檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化 檔案信息的利用途徑

樊靜

摘要：數(shù)字檔案室建設對檔案數(shù)字化有支撐與引導作用，同時其也是公共文化建設的重要組成部分。在信息化技術不斷發(fā)展的趨勢與背景之下綜合電子網(wǎng)絡信息平臺家建設與取得明顯進步，其中主要涉及到通信技術、多媒體技術以及計算機技術等。本文主要對檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息利用的途徑進行探究，以期為相關工作人員提供借鑒。

關鍵詞：檔案數(shù)字化 數(shù)字檔案 利用

在信息技術的大力推動之下各行各業(yè)都在逐步朝信息化方向發(fā)展，在不斷應用通信技術的基礎之上數(shù)字檔案開始得到發(fā)展。內容記載繁復以及管理過程繁復是傳統(tǒng)檔案管理工作的明顯缺陷，結合實際情況對先進技術的使用是完善上述現(xiàn)象的重要手段，同時檔案工作的管理效率也可在原有的基礎上實現(xiàn)最大限度的提升?，F(xiàn)階段檔案管理工作正處于傳統(tǒng)檔案向數(shù)字化檔案過度的過程，必須在加強檔案管理的同時促使數(shù)字檔案取得發(fā)展與進步。

一、數(shù)字檔案的作用

（一）不斷促進信息資源實現(xiàn)數(shù)字化管理

對數(shù)字檔案進行建設與完善是數(shù)字化時代檔案信息資源管理的實質與目標，檔案室主要數(shù)字化的儲存與管理信息資源，因此數(shù)字檔案的建設過程離不開計算技術以及通信技術的支撐，也是在應用先進技術的基礎之上傳統(tǒng)檔案資料才能逐步實現(xiàn)向數(shù)字檔案的轉化。在檔案數(shù)字化管理的同時數(shù)字化最終會實現(xiàn)對檔案資源信息管理過程的直觀體現(xiàn)。

檔案信息資源是數(shù)字檔案的重要組成部分，我們可主要將其分為以下三種類型。第一種是傳統(tǒng)的檔案資源，第二種是視聽檔案資源，最后是在上述兩種資源結合的基礎之上對其進行數(shù)字化處理。在數(shù)字化以及信息化的迅猛發(fā)展之下，數(shù)字化是檔案信息資源管理的主要趨勢與方向。

（二）使得各種檔案資源進行處理的過程變得數(shù)字化

較為系統(tǒng)以及復雜是檔案信息資源管理工作的顯著特征，辦公業(yè)務是數(shù)字檔案建設過程必不可少的一部分，自動化以及數(shù)字化也是辦公業(yè)務必須逐漸實現(xiàn)的一個階段性目標，這是促使檔案信息資源管理工高效化以及系統(tǒng)化目標實現(xiàn)的必要手段。在實際對檔案信息資源進行綜合時必須實現(xiàn)對數(shù)字化手段的合理應用，條理清楚的圖書以及文檔需要在上述條件得到滿足后逐漸形成，并在實現(xiàn)與數(shù)字檔案室有效傳輸?shù)幕A上開展科學的管理工作。檔案使用者可打破傳統(tǒng)檔案時間與空間上的限制隨時隨地的查詢以及調閱檔案。

（三）促進檔案信息資源共享

計算機網(wǎng)絡是數(shù)字檔案建設的基礎與前提，為促使各地的檔案資源實現(xiàn)資源共享的目標必須通過計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案的數(shù)字化建設?？鐓^(qū)域共享是資源共享的另一個目標。在數(shù)字檔案中，各地的信息資源用戶可將自身需求作為主要依據(jù)對所需信息資料進行下載，促使數(shù)字檔案資源信息共享的總目標得以順利實現(xiàn)。

二、加強數(shù)字檔案信息資源整合利用的策略

（一）更新傳統(tǒng)的檔案信息資源管理的理念

在長期的檔案管理工作中其模式存在較為老舊的現(xiàn)象，數(shù)字化已經(jīng)成為檔案管理的主流與趨勢，這要求相關部門以及工作人員在實際對檔案信息資源進行管理時必須不斷更新自身的管理觀念。部分人員不能實現(xiàn)對檔案信息資源管理工作的充分認識，甚至認為該項工作可有可無。相關檔案信息資源管理人員必須在及時改進上述態(tài)度的基礎之上合理的改革與創(chuàng)新檔案信息資源管理工作，這不僅可在一定程度上對傳統(tǒng)管理模式進行改善，同時也可促使檔案資源信息管理工作實現(xiàn)向高效管理的轉化。

在改變傳統(tǒng)檔案信息資源管理工作人員理念時必須對定期對其進行培訓與宣傳，檔案信息資源管理知識以及理念都是其主要宣傳內容，這可以說是一種潛移默化的影響，管理人員長期處于這種環(huán)境之下其思想以及觀念會發(fā)生一定程度的轉變，這為檔案信息資源管理工作的整合打下堅實基礎。

（二）加強基礎網(wǎng)絡設施建設

數(shù)字檔案信息資源的整合工作需要在多個部門以及工作人員的共同努力下完成，基礎設施在其中占據(jù)核心位置，同時也可以說是其基本保障。為在真正意義上促使檔案信息資源管理水平得到最大限度上的提升必須不斷的完善與優(yōu)化基礎設施建設。檔案信息資源數(shù)字化管理的水平以及效率會受到基礎設施承載能力的直接影響與作用，這可在一定程度上說明基礎設計在數(shù)字化檔案信息資源中的重要性。

在實際建設檔案信息資源管理基礎設施的過程中必須對以下條件進行滿足。首先是對網(wǎng)絡建設進行有意識的加強，檔案信息資源管理工作帶有一定的特殊性，在整合檔案信息資源的同時也要建立健全檔案室數(shù)據(jù)網(wǎng)絡，注意保持這部分網(wǎng)絡的相對獨立性。其與互聯(lián)網(wǎng)之間應結合實際進行有效的區(qū)分，當前的辦公網(wǎng)絡與業(yè)務網(wǎng)絡之間必須呈現(xiàn)出一種相對獨立的狀態(tài)。為從根本上對檔案室的信息安全進行保障必須使用嚴格的安全措施開展數(shù)據(jù)交換工作。

（三）加大對數(shù)字檔案信息資源管理人員的培訓力度

數(shù)字檔案建設效率與人才隊伍建設之間存在不可分割的密切聯(lián)系，因此如何建設一支高素質的人才隊伍是現(xiàn)階段檔案信息資源整合工作面對的主要問題。在實際進行人才選拔時必須實現(xiàn)對嚴格把關這一原則的遵守，主要是對綜合型人員進行選擇，不僅是需要具備檔案管理知識，同時需要熟悉與掌握信息管理知識，這部分人員參與到檔案信息資源整合工作中對上述工作的順利開展有積極作用。從在崗人員角度來說，必須在不斷加強培訓的基礎上促使其業(yè)務能力以及職業(yè)素養(yǎng)得到本質上的提升。

（四）加強檔案室與相關信息機構之間的聯(lián)系

檔案室可以說是數(shù)字檔案發(fā)展的主要方向與目標，信息資源的整合主要是在檔案室的支撐下進行，將與其他社會信息結構之間的聯(lián)系進行不斷加強是促使檔案室建設完成的關鍵環(huán)節(jié)。在國家數(shù)字信息基礎工程中數(shù)字檔案占據(jù)較大份額。因此促使數(shù)字檔案資源整合不可避免的會遇到協(xié)調所有信息結構工作的問題，檔案館、文化館以及博物館等是其中的代表機構。對上述部門之間的資源進行有效整合可促使信息系統(tǒng)的利用效率得到本質上的提升，同時也可作為基礎與前提營造出良好的環(huán)境以便數(shù)字檔案信息資源整合與利用得以順利進行。

三、結語

數(shù)字化成為提高檔案管理工作效率的關鍵，如何才能構建高效的數(shù)字化檔案室，是當前檔案室管理工作研究的重點。在數(shù)字檔案的建設和利用過程中，需要采取多種策略，整合人力資源、加強不同機構之間的聯(lián)系等，以提高數(shù)字檔案的利用效率。

參考文獻：

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[2]汪喜剛.試論檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息的利用[J].蘭臺內外，2014，（04）.

（作者單位：哈爾濱創(chuàng)業(yè)投資集團有限公司）