武漢輕工大學
檔案去向是大學生畢業后最需要知道的事情,學校建立檔案去向查詢系統,方便學生查詢自己的檔案去向,檔案去向的信息直接關系到學生的切身利益,關系到高校辦學質量和聲譽。為進一步完善高等學校檔案管理制度,提高工作效率,維護高校畢業生離校后的檔案去向信息很有必要。
在很多高校,大學生畢業后,根據其工作地和個人要求,需要將其檔案郵寄到相關用人單位或回原籍。由于檔案不隨個人帶走,這樣,往往是畢業生到單位工作后,對于檔案的事情會遺忘,有的幾年甚至十幾年都不問檔案的事情,直到遇到問及檔案的時候,才想到問高校,如果時間較長,曾經經辦的老師都已不在崗位或換了其他管理人員,使得檔案信息很難查到。還有些畢業生實在查不到,就回學校重新補辦,開證明等。建立一套方便管理者管理,又能更好服務學生的檔案去向管理系統,在現實工作中存在必然的需求。
目前,信息技術發展迅速,信息技術帶動了現代社會深刻的變革,也為教育的信息化帶來了重大影響。在高等學校里,實行教育信息化進行各項工作的管理,將是提升工作效率重要的一方面。檔案管理是高校學生工作中不可或缺的一部分,將檔案管理進行信息化的實施和推廣,有利于促進和推動高校學生事務性管理的工作。信息化不僅可以提高檔案管理工作的效率,更可以加強檔案管理工作規范,便于數據工作的管理與對接。隨著信息化發展,大數據時代的日趨成熟,做好檔案去向管理工作,為深化檔案管理改革添加助力。
本系統采用的是網絡化管理模式,只需要對服務器做必要條件的要求就行了。也可采用單獨服務器來進行。為了保證各項功能協調進行,需要將達到一定的配置來滿足系統所需軟件的安裝和正常需求,建議部分硬件配置要達到以下標準:
處理器:兼容處理器或更高速度的處理器,建議1GHZ或更高;
內存:建議2GB或更大;
操作系統可以安裝winxp/win7/win8/win10或更高版本,必須安裝相應的iis(internet信息服務,iis的版本可以根據對應的操作系統進行選擇)
作為后臺管理,建議安裝ftp下載軟件。
本系統的設計基于asp環境的B/S架構,其客戶端是標準的瀏覽器,后臺數據庫采用Access或SQL數據庫。
根據對檔案管理系統功能的分析,按照軟件工程中的模塊化程序設計和“自頂向下”的原則,本系統分成三大模塊,即系統用戶、管理員用戶和學生用戶。系統業務辦理流程:首先是系統用戶設置管理員,對管理員用戶進行分配用戶權限,對數據進行分類,按照工作流程涉及到新增,批量添加和數據導出以及編輯等模塊。管理員用戶根據用戶名和密碼登陸,就可以進行錄入學生檔案去向信息數據,對以往的檔案信息數據進行維護以及備份操作。學生用戶根據自己的姓名和身份證號登錄,登錄成功后就可以查詢自己檔案去向的具體情況。如果不是管理員用戶,將不能進入系統。僅僅管理員用戶才能對數據庫中的數據進行修改,學生用戶不能對數據進行修改,確保了數據的完整性、準確性以及安全性。
本系統采用Access作為數據庫。根據系統管理員,管理員和學生三類用戶,系統要完成相應的功能模塊,如系統管理員分配管理員賬號,編輯管理員的賬號信息等;管理員用戶收集畢業生去向數據,在系統通過新增或導入進行錄入,編輯學生檔案去向信息并加以說明等,學生用戶查詢個人基本信息,了解檔案郵寄單號,檔案所在地址,聯系方式等。所以在進行設計具體的數據庫前,首先要設計其邏輯結構,然后再進行建立和關聯具體的數據庫,將該數據庫設計為以下表文件:用戶數據表,畢業生數據表,檔案信息數據表等。
本系統按用戶可以包括三大主要模塊:學生用戶、管理員用戶和系統用戶。不同的用戶對應顯示的內容不同,大致劃分為(如圖1):
目前管理系統的設計已經比較完備,主要是采用單機版的安裝模式,在信息化管理模式下,檔案管理人員不能僅僅在本機上進行操作,這樣數據獲取不及時,往往造成漏報,錯報等現象。本系統根據web系統設計的特點,采用網絡管理模式,能準確的獲悉畢業生檔案變更信息,并將處理結果能及時反饋給相關部門,簡化了檔案管理人員的工作程序,使得檔案管理工作效率大大提高。

圖1
[1]薩師煊,王珊.數據庫系統概論(第五版)[M].高等教育出版社,2014.
[2]程成.軟件工程[M].機械工業出版社.2011
[3]Chris Hart,John Kauffman著,張 楚雄,高猛譯.ASP.NET 2.0 入門經典(第4版)[M].清華大學出版社,2010.