淺談事業單位檔案管理工作優化策略

于婷

摘 要：本文作者結合實際工作經驗，總結了對檔案管理的幾個方面，提出了加強檔案管理優化的有效措施。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；分析

1 當前事業單位檔案管理現狀分析

1.1 事業單位管理者對檔案管理工作認識不足

事業單位管理者認為檔案管理僅僅是一項輔助性工作，沒有必要投入太多人力物力，造成一些不必要的浪費，單位管理者對檔案管理工作缺乏應用的重視，從而導致相關管理規劃制度欠缺實施力度，造成事業單位檔案管理工作實施的有效性相對缺乏。

1.2 事業單位檔案管理工作缺乏信息化建設

隨著我國信息技術的發展，信息技術在我國各領域都被廣泛應用，然而，我國部分事業單位依然采用傳統管理方式，沒有將信息技術充分融入到管理工作中去，導致事業單位工作進度與低成本方式難以保持同步，大大削弱了事業單位管理工作的反饋機制，并且還造成了檔案管理的同步要以更高成本作代價現象的出現，非常不利于當前事業單位檔案管理工作的順利開展。

1.3 管理人員專業水平相對低下

我國事業單位大部分管理人員在管理方面還是比較有經驗的，使事業單位服務管理工作能得到順利開展，對事業單位的發展起到一定促進作用，但有小部分管理人員的文化水平相對比較低，管理經驗比較缺乏，管理人員水平參差不齊。介于這一點，相關單位面應該加強對管理人員進行專業培訓，提升事業單位整體素質水平。

2 加強檔案管理優化的有效措施

2.1 建立完善的檔案管理制度

由于事業單位檔案管理工作內容比較復雜，工作量較大，企為了方便管理必須將檔案管理工作納入到統一管理中來，建立相對完善的檔案管理制度，增強管理依據性、規范性及權威性，對單位文件進行編制歸檔。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規范》、以及本企業《項目檔案歸檔管理制度》等文執行，做到有跡可循，充分發揮檔案管理最大作用，促進事業單位檔案管理工作的順利開展。

2.2 實施檔案管理一體化，加強檔案管理

由于事業單位檔案管理工作的開展通常會涉及到多個部門，為確保所有檔案的完整性，單位管理人員必須加強檔案管理一體化，確保檔案資料的準確性。檔案管理人員可以利用信息技術將紙質檔案轉化為電子檔案，電子檔案便于查閱，具有方便、快捷的特點，不過電子檔案涉及到企業內部信息等重要資料，一旦丟失便很難找回。因此，檔案管理人員必須對檔案的歸檔、保存工作做好，實現企業檔案的安全管理。

2.3 加大對檔案信息化建設的力度

單位必須加大對檔案信息化建設的力度，用低成本方式來實現檔案管理工作的具體運行，將網絡信息技術完美融合到事業單位檔案管理中，促進我國事業單位檔案管理工作的順利開展，為事業單位的全面發展打好基礎。

2.4 將檔案管理納入合同

合同扮演著決定性作用的角色，它是強有力的法律依據、相關單位應該將檔案管理納入到合同，為檔案管理爭取主動權，加強檔案歸檔的完整性及準確性。

2.5 提高檔案管理人員的素質水平，加強相關培訓

隨著我國經濟結構的改變，檔案管理工作越來越趨于科技化管理模式，管理模式的轉變對檔案管理人員的自身素質水平提出了更高的要求。相關單位必須加強對相關人員的系統培訓，他們必須具備專業文化知識、科技化管理手段以及正確的癥狀傾向。同時還必須加強與其他各部門之間的溝通，了解每一個工作環節，隨時根據工作進度來調整工作流程。事業單位的檔案管理人員是事業單位檔案管理工作的重要組成部分。因此，他們必須不斷提高自身素質水平，努力順應時代的發展，才能真正促進我國事業單位的發展。

2.6 不斷推進檔案管理的制度建設。

制度在一定程度上是規范管理的主要基礎，同時也是對檔案管理科學化的基本要求。由于檔案管理方式的變革，進一步要求對其管理制度也要作出相應的調整。要想把檔案管理工作做好，首先應該做的就是加強制度建設，相關的工作要作出具體的規定，只有這樣才能讓檔案管理工作在今后能健康有序地發展。檔案的保存時間、方式、方法以及公開的程度都要進行明確的界定，讓檔案管理相關的工作人員在對檔案管理的過程中能夠有章可循，在新技術背景下，讓檔案管理更加規范有序。檔案管理制度建設一定要適應社會的發展，對不適應發展的制度不僅要進行修訂，還要對其進行變革，對空白的地方要制定出新的制度進行相應的補充等。

2.7 完善檔案管理的體制。

由于信息化技術的不斷發展，讓檔案工作管理工作能夠和信息技術進行有效的集合。但是就目前來說，在信息化的時代下，檔案信息管理體制在一定程度上存在著管理力度不夠的問題，并且檔案在使用的過程中也不是很方便。我國的檔案信息系統在進行建設的過程中比較分散，在軟硬件進行選用上也還存在著一定的問題，所以，應該在管理體制上進一步地保證各個部門能夠在一定程度上對信息自動化系統進行統一的管理，這不僅要求對技術操作進行有效的規范，還要求對軟硬件的選擇進行相應的規范。

2.8 實現檔案信息資源的充分共享。

目前在信息化建設過程中，對軟件的使用比較混亂，而且硬件上的功能在一定程度上也沒有得到有效地發揮，這樣就會進一步導致檔案信息不能充分共享，相關各個部門的檔案信息在管理的過程中都是各自為營。所以，應該在一定程度上應該明確檔案管理過程中的內容以及范圍，并且有效地規范檔案管理過程中各項工作和檔案管理過程中各個環節，建立相對比較規范的系統工程，以保證檔案信息資源共享渠道的暢通。

2.9 加強檔案信息數據庫的建設。

我國大體上還處在文件處理向信息化管理進行過渡的階段，因此，要想向信息化管理的過渡進行得更快，其中比較重要的就是建立檔案信息數據庫。針對數據庫系統建設來說，它不僅是檔案信息管理的核心，同時還是其重要的基礎。建立數據庫在一定程度上是需要長期的過程，我們應該本著從低級到高級的過程進行相應的建設。在對數據庫建設的過程中，應該把檔案管理的相關工作和計算機技術這兩者進行有效的結合，并讓其能夠在一定程度上協調合作，把綜合數據及檔案目錄庫進行相應的集合，只有這樣才能進一步地形成網絡開發式以及分布式的數據庫，使信息化檔案管理工作過程中的效率進得到不斷地提高。

2.10 提高檔案管理人員的素質。

檔案管理工作進步和發展需要有與之相適應的的管理隊伍，因此，要加強對檔案從業人員的教育培養，不斷提高管理人員的素質。一是檔案管理人員自身要具備較強的業務素質和能力，對其相關知識進行有效的的掌握，并能運用現代化手段對檔案進行規范化管理。二是檔案管理人員一定要具備較強的責任心和事業心，對檔案管理工作能夠全身心地投入。三是相關的工作人員要樹立較強的大局意識，使檔案管理工作能夠滿足國家規定的要求，保證工作的過程中不會出現紕漏。

檔案管理工作對于事業單位來說至關重要，因此相關單位必須將重點放在檔案管理工作上，加強統一認識與宣傳意識、建立完善的檔案管理制度、將檔案案管理納入合同、注意檔案安全管理工作的實施、提高檔案管理人員的素質水平、實施檔案管理一體化、做好相關的統籌規劃和安排，以及加大對檔案信息化建設的力度，從而達到提高事業單位檔案管理工作的效率。

參考文獻

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