規范化標準化在機關事業單位檔案管理工作的應用

趙航

摘要：檔案工作是適應社會實踐的需要產生的，各機關單位在工作和生產活動中形成很多文件，各項工作的繼續和發展，需要對這些文件進行管理。檔案管理是機關事業穩定發展的重要保證，建立系統、科學、民主的管理制度對社會十分重要，在行政事業單位中，檔案工作的規范化、標準化是事業單位檔案管理的關鍵，是行政事業單位協調、掌握、高效管理運行的有效保障。本文對機關事業單位檔案管理工作實現規范化標準化進行分析。

關鍵詞：機關事業單位；檔案管理；規范化；標準化

一、機關事業單位檔案管理工作的重要性與現狀

檔案管理工作對機關事業單位的作用是對優秀人才的發掘和員工的發展，人事檔案是記錄及發現優秀人才的重要途徑，通過對員工的檔案查詢，對個人素養和能力做出準確的判斷，幫助各部門對員工的評價，并根據單位的實際需求對人員進行調查，提高人事的工作效率。檔案管理工作對提高員工工作的積極性和工作質量有重要的意義，我國的機關事業單位的檔案管理工作量越來越大，工作難度越來越高，過去的檔案管理方式已經無法滿足現代化管理環境，需要推進機關事業單位檔案管理工作的規范化和標準化，保障機關事業單位的健康、穩定發展。

二、檔案規范化管理存在的問題

1.領導對管理工作認識不夠

在機關事業單位的檔案管理工作中，領導人員對工作的重視程度對工作的開展產生著直接的影響，因此要想加快檔案管理規范化進程，就必須得到機關事業單位領導對工作的支持[1]。但是當前我國部分機關事業單位的領導對檔案管理工作的重要性認識不足，一般不會采取一定的措施加強檔案管理規范化建設，在一定程度上造成工作人員的積極性相對較低，對檔案管理規范化建設產生不良影響。

2.部門歸檔立卷制度貫徹不到位

部門歸檔立卷工作也在檔案規范化管理中發揮著重要的作用，只有機關事業單位相關部門都積極貫徹檔案歸檔立卷制度，才能夠在制度的約束下提升檔案管理工作的規范化程度，促使檔案資源的利用率得到相應的提升。但是在實際工作中發現，現階段我國部分機關事業單位相關部門的歸檔立卷工作沒有在制度的規范下執行，歸檔立卷效果較差，不利于檔案管理工作的優化開展。

3.檔案管理制度不健全

檔案管理制度的確立是檔案規范化管理的重要保障，只有具備健全的管理制度才能夠促使機關事業單位檔案管理工作得到良好的發展，進而全面推進檔案管理的規范化建設進程。但是當前我國機關事業單位的檔案管理制度還不夠健全，工作人員對管理制度的執行效果也不夠理想，對檔案管理工作質量的提升產生了一定的不良影響。

4.檔案利用手續繁瑣，不能滿足社會需要

相關調查研究顯示，當前我國機關事業單位的檔案管理工作內容相對繁雜，具體管理手續過于繁瑣，各項檔案的管理需要浪費大量的人力和物力，導致檔案管理工作效率低下，已經無法滿足新時期檔案管理工作的發展需求。因此要想實現檔案規范化管理，機關事業單位還應該注意簡化檔案使用手續，為管理工作的優化開展創造條件。

5.檔案信息化管理程度較低

新時期隨著信息技術的發展以及其在各行各業中的廣泛應用，檔案管理工作也面臨著新的機遇和挑戰。但是當前我國機關事業單位檔案管理信息化程度偏低，無法實現檔案管理工作的辦公室自動化，對檔案管理工作規范化建設產生不良影響，也限制了檔案管理質量的提升，不利于機關事業單位各項工作的開展。

三、事業單位檔案管理規范化的對策分析

1.完善制度，加強檔案管理組織領導和宣傳工作

工作的開展需要有制度的保證，根據國家規定建設符合事業單位需求的檔案管理制度，能更好發揮制度的規范作用，運用制度來約束員工的行為規范，體現制度的權威性與執法的嚴肅性。事業單位領導對檔案管理工作重視程度，決定了檔案管理制度是否可以更好執行，領導應高度重視檔案管理工作，定期對檔案管理工作進行監督，發現問題能夠及時解決，完善檔案管理制度，提升制度落實的效果。檔案管理制度的有效落實，還需要加大宣傳力度，提高全體職工對檔案管理的認識，在日常工作中注重數據資料的保存、整理和存檔。

2.增加投入，加強檔案管理信息化建設

在傳統管理中，手錄檔案已經不能夠滿足檔案管理人員和職工的需求。在新形勢下運用計算機、掃描儀器等進行數據儲存，把文字、圖片、聲像等轉變成數據資料，實現檔案紙質與數據格式并存。運用計算機檔案搜索技術進行管理，可以提升檔案信息的利用率，讓檔案數據得到共享。在事業單位內增加互聯網模式的檔案管理設備，讓檔案管理逐漸信息化。在檔案轉變成信息化的同時也需要注意隱患，一些事業單位在建設中存在載體易損和系統被攻擊的現象，導致檔案遺失。所以要建設計算機系統防盜預警，當檔案管理系統出現問題時，可以盡快恢復運行。在檔案信息化管理中也需要把檔案進行備份，培養專業的計算機檔案管理人才，對檔案管理系統每日進行檢查維修。

3.加強培訓，提高檔案管理人員素質

檔案管理要有保密性，對于檔案管理人員必須要有極高的政治責任感與工作職責感。事業單位要選擇有超高的政治責任感與工作職責感的員工進行檔案管理工作，并且要經常組織政治思想方面的培訓。檔案管理信息化后，也需要管理人員自身素質有所提升，熟練掌握計算機等操作要求、檔案管理業務知識等。

4.加強法律宣傳，搞好保密工作

檔案中涉及到了事業單位工作人員的各項隱私信息，因此事業單位在對檔案進行管理的過程中，應對檔案的管理工作給予足夠的重視，避免因檔案管理不善而造成事業單位員工隱私信息外泄的情況。首先，事業單位應加強法律的宣傳，使得檔案管理人員可以對檔案管理的重要性產生認識，提高檔案管理的規范程度。其次，檔案管理人員應在檔案保密工作上下工夫，制定出有效的檔案保密條款，對于檔案的取閱，檔案信息的公布等進行嚴格的控制，以此減少檔案信息外泄的情況。最后，有關檔案管理人員在對檔案進行銷毀的過程中，應保障銷毀的徹底性，要在多人監督的情況下進行粉碎銷毀或者燃燒銷毀，杜絕一切可能造成檔案信息外流的機會。

5.完善檔案室建設，注重服務質量

紙質檔案需要一定的存放空間，檔案越多占有的空間面積越大，同時由于紙質檔案容易受到外界因素影響，經常會產生發霉，受潮的現象。因此有關事業單位應對檔案的存放地點進行合理的選擇，建立起符合存放要求的檔案室，完善檔案室的建設，避免檔案因存放不當造成檔案的損壞。除此之外，檔案室管理人員的工作能力也與檔案存放的質量有著密切的關系，因此有關檔案管理人員應積極的學習檔案管理知識，吸取周圍工作人員的工作經驗，注重提高服務的質量，使得事業單位檔案管理工作可以取得長足的進步。

6.建立電子檔案，實現信息管理

紙質的檔案在存放以及查閱等方面都存在著一定的局限性，因此隨著現代科技的發展，建立電子檔案成為了事業單位檔案管理的主要工作。在進行工在的過程中，有關管理人員通過信息錄入的方式，將紙質檔案轉化為電子檔案存放在計算機中，并利用網絡技術與各部分進行連通，方便各部分的查閱，有效的提高了檔案管理工作的速度，促進了事業單位檔案規范化建設的進程。

結語

機關事業單位的檔案管理工作對單位自身的發展運營和員工個人的職業生涯規劃都有十分重要的作用，對于事業單位檔案規范化、標準化建設應從事業單位工作實際出發，結合現代思想理念，將檔案管理向著科學化、合理化的方向推進，加強檔案管理，完善保密制度，建立電子檔案等方式，促進事業單位檔案管理質量的提高。

參考文獻

[1]謝金靜.事業單位檔案規范化建設的建議[J].辦公室業務，2014（13）：229.

[2]劉曉瑛.新形勢下檔案管理工作的規范化探微[J].北方音樂，2015，35（21）：203.

[3]周知勇.加強機關事業單位檔案規范化管理工作的思考[J].云南檔案，2015（12）：21-23.

（作者單位：吉林省梨樹縣機構編制電子政務中心）