淺談如何做好學校檔案管理工作

楊海蓉

摘 要：學校檔案是學校廣大教職員工在教育教學工作、學校管理及其他各項工作和學習等活動中形成的，具有保存、查考、利用價值的文字、圖表和聲像等多種形式、各類載體的原始記錄，是全體師生員工智慧的結晶，是歷史的憑證，是學校的財富。學校檔案工作是學校各項工作的重要組成部分。因此，加強學校檔案管理和利用工作是學校教育教學的需要，學校應該在抓好教學管理的同時抓好檔案管理和利用工作。中國

關鍵詞：學校檔案管理；規章制度；員工培訓

1 學校檔案管理的重要意義

隨著課改的深入進行，學校檔案在管理上呈現了很多新的特點。首先，學校檔案的信息量越來越大，越來越復雜。主要的原因有兩點：一是學校教學活動涉及的內容逐步增多，除了正常的教學活動外，現在學校增加了對學生實習、學生實訓、實驗室管理、學生社會實踐等內容，這些反應教學過程和學生經歷的文件需要集中管理；二是檔案在深度上有所增加。以往的檔案更多的是教學記錄，而現在的檔案除了反映學校管理的檔案以外，更多的關注了教學活動，包括各專業的建設、各專業導員的工作，以及一些學科的教學科研成果等等。學校檔案信息內容越來越寬泛，越來越全面。其次，學校檔案信息的應用更加多元化。以前學校的檔案是獨立出來的，主要是對檔案的保存，檔案信息的利用很少。現在由于學校各項教學活動的需要，檔案信息占有非常重要的地位，需要對檔案信息進行綜合利用，尤其是涉及學校科研、學科建設、學生檔案信息資源等問題時，往往需要多個部門緊密配合。現在學校開始走產學研結合的道路，需要更多與社會信息接觸，學校資源的開發利用涉及大量的檔案信息，也需要檔案信息的支持。對于學校檔案呈現的新特點，在檔案管理上必然要采取對應的措施，保證檔案信息的擴大，也要保障信息資源利用渠道的通暢。

2.學校檔案管理構建的現狀

目前，學校在管理、運營、科研各項活動中形成的大量檔案已成為經濟發展的重要信息資源，這些檔案真實地記錄了我們學校的誕生、發展的歷史過程，記錄了學校在國民經濟和社會發展中所發揮的重要作用。目前學校領導越來越重視檔案工作，檔案材料的收集、整理、歸檔及保管相對規范。但也有少部分學校不重視檔案工作，檔案管理基本處于原始、松散和家庭式管理狀態，對自己的檔案材料隨處亂放，不及時整理歸檔，致使一些有價值的檔案材料丟失，導致學校在經濟交往、產權變更和擴大再生產時出現無檔可查的被動局面，給學校造成了無法彌補的損失，嚴重影響了學校的發展壯大。主要原因和導致的問題主要表現在以下方面：

2.1檔案管理制度不健全

一些學校由于檔案管理方式簡單，沒有嚴格的檔案管理制度，致使檔案管理處于混亂狀態，造成了學校檔案資料收集困難，極易遺失等問題。

2.2檔案管理機制落后

許多學校是各科室負責保管自己科室的檔案，一些重要的文件材料保存在部門負責人手中，雖有專人管理，借閱時沒有例行借閱手續。

2.3檔案資源信息傳遞速度慢

由于一些學校檔案資料沒有實行集中統一管理，加之管理不規范，信息資料無法及時匯總，致使提供綜合信息服務速度緩慢，影響了學校的工作效率。

2.4檔案資料保護措施不到位

沒有設置防火、防潮設施設備，檔案柜內沒有放置防蟲藥物，“十防”（防盜、防火、防潮、防霉、防塵、防蟲、防高溫、防光、防鼠、防有害氣體）措施落實不到位，嚴重影響到檔案資料的安全存放和保管期限。

3規范學校檔案管理的措施

3.1加強領導的重視

檔案管理部門一直是學校的一個獨立部門，但是檔案管理也長期不受重視，被認為是可有可無的部門。一方面檔案管理長期處于管理而不利用的境地，自然不受重視；另一方面檔案管理被認為是沒有什么技術含量的工作，一般安排的都是老弱人員，也不受重視，很難得到提拔。這種局面主要是由于一些領導不重視檔案管理造成的，因此，需要積極向學校闡述檔案管理的重要性，爭取領導的支持，積極商討檔案資源的利用和信息化、網絡化管理，發揮檔案資源的優勢，服務學校管理，并將檔案管理設定為日常的工作項目。

3.2 完善管理的規章制度

任何工作都需要完善的規章制度作保障，檔案管理更是如此，要通過完善規章制度，嚴格工作流程，保證檔案管理的規范化、正規化和標準化。學校檔案管理工作由于不受重視，很多工作沒有嚴格的流程，也沒有規章制度，導致一些資料存檔出現問題。因此，今后要加強檔案管理部門規章制度的完善，嚴格要求工作流程。可以與學校的其他部門進行溝通，集思廣益，起草一些制度性的文件，在逐步的實施中進行完善，廣泛聽取各部門的意見，保證檔案管理順利進行的同時能夠服務其他部門。規章制度的建立和完善不是一日之功，需要循序漸進逐步完善，切勿一步到位，可以借鑒其他單位的，然后在廣泛的意見之上進行完善。

3.3 提高檔案管理人員的業務素質

由于不被重視，檔案管理人員在選拔上一直都是領導安排，而且很少對工作人員的專業技能和業務素質提出要求。由于部門沒有激勵機制，員工的不到升遷機會，很少有員工主動提高業務素質。因此，一方面盡快完善部門的激勵機制，另一方面采取措施提高工作人員的業務素質。目前提高業務素質主要有兩個措施，一是對員工進行培訓，立竿見影；二是提高選拔要求，引進具有專業技能的人員，提高部門的管理水平。尤其是現在檔案管理越來越信息化和網絡化，引進具有專業技術的人才成為必然選擇。通過這些措施，努力打造一支業務精良，具有專業技能的高素質檔案管理隊伍。

3.4 更新檔案管理的設備

學校要搞好檔案管理工作，設備設施建設尤為關鍵，因為齊全的設施是做好檔案管理工作的物質基礎。學校一定要把檔案設備設施建設作為校園基本建設的一項重要內容，根據學校規模和經濟狀況設置檔案管理辦公室。管理過程中所需的防盜、防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、調溫和通風等設施，盡可能做到“三室分開”，即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開，至少要做到檔案庫房獨立。對于音像、實物等特殊而有長期保存價值的檔案，確保它們的保存質量。

3.5 加強檔案資源的開發利用

學校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務價值，利用它來正確指導學校教育教學各方面工作的發展和進步。因此，在檔案管理過程中，切不可流于形式，整理一些毫無價值的劣質檔案，也不能將大批優質檔案資料塵封在檔案庫中。為了充分發揮檔案的服務作用，學校領導應該高度重視教職工用檔意識的培養，讓大家認識到，正確用檔就是在提升自我素質和提高工作效益，就是在為學校的進步發展做貢獻。

4 結束語

綜上所述，想要做好學校檔案管理工作，首先應該加強意識，規范管理，做好檔案的收集、整理、歸檔工作，學校應重視對檔案進行信息化管理，并且要大力推進現代化建設，提高檔案管理人員素質，使管理手段高效化，檔案工作標準化，只有這樣才可以使檔案價值得以充分體現，達到學校檔案管理的目的。

參考文獻

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