新時期事業單位檔案管理與創新

郎曉峰

【摘 要】 事業單位是一個人才聚集的場所，它的發展關系著我國的經濟發展水平。在事業單位的發展過程中，檔案的作用舉足輕重。事業單位檔案記錄著事業單位的人力資源、資金情況、基礎設施的基本信息，它的完善程度和精準程度對事業單位各方面的進一步發展都十分重要。因此，我們必須要對事業單位的檔案進行合理的管理。

【關鍵詞】 新時期；事業單位；檔案管理

事業單位的檔案管理建設一直是事業單位的一個重要的行政問題。對于事業單位來說，除了那些基本的工作，檔案管理就是最重要的一項工作了。如果我們的檔案管理工作出現了大面積的失誤，那么我們事業單位的整個運行體系就會受到嚴重的負面影響。因此，我們在進行事業單位檔案管理時，一定要注重保證檔案的準確性可靠性，并對檔案進行及時的更新。在這個的新時期，我們的事業單位檔案管理也需要有一個新的面貌。因此，我們需要及時的對事業單位的檔案管理方法和策略進行一定的創新，以求在管理水平上獲得更大的進步。

1 新時期事業單位檔案管理過程當中遇到的問題

1.1 檔案信息不夠全面可靠

事業單位的檔案包含著事業單位大量人員的信息，還包含著事業單位的運行情況，資金周轉情況等，它的重要性是不言而喻的。但是，我國的事業單位檔案管理在目前來看，在很多還是存在著不足。其中最為顯著的一點不足，就是事業單位的保存的檔案信息往往不夠全面可靠。從全面性來講，事業單位的檔案所受收集的信息往往不能夠涵蓋事業單位發展所需要的一切信息。這些問題的出現，都是因為我們的檔案管理策略不夠先進導致的。在現代社會，檔案信息的處理對于效率和精確度的要求十分高。但是，我國的事業單位檔案管理還是遠遠達不到我們的需求。很多時候，我們的檔案管理還僅僅是停留在一個很落后的階段，根本沒能采取有效的措施來進行檔案的收集，這樣，我們的檔案信息自然很難做到全面。這對于我們事業單位的發展是極其不利的。如果我們需要對于某一個項目進行升級，沒有相應的檔案，我們就會多費許多功夫。除此之外，檔案信息不夠可靠也是我們需要進行管理策略創新的一個重要原因。檔案對于事業單位的重要意義是不言而喻的，所以一旦檔案信息發生偏差，造成的負面影響也是難以估量的。綜合這兩點原因，我們進行事業單位檔案管理策略的創新是時代的必然選擇。

1.2 檔案信息更新不夠及時

事業單位檔案包含的信息有很多，其中有許多信息都是日新月異的。比如說，單位的人員流動或者是新型設施，都是經常會發生變化的。我們為了確保檔案的有效性，我們應當對這些檔案進行及時的更新，以便于為下一次的活動做好準備。然而，我國很多事業單位的檔案信息更新往往不夠及時，為我們其它工作的進行帶來了一定的阻礙。這些不能夠及時更新的信息，也會對上級工作視察或者是直接調配造成不便。在這個人員調動頻繁，工作方法日新月異的新時代，入股哦我們不能對事業單位檔案的信息進行及時的更新，那么我們就會很難趕上時代的步伐。我們的工作水平也會被這個不良因素所制約，難以得到進一步的提高、從這個角度來講，為了保證事業單位檔案更新的及時性，創新事業單位的檔案管理策略是十分有必要的。

1.3 檔案管理的信息化程度不夠

事業單位的檔案管理是一項及其繁雜的工作，僅僅憑借人力使用紙筆，是很難將這些工作做好的。并且從目前來看，我國的事業單位檔案管理的信息化程度還是不夠。很多事業單位仍然還在使用紙筆來進行人事檔案、資產檔案的記錄，這種方法是極其落后的。首先，紙質的檔案及其容易發生受潮、損傷等情況，不利于長時間保存。其次，使用紙質的檔案也會是的我們在查找所需的檔案時比較麻煩，需要耗費大量的時間。最后，如果采用紙質未見記錄檔案信息，我們需要雇傭大量的人員來進行檔案文件的維護，極大的提高了成本。

2 新時期進行事業單位檔案管理創新的具體策略

2.1 全面的搜集信息，并對信息的可靠性進行核實

從上文的討論中，我們了解到，事業單位的檔案信息普遍存在著不夠全面可靠的問題。我們為了改善這種現象，必須要采取及時有效的措施。我們在進行檔案資料的采集時，需要全面的搜集一些相關的信息，確保這些檔案在以后用得著的時候全部都能在檔案庫中找到。除此之外，我們需要對這些信息進行嚴格的核實，如果同一類型的資料又很多不同的版本，我們就需要對它們進行嚴格的核實，選取可信度最高的一種將其記錄在檔案庫中，并將其他的相關文件保存起來，以便于進行進一步的確認。這樣，我們就可以保證我們所有現存的檔案都是全面可靠的了，我們的事業單位檔案管理策略創新也就算是成功了一半。

2.2 對于發生變化的信息進行及時的更新

從上文的研究中我們可以明確的了解到，事業單位檔案的更新速度對于事業單位的整體發展水平有著及其重要的作用。為了確保事業單位檔案庫中信息在任何時候都是準確的，我們需要及時的對發生變化的信息進行更新。比如說，當某位員工外出工作或者學習時，單位就有必要將員工的外出信息登記到檔案管理系統當中。這樣就可以避免一些找不到人的尷尬情況。除此之外，事業單位的教學措施等如果發生了更新，也需要將這些信息登錄到單位的檔案管理系統當中。這樣，當上級想要調查事業單位的情況時，就可以直接的得到一些準確的信息了。這極其有利于上級對于事業單位發展的進一步支持，也有利于事業單位間的信息交流。這也是我們進行事業單位檔案管理策略創新所必須要做到的極其重要的一點。

2.3 建立一個完備的檔案信息管理系統

為了提高事業單位檔案管理的效率，我們需要建立一個完備的檔案信息管理系統。這個系統應當包括檔案信息的收集、甄別、更新、錄入等各個方面，全面的為我們進行檔案管理服務。這是我們的事業單位檔案管理策略創新最重要的一條，能不能把這一點落到實處，決定了我們的事業單位檔案管理策略創新是不是真正的成功。做到了這一點，我們進行檔案管理的效率就會大大的提高，節約大量的人力物力財力，并且會提高檔案的可靠性和準確性。

3 結語

事業單位的檔案檔案管理問題意識是事業單位在發展過程當中不容忽視的問題。但是從目前狀況來看，我們在這方面的重視還是不夠。在信息的全面度、可靠性、更新速度、信息化程度等反面做得還是不夠。因此，我們需要及時的對事業單位的檔案管理措施進行改良和創新，從而得到一些精確可靠的檔案管理信息。這樣，我們的事業單位的工作才可以更加順利的進行下去，事業單位的發展道路也會更加的通暢。

參考文獻：

[1]新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].王玲玲.辦公室業務.2015（12） .

[2]關于新時期事業單位檔案管理創新思路的思考[J].王璠.改革與開放.2015（10）.