交通工程項目電子檔案標準探討

徐銳，李仕奇

（貴州省交通科學研究院股份有限公司，貴州 貴陽 550008）

1 現狀分析

國內對交通工程電子檔案管理系統的研究以及應用正在不斷進行，廣東省交通運輸檔案信息管理中心、廣東省檔案局、廣東省交通運輸工程質量監督站聯合研究交通工程電子檔案管理系統與規范，在2014年編制《廣東省交通工程電子檔案管理規范》。貴州省對于交通工程電子檔案標準研究非常的重視，電子檔案是現代化的產物，沒有標準化就沒有現代化。目前對交通建設工程電子檔案標準化研究正在不斷開展。

因此，隨著電子檔案管理的實踐與理論的發展，對電子檔案的標準化管理的力度將會進一步加大。由于標準建設的速度不斷提升，我國電子檔案管理將上升到一個新的發展臺階，研究符合貴州省交通建設工程電子檔案標準迫在眉睫。

2 研究成果

2.1 建立了“交通工程項目電子檔案管理系統”

該系統根據國家檔案局、交通檔案局、廣東省檔案局的嚴格標準，同時運作簡便，能夠實現收集、整理、分類以及對未歸檔文件進一步管理，方便檔案存檔和查閱。另外，還能夠實現檔案修改、審核、存檔，并具有以下優勢。

（1）在電子檔案管理系統各個環節、過程中可以使用電子簽名。由于在使用過程中應用了數字證書，以及通過全過程監控的電子簽名方式，避免了存在責任人的簽名是否真實以及有效等等問題，使電子檔案具備了真實性、系統性、完整性，另外還能夠提供電子檔案憑證。電子檔案形成的流程如下圖1。

圖1 電子檔案形成流程圖

（2）由于電子文件的電子簽名具有法律作用，給檔案管理帶來重大的意義，保障了管理質量和效率。結合計算機處理電子文件，由電子簽名、留存、整理項目組卷，然后將電子檔案進行留檔保存。

（3）統一電子文件接收規范。信息管理系統中導出的工程資料，最終都轉換附有電子簽名的PDF文件存檔。

（4）交通工程項目電子檔案管理系統和項目信息管理系統能夠做到完美結合。文件搜集精確簡便，不重不漏，解決了文件篩選繁瑣、整理重復等困擾，大大減少了檔案管理時間，實現了“三同步”（同步組成、同步收集、同步整理），提高了交通工程檔案管理的效率。

（5）工程施工、監理單位的檔案具體情況在電子檔案管理系統中能夠進行實時、如實反映，項目業主和檔案主管單位能夠清楚了解下級附屬的檔案管理狀況。

2.2 建立了“交通在線電子認證平臺”

該平臺的顯著功能有：第一點，具備了在線驗證數字證書的真實性和有效性。第二點，給以可信的時間戳服務，根據時間戳服務器得到北斗衛星導航系統的相關標準時間，再通過時間戳服務器證書對該標準時間進行電子簽名，最終給出時間戳結果。第三點，給電子檔案管理系統提供合法的電子簽名，實現了電子檔案的真實性、有效性、可追溯性以及防篡改性。第四點數據絕對保密，能夠做到雙向SSL信息傳輸以及128位通道加密。

2.3 “交通工程項目電子檔案數據本地、異地備份及恢復管理體系”

建立了《檔案數據備份規劃》、《數據備份及恢復管理手冊》、《檔案數據恢復管理制度》等相關制度，綜合數據的日常收集、存檔、恢復和應急處理等措施。具備了交通工程項目電子檔案數據的本地、異地恢復備份功能。

3 創新點

（1）填補了貴州交通建設工程電子檔案研究空白，對國家《電子簽名法》在電子檔案領域應用，統籌實施細節和管理規范，為核發電子簽名的電子檔案的法律效力提供了試點。

（2）提出電子檔案系統接收和使用的標準格式。

（3）電子檔案用戶身份認證以及電子簽名等技術的應用，通過結合北斗衛星標準時間，以保證檔案所處理的真實性和有效性。

（4）實現檔案與工程建設同步收集、整理、歸檔，規范項目檔案日常工作，過程環節檔案形成，保證數據追溯性，提高檔案資料的查詢利用效率，對國內其他行業電子檔案系統的建設具有借鑒意義。

4 推廣前景

本課題的研究，順應貴州省交通信息化發展的趨勢，能夠大力推動交通建設項目的檔案信息化建設，不僅具有示范效應，而且具有顯著的實用性，以及社會和經濟效益。

（1）課題的研究對國家《電子簽名法》在貴州省電子檔案領域落地實施有重要意義，為電子檔案的電子簽名形成實施細節和管理規范、強化應用合法電子簽名的電子檔案的法律效力提供了落地試點。

（2）通過獲取北斗衛星標準時間來保證檔案操作人員身份認證、電子簽名、電子印的真實性。

（3）通過組成整個省交通工程的電子檔案系統，保證了電子檔案管理質量和效率，使得電子文件能夠和紙質文件的同步留存，規范了交通檔案的日常工作，使項目資料形成的可靠性和準確性得到重要的保障，檔案資源的搜索查閱效率大大加強。

（4）從經濟效益上分析，以高速公路工程進行分析，數據表明每100公里高速公路留存檔資料高達1萬卷，每卷大約250頁，各樣工程一半需要給以四套紙質檔案，以各個上級管理部門留存查閱，那么100公里高速公路所需的總頁數為：1萬卷×250頁×4套=1000萬頁。應用電子檔案，現在能夠做到使用一套紙質檔案，如果以每頁0.2元計算，每100公里高速公路項目就能夠減少150萬元（750萬頁×0.2元）。

（5）減少了檔案保存的管理投入。交通工程所占的巨大紙質檔案要求通過進行分開長期保存，但是庫房的溫度需保證處于14～24℃，相對濕度需保證在45%～60%，建設和維護的成本大大增加，那么以100公里高速公路進行分析計算，能夠減少150平方米庫房面積、100立方密集柜及所用的配套設施。

（6）大大降低企業及政府主管部門檔案管理投入。目前紙質檔案一般各頁設置4個手工簽名，100公里的簽名數高至一千萬個（250萬頁×4），通過電子簽名大量的手工簽名將被電子簽名進行代替，大大提高了項目相關人員的管理效率，降低了人力資源成本。

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