做好建筑工程項(xiàng)目檔案管理的研究探討

伍慶芝

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，建筑業(yè)也是日新月異，迎來了大好的發(fā)展機(jī)遇，建筑施工過程變得越來越規(guī)范。在建筑施工過程中，工程項(xiàng)目的檔案管理工作受到了人們的廣泛關(guān)注，工程檔案不僅直接代表整個工程的優(yōu)劣，更是一種有力的參考依據(jù)，出現(xiàn)工程問題時，可以進(jìn)行參考。本文根據(jù)整個建筑行業(yè)發(fā)展情況，對建筑工程項(xiàng)目中工程檔案的管理進(jìn)行了深入研究，為后續(xù)檔案管理工作提供理論基礎(chǔ)。

關(guān)鍵字：建筑；項(xiàng)目；檔案

得益于我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，全國各地的建筑工程規(guī)模日益增大。隨著建筑工程領(lǐng)域的發(fā)展和深入，工程檔案的數(shù)量也會越來越多，難度隨之變大。因此，相關(guān)部門應(yīng)該不斷地提高對工程檔案管理工作的重視程度，創(chuàng)新性地利用各種現(xiàn)代化的技術(shù)手段和工作模式，提升本身對工程檔案管理水平。

1 工程檔案管理的意義

1.1 工程檔案管理的概念

檔案，顧名思義是國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。工程檔案就是指在工程建設(shè)管理過程中形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的載體材料。建筑工程項(xiàng)目是由項(xiàng)目設(shè)立、項(xiàng)目決策、項(xiàng)目施工等眾多環(huán)節(jié)組成的，而工程檔案是建立在項(xiàng)目設(shè)立階段，即前期階段。工程檔案對工程項(xiàng)目的意義重大，如果沒有對檔案進(jìn)行管理和保護(hù)，那么建筑工程也就不能進(jìn)行正常的施工作業(yè)。

1.2 工程檔案直接體現(xiàn)工程質(zhì)量

人民對住房的需求越來越大，相應(yīng)對住房質(zhì)量的要求也會越來越高。而建筑工程的質(zhì)量是衡量建筑工程安全性的首要指標(biāo)，需要建筑單位嚴(yán)格地保證項(xiàng)目質(zhì)量，對施工過程中的每一個環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格把握。同時，工程質(zhì)量的好壞也需要由完整的工程檔案來決定，在工程檔案的基礎(chǔ)上對工程施工的技術(shù)、材料、工藝、進(jìn)度進(jìn)行詳細(xì)的數(shù)據(jù)分析，采用先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行對數(shù)據(jù)的綜合評測，并得出與之相應(yīng)的質(zhì)量檢測報告。工程檔案會對工程建設(shè)過程中的施工材料、機(jī)械、環(huán)境、人員以及施工方法進(jìn)行詳細(xì)的記錄，針對各種在工程中可能會出現(xiàn)的因素進(jìn)行匯總，保障施工質(zhì)量。另外，在工程中工程檔案管理也是工程驗(yàn)收的一個重要的環(huán)節(jié)。工程檔案中記錄著工程的各個方面，專業(yè)的工程驗(yàn)收部門會基于工程檔案對建筑工程進(jìn)行執(zhí)法檢查。隨著驗(yàn)收檢查的標(biāo)準(zhǔn)越來越嚴(yán)格，施工方若保證質(zhì)量，必須在實(shí)際施工過程中對每一個環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)的記錄，及時發(fā)現(xiàn)問題，保證施工質(zhì)量。

1.3工程檔案為整個工程提供參考依據(jù)

工程檔案的建立可以為整個工程提供更為細(xì)致的參考依據(jù)，工程檔案在施工過程中會詳細(xì)記錄每一個工程環(huán)節(jié)，如果其中的某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，可以以工程檔案為參照依據(jù)進(jìn)行追責(zé)。工程檔案會記錄所用人工、材料以及機(jī)械的詳細(xì)用量，參考工程檔案可以對整個施工成本進(jìn)行宏觀的調(diào)控，故工程檔案的建立可以大大提高工作效率，所以工程項(xiàng)目檔案對于整個工程來說是非常重要的參考依據(jù)。

2 目前建筑工程檔案管理中存在的問題

2.1 管理意識薄弱

如今在大環(huán)境下，仍然有很多施工方企業(yè)沒有意識到工程檔案管理的重要性，管理意識比較落后，甚至質(zhì)疑檔案管理工作的意義。此外，仍然有很多公司沿用落后的傳統(tǒng)的管理模式，管理意識非常薄弱。

2.2 檔案管理制度的落后

我國相關(guān)政策明確規(guī)定了建筑工程管理工作的相關(guān)要求，但是在實(shí)際工作中，嚴(yán)格執(zhí)行的企業(yè)不多。這說明企業(yè)內(nèi)部存在缺乏有效的管理制度問題，同時在管理的過程中也沒有專門人員進(jìn)行工作。

2.3 缺乏專業(yè)管理人才

很多企業(yè)對于具有專業(yè)知識人才的需求量非常大，但是對專業(yè)管理工程檔案的人員需求不大。隨著社會的發(fā)展和進(jìn)步，大量的專業(yè)檔案管理模式出現(xiàn)，相應(yīng)的專業(yè)管理人才仍然缺少。缺少專業(yè)的人才，就會挪用其他專業(yè)的人員進(jìn)行項(xiàng)目檔案管理工作，使得工程檔案的管理工作既耗時又費(fèi)力。

3 施工方在工程檔案管理中的作用

在整個的工程過程中，施工方的作用彌足重要。施工方需要對整個工程過程中的每一個關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行質(zhì)量抽查，并對所有的質(zhì)量數(shù)據(jù)和文件進(jìn)行收集和整理，對工程檔案管理工作進(jìn)行詳細(xì)謹(jǐn)慎的處理。

3.1 培養(yǎng)管理意識，加強(qiáng)了檔案管理教育

在整個工程施工過程中，工程檔案管理工作非常重要，同時，施工方在其中有至關(guān)重要的作用。首先，施工方單位應(yīng)深刻意識到建筑工程檔案的重要性，花費(fèi)大量的人力、物力提高管理效率，摒棄傳統(tǒng)落后的管理模式，利用最新的技術(shù)和理念進(jìn)行相關(guān)管理工作。其次，積極招聘專業(yè)管理人才。對于施工方企業(yè)而言，工程檔案的管理是核心競爭力，對于自身企業(yè)發(fā)展和促進(jìn)建筑行業(yè)正規(guī)化發(fā)展具有重要作用。隨著檔案管理技術(shù)的不斷提高，人才戰(zhàn)略顯得尤為重要。招聘優(yōu)秀人才進(jìn)行科學(xué)合理的管理工作，不但可以使企業(yè)減少不必要的財力支持，還可以使企業(yè)管理隊伍年輕化，創(chuàng)新氛圍更加濃厚。檔案人員在工程前期進(jìn)入施工現(xiàn)場，對檔案管理工作建立一個大局觀，對管理工作統(tǒng)籌規(guī)劃，避免因前期準(zhǔn)備工作不足到后期出現(xiàn)資料數(shù)據(jù)丟失遺漏現(xiàn)象。此外，及時與相關(guān)負(fù)責(zé)人簽訂責(zé)任書，減少了工作失誤。

3.2 建立完善的檔案管理制度和完整的控制組織體系

施工方在進(jìn)行檔案管理工作中，擁有一套專業(yè)的管理制度，首先會在企業(yè)內(nèi)部建立工作小組，專門負(fù)責(zé)管理工作。不斷地進(jìn)行檔案管理教育工作，強(qiáng)化全員管理意識，建立完善的檔案管理制度，上到項(xiàng)目經(jīng)理，下到基層員工，不斷地深入學(xué)習(xí)，全體員工的參與才是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。另外，相關(guān)政府部門對建筑檔案管理工作的重視，對施工方企業(yè)來說意義重大。

3.3 建立了高效的工程檔案管理機(jī)構(gòu)

施工方會在公司內(nèi)部建立一個由經(jīng)驗(yàn)豐富、工作高效的人員所組成的管理機(jī)構(gòu)，這些人具有一定的檔案管理知識儲備，認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶Υぷ?，完全面把握和完成檔案的整理、歸檔等工作。另外，施工方應(yīng)建立完整的控制組織體系，施工方按照檔案控制計劃與各個負(fù)責(zé)單位簽訂檔案控制目標(biāo)責(zé)任書，由專門人員進(jìn)行檔案控制工作。

3.4 建立有效的考核機(jī)制

施工方對進(jìn)行工程檔案管理工作的專業(yè)人員進(jìn)行考核，加深對檔案管理工作的重視和專業(yè)知識的考察，并且按照施工方與各個負(fù)責(zé)單位簽訂的責(zé)任書，對參與工作的專業(yè)人員進(jìn)行責(zé)任目標(biāo)現(xiàn)階段執(zhí)行情況的考核，建立獎罰制度，對認(rèn)真負(fù)責(zé)的優(yōu)秀員工進(jìn)行獎勵，對消極對待的員工進(jìn)行經(jīng)濟(jì)上的懲罰。

3.5 強(qiáng)化了檔案驗(yàn)收工作

在進(jìn)行完整的工程檔案整理工作之后，需要對檔案進(jìn)行驗(yàn)收工作。檔案驗(yàn)收工作是對已經(jīng)完工的工程檔案按照相關(guān)對丁程序檢查之后，確認(rèn)此工作是否復(fù)合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)并且可以歸檔的一個重要的環(huán)節(jié)。施工方會收集工程檔案文件，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件和竣工圖。如果工程檔案管理工作沒有達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，是不允許竣工和辦理與各個負(fù)責(zé)單位的工程金結(jié)算手續(xù)的。

4 結(jié)語

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和建筑行業(yè)的蓬勃發(fā)展，以施工方為主導(dǎo)的工程檔案管理工作變得尤為重要。相關(guān)部門應(yīng)該重視管理工作，完善工程檔案管理制度，加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，促進(jìn)建筑業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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