探討人事檔案材料在收集與鑒別工作中的問題及解決措施

于曜溥

摘 要：文章主要針對人事檔案材料在收集與鑒別工作中的問題及解決措施進行分析，結合當下人事檔案材料在收集與鑒別工作發(fā)展現(xiàn)狀，從人事檔案材料在收集工作中的不足與解決措施、人事檔案材料在鑒別工作中存在不足與解決措施方面進行研究與探索，更好的推動人事檔案材料在收集與鑒別工作中的發(fā)展與進步。

關鍵詞：人事檔案；檔案材料；收集工作；鑒別工作

通常情況下，人事檔案材料的收集與鑒別工作是當前各企業(yè)人事檔案管理工作的主要內容，只有在第一時間對相關數(shù)據(jù)信息材料進行全面科學的收集與整理，才可在基礎上體現(xiàn)出人才的實際狀況。想要促進企業(yè)對專業(yè)技術人才進行良好的選擇與錄用，需要工作人員結合實際需求提高人事檔案管理工作重視程度，保證人事檔案管理工作具有較強的完整性與科學性。

1 人事檔案材料收集的重要作用

人事檔案回檔材料收集工作，在一定程度上屬于人事檔案管理工作的基礎與主要工作內容，與此同時其也具有政策性強、保密性高以及涉及面較廣的顯著的特征。人才檔案歸檔材料的科學收集，可在基礎上促進人事檔案內容完整性、精準性以及豐富性的提升。相關企業(yè)想要真正的現(xiàn)實對工作人員的科學選拔與任用，需要先對工作人員進行客觀全面的了解與掌握，其中對員工了解最好的方法就是對科學合理的對工作人員的人事檔案進行運用[1]。所以，對人事檔案材料進行科學全面的收集與整理，才可促進人事檔案信息資源的科學利用，并為企業(yè)對工作人員的選擇與晉升提高良好的產(chǎn)考依據(jù)。

2 人事檔案材料鑒別工作的重要性

在進行人事檔案材料鑒別工作期間，其主要目的是之間收集的材料進行進行整理與鑒別，在結合企業(yè)實際發(fā)展需求進行選擇與取舍，其也是進行人事檔案管理工作的主要基礎。若對于人事檔案材料鑒別工作重要性缺乏合理的認知，信息材料收集缺乏規(guī)范性與完整性，非檔案材料沒有得到第一時間的處理與分析，歸檔材料缺乏完整性等，在一定程度上導致人事檔案管理之后的工作內容對檔案使用效率的提升受到影響，并使得人事檔案的作用不能得到真正的發(fā)揮。

3 人事檔案材料在收集工作中的不足與解決措施

3.1 存在的不足

當前在社會經(jīng)濟快速發(fā)展作用下，人事檔案管理工作通常對集中式檔案管理模式進行使用，同時結合實際需求設置了具有較強針對性的材料崗位與檔案整理崗位。其主要目的是協(xié)助人事部門對各種人事材料進行進行收集與整理，并對人事材料進行移交。現(xiàn)階段企業(yè)人事信息管理部門工作人員在對相關材料進行收集后，都已移交給人事處進行相應的管理，這種工作模式通常具有相應的不足。例如：人事材料收集缺乏及時性，不能較好對專業(yè)人才聘請審批材料進行進而寫話的收集與整理；企業(yè)在職工作人員人事活動具有較為明顯的變動，各種人事材料需要重新進行收集與整理，但在實際工作缺少在職職工的關注與重視等。上述問題在企業(yè)人事檔案材料收集期間具有較強的發(fā)生幾率[2]。其中人事檔案材料收集缺乏規(guī)范性，檔案材料受手續(xù)缺乏完整性、相關工作人員操作缺乏熟練性等，也會是到企業(yè)人事檔案材料收集工作出現(xiàn)相應的不足。由于人事檔案材料工作存在相應的問題，因此需要針對人事檔案材料收集工作進行完善與創(chuàng)新，結合實際需求對收集工作期間存在的問題進行分析與研究，在基礎上促進人事檔案材料收集工作的完善。

3.2 解決措施

其一，對企業(yè)已經(jīng)創(chuàng)建的人事檔案管理制度進行科學的運用，對材料收集通道進行疏通與完善，并以此為基礎形成良好的人事檔案材料收集網(wǎng)絡結構，同時通過科學的方法提高所有工作人員對于人事檔案材料收集工作重要性的認知。

其二，人事檔案材料工作人員需要良好的了解與掌握人事檔案各流程工作內容與重點，強化自身對材料進行鑒別的能力，人事檔案管理工作的順利實施創(chuàng)建良好的條件與基礎。

其三，人事檔案信息管理人員需要結合企業(yè)發(fā)展需求，強化材料收集工作力度，需要進行移交的人事檔案數(shù)據(jù)需要具有較強的完整性，不可存在缺乏內容等現(xiàn)象，同時結合人事檔案材料移交工作過程進行材料的科學移交。

其四，利用對渠道對人事檔案材料不斷進行積累[3]。人事檔案材料的形成部門通常都具有較大的差距，同時涉及面也相對較廣，因此在人事檔案材料收集期間需要實現(xiàn)全面完整的收集與整理。

其五，創(chuàng)新人事檔案材料收集管理制度。想要促進材料收集工作質量的提升，不僅需要對管理人員綜合素質進行提升與強化，還需要結合實際需求對人事材料移交體系與登記體系等進行完善與優(yōu)化。

其六，對統(tǒng)一的考核目標與制度規(guī)范進行運用，促進工作效率的全民提升。結合人事檔案結構板塊，對人事檔案內部審核制度進行創(chuàng)新，為人事檔案材料精準性提供保障。其中還需要促進材料接收管控能力的提升，提高對人事檔案材料移交與追繳重視程度。

4 人事檔案材料在鑒別工作中存在不足與解決措施

4.1 存在的不足

以我國某企業(yè)為例進行分析，當前認識檔案材料鑒別工作主要存在三方面的不足。首先，在進行鑒別工作期間，經(jīng)常將不屬于人事檔案歸檔范圍材料進行移交。其次，現(xiàn)階段多數(shù)企業(yè)主要對人事檔案集中統(tǒng)一管理模式進行使用，使得存檔人員數(shù)量相對較多，并導致姓名相應工作人員人事檔案出現(xiàn)混淆問題[4]。最后，人事檔案材料手續(xù)缺乏完整性，如確實企業(yè)公章以及個人簽名等。并主要在在職期間獲得的學歷材料以及在冊員工中具有著明顯的體現(xiàn)。

4.2 解決措施

其一，企業(yè)需要結合實際需求對人事檔案信息管理工作人員定期進行業(yè)務技能培訓活動，促進其專業(yè)能力不斷提升，使相關工作人員具有良好的人事材料鑒別能力。

其二，由于企業(yè)相關工作人員編號具有較為固定，因此可在人事檔案制作期間對人員編號進行添加，避免人事檔案材料出現(xiàn)混淆問題。

其三，在對材料進行鑒別期間，需要對所有工作人員檔案信息等進行認真仔細的核實，避免同名混淆問題的出現(xiàn)。

其四，對人事檔案材料處理情況進行鑒別，避免缺乏完整性手續(xù)的材料被接受與規(guī)定處理。

其五，材料鑒別期間需要對上級部門與相關規(guī)章制度文件基礎進行了解與掌握，實施完善的審閱工作，促進鑒別質量的全面提升。

總而言之，良好的人事檔案材料收集與鑒別工作，需要相關工作人員結合檔案管理規(guī)章制度進行工作，提高材料收集完整性與鑒別細致性，同時對不同材料問題進行科學分析與處理，對人事材料進行科學控制，在基礎上促進認識檔案管理工作的順利進行。

5 結語

綜上所述，企業(yè)人事信息部門需要提高對于人事檔案材料管理工作重視程度，對人事材料收集與鑒別工作中存在的不足進行深入探索與研究，并總結出現(xiàn)應的經(jīng)驗與解決方法，防止其再次出現(xiàn)。其中還需要提高人事檔案管理工作，對材料收集與鑒別工作進行關注與重視，真正發(fā)揮出檔案管理工作的實際功能。

參考文獻

[1]翟宸.試論人事檔案材料的收集和鑒別[J].科技展望，2017，25（26）：230.

[2]張博.人事檔案材料收集與鑒別需要重點關注的內容[J].科技創(chuàng)新與應用，2016（31）：320.

[3]肖勝清.淺談高校干部人事檔案材料收集、鑒別及應對措施[J].科技信息，2016（22）：317.

[4]孫芳，張惠.收集人事檔案材料要有鑒別[J].山東檔案，2016（04）：38.