行政事業單位檔案管理制度流程體系的研究

萬玉俠

科學合理的檔案管理不僅可以衡量行政機關的績效，還可以衡量行政事業單位的管理水平。檔案管理是真實記錄和反映行政人員的行政經驗、能力和成果的重要信息，是認識人才、檢驗人才、促進人才的重要參考依據。行政事業單位的資源取向、模式、戰略，以及未來的發展都受檔案管理工作的影響，所以檔案管理工作為行政事業單位提高管理服務職能有著重要的意義。

一.行政事業單位檔案管理的基本現狀

行政事業單位檔案管理是一個系統化、服務化的過程，在日常工作中很容易被忽略。在行政事業單位檔案管理開展工作中，檔案管理由于覆蓋面廣、業務繁瑣等特殊性，因此，在加強檔案管理過程中存在諸多問題。

1.缺乏足夠的檔案管理意識

由于一些行政事業單位的領導對檔案管理工作的重視不夠，沒有提供檔案管理所需的人力和經濟上的支持，以及一些單位不將檔案管理納入年度考核中，這些因素都導致行政事業單位的檔案管理工作受到阻礙。

2.檔案管理業務流程不清晰

部門行政事業單位檔案管理流程過于復雜，各種審批審查環節比比皆是，往往是一項審批流程會影響到到其他流程，造成檔案管理工作運行效率低下。“部門墻”太厚，僅僅在各自孤立的活動范圍內活動，一味地關注自己的局部業務，需要協調的交叉業務、重疊業務繁多，有的是相互間的隱形使得檔案管理流程模糊，同樣問題重復發生。在業務執行過程中對于各級管理人員的職責界定不夠明確，責任無法落地，制度約束效力太多，執行力較差。

3.缺乏完善的檔案管理制度

部分單位還沒有建立完整、科學、全面的檔案管理制度和標準。使日常的檔案管理工作中缺乏執行標準，使檔案管理復雜化、凌亂化。沒有清晰的文件存儲系統和文件恢復方法，使得查找和使用檔案更加困難。同時，一些行政事業單位在檔案管理方面缺乏執行能力，檔案管理工作缺乏權威性，導致檔案管理工作效率不高，管理職責不夠強，使檔案管理工作的管理職能空缺。

二.檔案業務關鍵制度與流程的優化分析

1.檔案業務模型與流程節點分析

檔案業務是指政府、企業或者部門對檔案實體和信息進行管理的業務。在檔案業務中，需要輸入檔案管理制度等內容，通過檔案分類管理、檔案調閱管理、檔案歸檔管理、檔案銷毀管理等工作，達到檔案信息得到保存或利用的效果，其具體的業務模型是一個相對閉環的周期，主要分三個層次：檔案制度的制定—檔案業務的執行-檔案管理記錄。其中檔案業務的執行環節主要包括檔案的分類、調閱、歸檔、銷毀等內容。

就檔案管理的業務流程而言，關鍵節點首先包括檔案的前期整理，主要包括檔案整理、分類、編號等關鍵業務節點，然后是檔案的使用，主要包括檔案調閱、搜索、檢查等關鍵業務節點，最后是檔案關閉環節，主要包括檔案審核、銷毀、歸檔關鍵業務節點。關鍵業務流程節點如圖1所示。

圖1 檔案業務流程關鍵節點

2.檔案業務執行人員與制度管控分析

用制度管人，管理工作將變得非常輕松，制定清晰的業務管控制度可以確保管理人員執行效率和質量的提升。在檔案業務執行過程中，檔案管理業務執行人員起到關鍵作用，主要涉及單位負責人、行政主管、部門負責人、檔案管理員等人員，其具體承擔的工作如圖所示。

圖2 檔案業務執行人員及其職責

根據對檔案業務主要環節及執行人員的分析，政府事業單位在進行檔案業務管理過程中，需要利用以下制度進行管控，具體如下：針對人員，要出臺相應的《檔案管理人員管理制度》和《檔案管理人員績效考核制度》。針對業務，要出臺相應的《檔案分類管理制度》、《檔案調閱管理制度》、《檔案銷毀管理制度》等。通過對人員和業務的雙重制度管控，進而達到“用制度管人、按流程辦事”。

3.檔案業務關鍵制度與流程分析

根據對檔案業務模型、流程關鍵節點、執行人員及針對性制度的分析，我們可以得出檔案業務的關鍵制度和流程。將檔案的業務關鍵制度和業務關鍵流程一一對應如下。

圖3 檔案業務關鍵制度與流程

在檔案管理制度流程體系的基礎上，要進一步完善檔案管理制度體系的評估，制度體系建設工作標準要與檔案業務流程全過程要匹配，要重點圍繞可用、可控、可操作的要求，對檔案管理工作進行細化和流程化設計，構建起完整的業務管理鏈。

三.檔案管理制度流程體系的實施保障

1.建立完善的檔案管理制度流程體系，為檔案管理工作順利開展提供保障。

一套完善的檔案管理制度流程體系的建立至關重要，在檔案管理過程中，要按照管理制度化、制度流程化、流程規范化的總要求，以檔案管理制度為基礎，以檔案管理崗位為主體，以檔案管理關鍵業務流程為中心，突出問題導向，通過梳理完善體系、健全管理機制、培育制度文化、實施流程再造工程，將制度流程融入檔案管理業務領域中；通過強化檔案管理關鍵制度流程體系建設，梳理繪制關鍵業務流程圖，明確檔案管理崗位節點及職責分工等重要舉措，逐步建立起覆蓋全面、上下銜接、流程高效、責權一致、有效制衡的檔案管理制度流程體系。

2.推進檔案管理工作專業化、規范化、現代化進程。

新時期檔案管理工作給檔案工作者提出了更高的要求。行政事業單位應采取多重措施實現企業檔案人才結構的合理化，提升檔案管理隊伍綜合素質。設立嚴格的檔案管理人才聘任制度，提高要求，確保管理人才專業性。日常工作中也需要積極開展培訓課程，及時更新工作理念與技能。要重視對信息技術型人才的發掘，滿足數字化檔案建設管理需求，提升檔案管理信息技術含量。

3.提升檔案管理人員的素質，提高業務管理效率與質量。

行政事業單位要加強領導干部的檔案管理意識，積極組織有關檔案管理的領導，參加一些檔案管理的會議及相關培訓。只有領導者意識到檔案管理的重要性，才能加強檔案管理工作。定期對檔案管理工作人員進行專業培訓，并定期進行考核，對于不合格的工作人員給予相應的處罰。加強檔案管理部門與業務交叉管理部門的交流，增進了解，相互促進，提高檔案管理的工作水平和能力。

四.結論

檔案管理工作是發揮政府職能的一個重要部分。面對新時代背景下政府服務職能的不斷升級強化，檔案管理模式要不斷進行創新，在遵循檔案管理工作客觀規律的基礎上，站在新起點，拓展新思路、新方法去研究和處理各種問題，加強對檔案的整理、收集、開發以及保護等各項工作，使檔案管理科學化、高效化、標準化，全面構建起制度流程體系完備、服務功能齊全、信息化程度高的現代檔案管理模式，從而保障事業單位檔案管理工作高效運行。

[1].容寧.事業單位檔案管理工作的優化路徑[J].黑龍江檔案，2012

[2].張雪芬.人力資源管理的戰略意義[J].內蒙古煤炭經濟，2012

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