解決的問題。

（二）財務共享模式是提高資金管理效率和安全性的重要環節

“服務”是共享模式有別于傳統、非共享模式下資金管理的特有亮點，資金收付時限、流程報銷便捷程度、服務態度等都是衡量服務好壞的重要指標。在共享模式下資金管理數據整合、資金“非現金”結算和風險控制是其核心職能。

通過信息網絡實現資源共享，進入資金管理共享服務平臺，教職工可以在系統上自主查詢資金付款情況和審批等流程。出納人員利用系統數據資源整合，減少“手工”輸入填制各個系統數據端口，在系統上完成登記、復核和向開戶銀行發送指令等流程，實現辦公自動化，優化了報銷流程，提高了工作效率。值得一提的還有，將資金管理的全部流程納入共享的范圍，便于內部資源合理配置，避免了不必要的浪費和人為舞弊。同時以資金管理辦公自動化支撐預算執行控制，助力各使用部門（人員）或領導獲得更加及時準確的預算執行情況，以達到事前控制，實現審批和預算管理的協同，強化了高校內部控制、降低風險、提高資金管理效率。這是完善資金管理體系，健全資金風險預警機制的重要工具［6］。

在資金結算方面，財務共享模式下資金結算方式有“網上銀行”和“銀企直聯”兩種。這兩種方式都是利用信息網絡通過資金管理平臺進行資金結算，實現“無現金”結算。這在加強資金集中管控、提高工作效率、消除或最大限度減少現金結算帶來的安全隱患及收付現金的諸多麻煩、降低核算運行成本、減少人為錯誤、優化服務水平等方面的優勢突出。

（三）財務共享模式是促進財務信息公開，打造廉潔校園的重要載體

利用信息網絡實現各系統數據共享，突破空間限制，各個系統的集成統一對資金管理實現了實時動態監控，實現了財務信息公開，滿足了了解和監督高校管理的客觀要求。在財務共享模式下實現審批、收入、支付、預算等模塊系統的完整統一，以資金支付剛性約束為突破點，使整個收支系統、預算審批業務流程完整統一，具有強大的監控能力。將資金支付流程標準化、規范化，在資金管理平臺系統上設置資金支付標準與硬性規定，使資金的運作更加透明，杜絕基于人情世故層面“故意”徇私舞弊等不良現象，同時在資金管理平臺系統上可實現“事前可授權，事后可追溯”有效控制資金風險，助力打造廉潔校園。

四、結論

財務共享服務模式利用信息網絡技術打通了財務、業務和管理信息系統，實現了資金管理流程的顯性化和規范化，具有廣泛推廣效應。目前高校財務共享資金管理模式還未被廣泛應用，很多方面還需要提升，在推廣應用共享模式的過程中，需要從技術建設、功能模塊建設、安全監管建設以及理念更新等方面進行實施與突破。然而，隨著共享研究的深入和應用的發展，云計算、大數據、移動互聯網等前沿理論的積極推進，未來高校資金管理共享模式需要與前沿理論有機融合，開拓高校財務人員的眼界和服務邊界，更好地為高校提效增質健康發展發揮作用。

［1］張慶龍，潘麗靖，張羽瑤.財務轉型始于共享服務［M］.北京：中國財政經濟出版社,2015:1.

［2］陳虎,董皓.財務共享服務［M］.北京：中國財政經濟出版社,2009:73.

［3］鄒志成,付浩海,靖向黨.高校資金使用審批管理系統的開發與應用［J］.會計之友,2013(26):102-104.

［4］張小春.財務共享服務系統在高校管理會計中的應用——以A高校為例［J］.南寧職業技術學院學報,2016(1):56-60.

［5］財政部.財政部關于印發《企業會計信息化工作規范》的通知［EB/OL］.（2013-12-05）［2018-01-12］.http://www.mof.gov.cn/zhengwuxinxi/caizhengwengao/wg2013/wg201312/201406/t20140609/1092515.html.

［6］鄭琳.新時期我國高校資金管理的現狀和方式探討［J］.現代商業,2013(23):196.