人事檔案信息數字化管理面臨的問題及對策研究

摘 要：人事檔案管理是進行實現事業單位工作有序進行的有效手段，隨著信息化發展也呈現出顯得特點。基于此，本文針對人事檔案信息數字化管理存在的問題進行分析，并且通過選擇合理的數字化管理載體與系統、提升數字化管理人員工作水平以及保障信息安全等手段，為提升人事檔案信息數字化管理的水平提供參考。

關鍵詞：人事檔案管理；數字化；信息安全

計算機信息技術不斷發展的大環境下，各項工作對其的應用不僅提升了效率還保障了工作的質量，例如在人事檔案管理工作中利用信息數字化技術，就能夠有效促進該工作的準確性。但是在人事檔案管理的計算機信息技術應用中仍存在一些問題，亟需得到解決。

一、人事檔案信息數字化管理現存問題

（一）計算機環境、技術問題

人事檔案的信息數字化管理工作，經常由于計算機的環境以及管理系統的具體功能情況而受到影響。其中最為普遍的現象就是人事檔案信息管理環境的溫度、濕度環境等。由于人事檔案信息數字化管理需要利用計算機進行操作，所以其所處環境必須要能夠支持計算機運行的穩定開展。計算機使用過程當中，首先是受到濕度的問題影響，一旦濕度過大，就會容易產生漏電現象或者是各種零部件的受潮現象，從而影響具體的使用，還會導致硬件設施的壽命下降。其次是關于環境的整潔性，在灰塵過大的環境下，計算機的各種硬件設備或者是U盤等都難以讀取數據，從而導致工作開展的影響。最后是關機計算機技術方面，計算機技術提升速度是極快的，計算機發展可以用日新月異來形容，技術方面的落后就會導致檔案管理工作的效率降低。

（二）信息安全性問題

自從計算機被廣泛應用之后，隨之而來的信息安全性問題也越來越嚴重，計算機信息的安全性問題主要受到兩個要素影響，一是在遭受到外部的黑客、病毒攻擊時，就會產生信息丟失的現象。人事檔案信息關系到隱私以及各種發展工作，一旦被竊取就會導致各方面的損失。網絡環境下，新信息的安全問題成為最險峻也是最難徹底解決的問題，并且由于計算機技術普及，網絡環境也充滿更多的危及。而是人事檔案信息數字化管理工作人員自身對于信息安全的意識不足，也致使信息安全受到影響。在進行人事檔案管理過程中過分重視工作的效率問題，而忽視了工作的安全，是促使人事檔案信息安全性受到威脅的重要原因。

（三）數字化管理人員個人能力問題

現有的人事檔案數字化管理人員上崗條件較低，導致很多工作人員個人能力不到位，實質上是無法勝任檔案管理工作的。部分的數字化管理人員是在企業、單位內部的傳統數字化管理工作更新換代之后繼續進行管理工作的，而忽視了數字化管理與傳統檔案管理之間的差距。數字化管理系統對于計算機水平、互聯網認知以及業務熟悉程度都有較嚴的要求，只有在這三個方面都具有完備的知識掌握，才能夠勝任數字化管理人員這一職位[1]。

二、提升人事檔案信息數字化管理水平有效對策

（一）選擇合理的數字化管理載體與系統

開展人事檔案信息數字化管理工作之前必須對數字化管理的載體和系統都進行合理的選擇，保障人事檔案管理工作具有一個穩定可靠的基礎。首先是人事檔案信息數字化管理的載體選擇方面，這是對于硬件層面的考慮。人事檔案信息數字化管理必須保障硬件可以保障各項工作的開展，以及具體使用年限。數字化管理的載體壽命關系到了這項工作開展的成本以及安全性，質量可靠才能促使管理水平的提升。其次是數字化管理系統的選擇方面，需要針對人事檔案信息數字化管理工作的特點來進行具體選擇。在進行檔案管理工作過程當中，必須要保障系統的技術水平保持在整體行業內部的平均水平的，甚至的超過平均水平的，否則落后的系統只能夠阻礙各項人事檔案管理工作的進行，降低效率以及質量。人事檔案管理系統緊跟時代需求進行更新換代，并且在更新過程當中注意存儲信息的保存與轉移，防止在這一階段過程中人事檔案信息被不法分子復制竊取，保障系統的仿真性。

（二）提升數字化管理人員工作水平

數字化管理人員的個人能力水平和管理工作的開展是緊密相關的，在工作過程當中，只有高素質的工作人才才能夠促使整體工作質量不斷提升。對于管理工作人員必須定期開展培訓，培訓的內容涵蓋有基礎的系統操作，還有各項安全意識的培訓，以及在出現安全事故的狀況下，怎樣才能有效處理，使損失降到最低。培訓過程不能脫離實踐，只有將理論與實踐進行結合才能保障實際工作工程中，管理工作人員有能力處理各種突發狀況，應對各種事件。并且企業內部也要結合相關法律以及企業自身發展需求，制定有效的管理制度，保障各項人事檔案信息數字化管理工作都在框架內有序地進行，一旦出現事故，能夠將責任落實到具體的管理人員，這樣也可以有效促使工作態度的端正以及工作積極性的提升[2]。

（三）保障信息安全

信息安全一直是人事檔案管理工作的重點問題，也關系到其所服務單位、企業的整體發展運作。保障人事檔案信息數字化管理的安全性首先需要從相關法律法規的解讀與遵守開始。我國已經頒布的有關于人事檔案管理工作的法律法規包含有《檔案法》、《計算機病毒防治管理辦法》等，將這些法律各項工作開展的出發點以及被侵害時的武器，保障信息安全。針對目前網絡環境復雜的特點，以及各種木馬、病毒泛濫的現狀，定期開展系統的殺毒以及維護工作，最大限度減少各種安全漏洞，讓不法分子難以找到信息竊取的切入點。最后在進行檔案的錄入導出工作時，結合傳統檔案管理方式，機密檔案可以仍舊采取傳統方式進行保存，這樣就盡量避免信息竊取的現象。

三、結論

總的來說，利用信息數字化技術進行人事檔案的管理是時代發展的必然趨勢，也是對于新技術的有效應用。這種方式下，利用創新的計算機科技進行人事檔案工作，需要不斷進行系統和載體的質量與技術提升，還需要加強管理人員個人工作素養，以此實現人事檔案信息數字化管理的整體水平提升。

參考文獻

[1]劉倩.事業單位人事檔案信息管理的數字化與網絡化探析[J].蘭臺內外，2017（04）：77.

[2]張衛，姜瑞博，楊騰.人事檔案信息的全面數字化管理[J].中國衛生產業，2016，13（18）：172-174.

作者簡介

宋麗霞（1984—），女，漢族，廣東梅州，本科，中級經濟師，現從事檔案管理方面工作。