協作互補 規范共進

孔亞萍

摘要：建立檔案協作組是新時期學校檔案管理工作發展的需要。某區教育系統通過建立10個半官方性質的檔案協作組，全面推進了學校檔案工作管理制度的規范化，有效提升了學校檔案管理員的業務水平，并且在推動區域檔案信息化方面積累了不少有益的經驗。

關鍵詞：學校檔案檔案協作組檔案管理

某區隸屬于南方沿海經濟發達省份，區內共有170余所中小學和200余所幼兒園，其中相當多的學校有著悠久的歷史和豐富的檔案記錄。為了有效保管和利用這些珍貴的歷史記錄，建立健全學校檔案管理工作成為必然。

為了緩解在學校檔案業務指導方面的壓力，區教育局、檔案局于2007年3月在教育系統按地域范圍成立了10個檔案工作協作組，十余年來開展的一系列工作，有效推動了該區學校檔案工作的健康協調發展。

一、在教育系統建立檔案工作協作組的現實意義

該區教育系統檔案工作協作組的建立，對推進學校檔案工作，發揮各學校優秀檔案管理員的示范、輻射作用，以及形成檔案工作合力讓更多的人參與到學校檔案工作的管理與指導中來，都起到了有效的推動作用。

（一）有利于促進組內各校檔案工作整體水平的提高

成立協作組改變了以前各單位相對封閉的工作環境，給檔案工作提供了一個相互交流、互為促進的工作平臺。[1]協作組成員單位都是本區內地理位置相近的學校，在檔案工作內容、性質、發展模式等方面的共同特點明顯，相互之間交流檔案工作經驗更加切合實際。通過相互學習交流，總結出符合自身特點的檔案工作方法，可以促進組內各校檔案工作整體水平的提高。

（二）有利于形成合力，使量多面廣的學校檔案工作得到更大支持

檔案協作組在成立之初，得到了當時各片區教育管理負責人的大力支持，他們熱心推選出本片區范圍內責任感強的行政領導擔任協作組組長，接受區教育局辦公室的直接領導，為協作組增添了一定的官方色彩與行政權力。同時，區檔案局也積極參與了協作組的組建工作，檔案局業務指導科推薦了工作能力突出的20位檔案管理員任協作組副組長，這些副組長的工作得到了相關學校領導的大力支持。

（三）有利于更好地發揮示范、輻射作用，培養一批精通業務的檔案工作者

協作組活動的開展，有助于優秀檔案工作者找到作為專業人士的職業價值感，提高對檔案工作崗位的歸屬感，更好地發揮示范、輻射作用。此外，協作組的工作加強了學校檔案工作者與同行們的交流與聯系，通過相互學習，相互促進，取長補短，共享資源，提高了他們的業務水平和解決問題的能力。

（四）有利于緩解檔案行政管理部門在業務指導及理論研究方面的壓力

傳統的學校檔案工作業務指導往往由區檔案行政管理部門的業務指導部門在唱“獨角戲”。協作組的成立，健全了學校檔案工作的基層網絡，實現了檔案指導服務從“點對點服務、各自為政”向“點對面、面對面、點面結合”的分級管理模式的轉型，有效提高了檔案行政管理部門業務指導監督的效率，使檔案行政管理部門有更多的時間和精力進行檔案工作理論研究，有重點的抓新知識、新內容的培訓，以此提高新形勢下檔案管理人員的整體素質。[2]

二、教育系統檔案工作協作組的主要工作內容

該區教育系統檔案協作組建立以來，采取了有力的措施著力增強檔案工作的針對性和實效性。

（一）研究共性，整體提高

成立檔案協作組是加強學校檔案工作共性研究，促進學校檔案工作整體提高的需要。區教育系統檔案工作協作組是按照各校所在的地理區域來劃分的，交通方便，檔案工作共性大，檔案協作組利用這種共性，廣泛開展學術講座、學術研討等活動，使檔案工作者了解國內外檔案事業發展的現狀和趨勢，并與學校檔案工作實際結合，共同探討學校檔案工作中出現的新問題的解決方法和對策，有效促進了組內所有學校檔案工作整體水平的提高。

（二）建章立制，強化規范

1.制訂了學校檔案工作規范。規范中明確了各成員學校的義務和職責，規定了檔案的收集范圍、歸檔文件材料的質量要求、保管期限的確定、信息化管理要求等。逐步建立健全了區學校檔案管理六大工作制度，對原有各校的不成體系的文件材料歸檔范圍和保管期限表進行整理和調整，統一制定了區學校檔案分類方案。

2.建立和落實了聯系匯報制度。一方面要求協作組內各學校主動、及時地向協作組匯報本校檔案工作情況，使協作組能及時、全面地掌握本組各校檔案工作開展情況，為協作、監督和指導工作提供依據；另一方面，協作組經常向區教育局辦公室及區檔案局業務指導科反映情況，并提出解決問題的辦法和措施，使上級部門能及時、全面地掌握基層學校檔案工作方方面面的情況，為科學決策提供依據。

3.落實和健全檔案工作年檢制度。在協作組成立之前，學校的檔案年檢工作以學校自查，區檔案局和教育局聯合抽查的方式來開展，由于區內學校眾多，抽查的范圍小，不能很好地實現建立檔案年檢制度的初衷。協作組建立以后，在各學校全面展開了檔案年檢工作，保障了年檢的質量，并在促進學校檔案工作的提升方面起到了積極的推動作用。

（三）加強交流，提升水平

1.組織檔案管理崗前培訓。每年的7-8月，協作組均會組織檔案管理崗前培訓，由區檔案局出面邀請省、市檔案局的專家為各校新入職的檔案工作者進行崗前培訓，使廣大檔案工作者深入系統地學習檔案專業理論知識，并初步具備從事學校檔案工作的能力。

2.開展學校檔案管理專題培訓。每年5月，教育系統組織系統內部的檔案操作實務培訓，邀請各協作組的業務組長輪流主持培訓活動，業務組長在培訓中將自己的工作經驗及切身體會與參訓者進行分享，使得檔案培訓活動具有較強的針對性。

3.利用網絡進行檔案管理工作交流。協作組充分利用現代網絡的優勢，建立多種交流學習的平臺，如區教育系統檔案工作QQ群、博客，開展網上調查討論活動。另外，目前該區已有100多所學校建立了檔案網站，實現了在線檔案查詢和瀏覽，加強學校檔案管理互動，為檔案工作經驗交流打造了更廣闊的平臺。

4.組織檔案法律法規競賽。為提高學校檔案工作者檔案法制觀念，加快教育系統檔案工作的法制化、規范化進程，推進法治建設，該區經常以協作組為單位，組織系統內的檔案法律法規競賽活動，形成了積極向上、和諧的競爭氛圍。

三、學校檔案工作協作組建設與實踐成效

自建立檔案工作協作組制度以來，該區學校檔案工作從逐步完善到深入推進，取得了突出的成績。

（一）檔案協作組建設運行更加規范

通過各協作組成員單位的運作以及各校檔案工作者的不斷努力，該區教育系統檔案協作組的結構更加科學合理，組員專業技能不斷增強，年齡結構不斷優化，有力促進了該區內各學校檔案管理工作及各種檔案交流活動的開展。

（二）檔案意識和業務水平得到提升

一所學校檔案如何管理，其作用發揮得如何，在很大程度上取決于學校管理人員的檔案意識。[3]各學校檔案工作分管領導及檔案工作者通過參與區檔案局組織的崗前培訓、學校檔案專題培訓以及檔案法律法規競賽等活動，有效地提升了自己的檔案意識、檔案理論水平和業務能力，推動了該區學校檔案工作水平的整體提高。

（三）檔案管理更加規范

協作組通過定期開展活動，互相學習和促進，形成了你追我趕爭創省、市級檔案目標管理達標學校的良好局面。到2017年，該區教育系統共創建省級檔案工作目標管理單位15家，市級檔案工作目標管理單位82家，近97%的學校成為區級以上檔案工作目標管理單位。

（四）信息化工作得以推進

在協作組的努力下，該區學校檔案管理信息化工作穩步推進，協作組成員單位基本實現檔案條目及永久類檔案電子化，為學校檔案信息化工作的深入開展奠定了基礎。截至2017年底，區內已有十余所學校通過省示范性數字檔案室和標準化數字檔案室（館）的驗收。

四、教育系統檔案工作協作組建設的思考與啟示

（一）建立檔案協作組是貫徹《檔案法》“統一領導，分級管理”原則的有力措施[4]

成立檔案協作組，健全了教育系統檔案工作的基層組織，充實了檔案工作的領導力量，實現了檔案行政管理部門對檔案工作的“分級管理”。檔案協作組工作形式是激活檔案工作機制的有益補充，是檔案事業發展的助推器，給檔案工作增添了新的活力。

（二）建立檔案協作組有利于爭取學校領導的重視與支持[5]

協作組每開展一次活動，均由各成員學校輪流作東道主，邀請成員單位分管領導參加，既讓學校領導了解協作組活動、業務學習的具體內容，又能讓他們清醒地認識到本校檔案工作的實際水平與改進方向，為學校領導進一步重視與支持檔案工作奠定基礎。

（三）建立檔案協作組是提升學校檔案工作的可行模式

學校檔案工作由于面廣量大，檔案行政管理部門很難進行一對一的指導和監管，但是學校檔案工作內容相近，遇到的困難和問題相似，有利于采用協同管理的工作模式。建立檔案協作組后，組內成員之間可以實現協同互補，在協作中采取頭腦風暴的形式解決困難和問題，以先進帶動后進，實現區域檔案管理水平的整體提升。

參考文獻：

[1]廖軍.充分發揮檔案工作協作組作用的探討[J].檔案時空，2010（6）：10-12.

[2]常萍.淺談檔案工作協作組的作用[J].檔案天地，2004 （S1）：23-24.

[3]韓秋黎.學校檔案管理理論與實務[M].上海：上海交通大學出版社，2010：9.

[4]徐光遠.略論檔案管理工作的基本原則[J].群文天地， 2012 （18）：266-266.

[5]馬宏.關于檔案工作協作組問題的幾點思考[J].浙江檔案，1998（2）：22-23.