論人事檔案利用服務

摘 要：人事檔案作為檔案管理之中所必不可少的部分，其利用服務水平直接關系到檔案管理的整體進度。在文中介紹了人事檔案利用服務的意義，探討了人事檔案利用服務的基本要求，在此基礎上探討了人事檔案利用服務注意事項，以期更好地推進人事檔案利用服務。

關鍵詞：人事檔案；利用服務；注意事項

人事檔案利用服務是指人事檔案管理者通過一定方式把符合查閱審批程序和審批范圍內的檔案提供給利用者的服務。人事檔案是以個人為單位，記述和反映個人經歷、思想品德、工作業務狀況和獎罰等情況的記錄，它是人事管理工作中形成的第一手材料，具有原始記錄性和真實性，是人事管理工作的重要基礎依據。人事檔案利用是滿足人事管理工作的需要，實現人事檔案價值的一個過程。

一、人事檔案利用服務的意義

人事檔案利用服務是人事檔案工作的根本目的，是連接檔案工作內外關系的一個重要環節。只有把人事檔案納入利用實踐，才能使人事檔案的特殊功能得以積極發揮，為人事管理工作起到應有的作用。具體表現在以下幾個方面：

（1）人事檔案利用是發揮人事檔案作用、使用檔案管理成果的主要渠道，也是為人事管理工作提供真實、可靠的基礎數據的途徑。通過檔案利用服務從而保障個人任職資格、享受待遇等方面的利益，或為單位選拔利用人才和開發人力資源提供考核依據。

（2）人事檔案利用體現了人事管理工作對檔案利用的需求，對人事檔案管理工作起到檢驗和推動作用。在利用的過程中，根據利用需求會對檔案工作的各個環節提出相應要求，這樣就會促進人事檔案工作的不斷完善，推動人事檔案基礎業務工作的建設。

（3）通過人事檔案利用服務對檔案工作者的要求，促進檔案工作者進行業務進修學習，不斷提高檔案工作者的素質和工作能力。

（4）做好人事檔案利用服務工作，是對人事檔案工作最有效的宣傳，能夠引起各方對人事檔案工作的重視，在進行人事檔案收集、整理等具體檔案管理工作時得到各方的支持，使人事檔案管理工作得以良性發展。

二、人事檔案利用服務的基本要求

（1）檔案工作者要有較強的業務能力，端正服務態度，樹立良好的工作作風。既要熟悉檔案內容和熟練掌握檔案利用程序，還要用心了解利用者的需求，以認真負責的態度，為利用者提供優質有效的檔案利用服務。

（2）建立人事檔案查閱制度，嚴格履行查閱手續。人事檔案查閱制度內容應包括以下幾個方面：

①查閱干部人事檔案人員，必須是中共正式黨員，嚴格遵守保密制度。查閱干部人事檔案人員不能查閱本人及其親屬的檔案，下級人員不得查閱上級人員的檔案，任何人也不得因私查閱干部人事檔案。

②組織人事部門對干部進行任免、聘用、調動、工資變動、退休等過程中查閱人事檔案的，需向管檔單位或部門提供查檔函或查檔申請。

③查閱干部人事檔案時要履行查閱手續，按規定程序辦理人事檔案查閱審批表，審批表的內容應包括有：查閱單位、查閱人姓名（注明其身份和政治面貌）、被查閱人姓名、查閱事由、查閱內容、組織人事部門審批意見、單位領導審批意見等。

④查閱人員嚴禁損壞、涂改、撤換、描畫檔案材料，不得擅自拍照、復印或泄露檔案內容。因工作需要復制、抄錄或拍攝的，需經組織人事部門主管領導批準。

⑤查閱檔案時只能在人事檔案室進行查閱，嚴禁電話、視頻查詢和答復，也不能將干部人事檔案帶出，因特殊情況須帶出，要按人事檔案管理規定，申明理由報審，同意借出后須妥善保管，不得轉借他人，不得辦理與申請借出時的理由無關的事項，按規定歸還的時間及時歸還。

三、人事檔案利用服務注意事項

（一）正確處理利用與保密的關系

人事檔案利用是人事檔案工作的重要組成部分，保存人事檔案的目的就是為了利用，如果把人事檔案束之高閣，禁止使用，就失去了保存的意義。但人事檔案本身具有的機密性，使其在被利用的過程中，又要得到嚴格的保密約束。

所以，人事檔案利用服務和保密工作都是為了合理發揮人事檔案在人事管理活動中的作用，既要開展好人事檔案利用服務工作，又要堅持人事檔案保密原則，也就是提供人事檔案利用服務的同時，保證遵守和履行有關制度與程序，使二者統一而不矛盾。

（二）正確處理利用與保護的關系

人事檔案利用是實現人事檔案價值的直接途徑，在提供人事檔案利用服務的過程中，要切實保護好檔案本身。人事檔案一般只有正本，副本是根據工作需要而建立，所以人事檔案原始材料幾乎都是孤本。即便現在很多管檔單位在進行人事檔案信息化建設，但檔案查閱利用的過程中，一般都是以紙質材料的正本作為原始憑證作用，電子人事檔案多數是起到備份和提供參考的作用。

在提供人事檔案利用服務時，嚴禁抽煙、喝水、吃零食等行為，以防檔案受到燒毀、潮濕、污染等損毀。在借閱的過程中，禁止涂改內容、描畫字句、折疊、撤換檔案等對檔案損壞的行為。

（三）正確處理規范與易用的關系

人事檔案利用過程中，既要嚴格遵守人事檔案借閱管理制度的有關規定，又要注意簡化手續，方便檔案利用者。良好的利用行為和效果，有利于促進新的檔案需求產生，從而更好地發揮人事檔案的價值。

總之，開展人事檔案利用服務工作，必須要有利于國家檔案事業的發展，有利于工作機構對人力資源的合理開發和利用，有利于個人應該受到的權益保障。在做好保密與保護工作的前提下，不斷改善服務態度，提高服務水平，為人事檔案需求者提供優質服務，充分發揮人事檔案應有的作用。

參考文獻：

[1]洪俊超.人事檔案利用價值的研究探討[J].人力資源管理，2018（03）：174.

[2]王雅靜.人事檔案管理與利用中存在的問題與對策[J].佳木斯職業學院學報，2017（10）：452-453.

作者簡介：蔡書，貴州省黔中水利樞紐工程建設管理局。