淺談社會保險檔案規范化管理

祁勇

摘 要：隨著我國社會保障制度不斷推進，民生問題成為社會熱點問題，社會保險業務成為人民關注的重點問題，從而導致社會保障的業務量大幅度提高，檔案管理成為社會保險機構的重要工作。社保檔案管理是關于民生大計的關鍵一步，是改善我國民生問題的重要緩解。所以，本文就對社會保險業務檔案規范化管理進行分析，并且提出了針對性的措施，凸顯社會保險業務對構建中國夢的重要推動作用。

關鍵詞：社會保險、檔案管理、規范化、業務

隨著我國改革開放的不斷深入推進，我國社會保障機制有了極大的改善，因此我國社會保險機構以及企業的業務量在不斷提高。并且社會保險業務中的檔案管理師社會保障管理工作的重要一環，業務檔案可以真實的反映參保人的參與社會保險的實際情況，所以做好檔案管理是促進我國社會保險工作發展的重要組成部門。因此，如何有效管理社會保險業務檔案，是社會保險機構和企業在進行社保工作中首要考慮的問題。但是，我國社會保險業務中的檔案管理工作仍然存在大量的問題，這些問題對于推動我國社會保險業務檔案管理規范化產生了嚴重阻礙。因此本文從中國實際出發，力圖找出切合我國實際的社會保險業務檔案管理制度。

1 扎實推進社會保險檔案規范化管理的必要性及重要意義

推動社會保險檔案規范化對于促進我國社保工作發展具有重要作用，主要表現為以下3點：

1.1 扎實推進社會保險檔案規范化管理過程，是我國進行社保改革的關鍵一步。隨著我國社會保險企業不斷推進改革，傳統的“單位人”開始逐步轉變為“社會人”，這就要求社會保險企業和相關機構的職能開始轉變，其不僅要履行社會保障職能，還需要對參保人員提供社會服務，因此社會保險機構的工作量大幅度提高，其業務系統也開始膨脹。但是若社保機構無法取得參保人準確的參保資料，就會導致保險業務出現誤差，甚至會損害參保人的切身利益，從而阻礙社會保險的改革進程。

1.2 扎實推進社會保險檔案規范化管理，是順應社會保險機構業務增多的現實情況，每一位參保公民都需要在保險機構留下自己準確的參保信息，從而便于今后社保機構對離退休人員辦理相應的社保業務，為我國公民提供切實服務。所以社會保險業務檔案管理是否規范化直接關系到參保人今后的社會保險待遇，所以推進社會保險檔案規范化管理，是保護參保人公民權益的關鍵步驟。

1.3 扎實推進社會保險檔案規范化管理，能夠切實維護我國公民的社會權益。隨著我國國企改革，國有企業開始不斷重組兼并，大量的工人下崗，原有的勞務關系產生破裂，從而導致大量參保人在斷保多年后要求續保。由于多年前，我國各項社會保障措施并不完善，沒有對其形成重視，導致大量參保人的權益受到侵害，從而產生大量的社會民生問題。如果國家不積極的采取措施解決相關問題，將使人民對政府產生不可信任感。

2 社會保險業務檔案管理存在的問題

近年來，我國不斷推進社會保險改革，并且對于社會保險業務檔案規范化管理的重視不斷提高，但是仍然存在大量的問題，這就直接影響了社會保險業務檔案管理規范化的推進，也不利于公民權益的保障，社會保險業務檔案管理存在的問題主要有以下3點。

2.1 業務檔案資料不齊全

在計劃經濟時代，我國社會保險業務管理以人工為主，這樣導致社會保險業務檔案資料存在誤差，甚至是資料不齊全，對于參保人的真實信息得不到確認，比如一些企業或個人在進行參保時，沒有填寫一式多份的參保單。另外，在填寫參保資料時，參保人和社保機構沒有進行資料核實，也沒有紀錄參保信息、參保人工作單位等，這就造成了參保資料的不完整。

2.2 沒有進行檔案資料的核實

不僅是在計劃經濟時代，就目前而言，我國大部分的社會保險機構并沒有形成規范化的管理，很多工作人員在工作中玩忽職守，并沒有對參保人員的參保信息進行核實，其中很多參保檔案中的姓名、身份證等基礎信息都會出現明顯的錯誤，這些錯誤有可能是因為錄入產生，也有可能是參保人本人書寫錯誤，但不論是哪一種參保信息錯誤，社保機構都很少對參保信息進行核實，嚴重影響了參保人的個人權益，也容易誘發參保人和社保機構的糾紛。

2.3 保險業務檔案借用人事檔案

我國一些社會保險機構，為了提高工作效率 ，會將有工作經驗或者正在工作的參保人的人事檔案來作為自身的業務檔案，這樣的做法歸隊參保人今后的工作、再就業問題產生影響，參保人在今后移交檔案時會產生不便，這樣會增加社保機構后續的工作量，也影響參保人個人的就業問題和公民權益問題。

3 如何扎實推進社會保險業務檔案規范化管理

從上文可見，我國社會保險業務檔案規范化管理仍然存在一些問題，只有切實切實解決相關問題，從而確保我國社會保險改革順利推進，本文對如果扎實推進社會半年業務檔案規范化管理提出了以下幾點建議。

3.1 建章立制，統一規范

在推進社會保險業務檔案規范化管理過程中，其關鍵一步就是對社會凹陷業務檔案管理進行建章立制，從而使得相關工作人員在工作中有法可依，有章可循。要求社保機構工作人員在進行業務檔案管理時必須要遵循相關灌頂，并且嚴格按照《社會保險法》行事，切實履行自己額度工作職責，認真記錄參保人員的個人數據，并且進行妥善分類參觀。只有切實按照規章制度辦事，才能確保社會保險業務檔案記錄標準規范，杜絕以認識檔案替代業務檔案的情況出現，真正保證我國公民的參保、獲保權益。

3.2 對檔案信息進行嚴格的核實

如上文所訴，因為社保機構工作人員沒有對參保人員的參保信息進行嚴格核實，從而導致后續的工作失誤，甚至造成社保機構和參保人員產生糾紛的現象屢見不鮮。因此為了杜絕此類現象發生，相關參保機構必須要規范業務辦理制度，要求參保人認真填寫參保單，要求參保企業和參保個人填寫準確的申保險時間，并且出示共享和身份證，與此同時，拼板機構工作人員還需要對相關信息進行核實，確保信息的真實性。在檔案錄入時，還需要對參保信息進行二次核實，確保參保信息和參保人的真實情況沒有出入。

3.3 強化檔案管理人員的素質

社保機構工作人員的素質隊伍推進社保業務檔案規范化管理具有重要作用，因此我國的社會保險機構需要招聘專業對口的人員來進行工作，還需要對員工積極開展業務培訓工作，要求員工提高自身的專業素養和業務能力，對工作人員進行定時的績效考核，激發員工的工作熱情。同時，社會保險機構還可以定期舉辦交流會，讓優秀的員工分享經驗，從而打造一支真正為民服務的優秀社會檔案管理隊伍。

3.4 明確劃分社會保險業務管理權責

因為社會保險業務工作量多而雜，所以在實際工作開展中，需要嚴格依照《社會保險業務檔案管理規定（試行）》制定的歸檔標準展開工作，從而做到權責統一，職責相當。在進行業務辦理中，例如登記、征繳、轉移、待遇核定、基本信息變更等環節的工作需要落實到個人。還需要安排專門的檔案管理人員來進行歸檔、檔案整理等工作，明確劃分各個工作步驟的權責。

3.5 社保檔案管理與新技術相互結合

隨著信息技術的飛速發展，傳統檔案管理方法無法滿足時代的要求，因此進行檔案管理時，需要引入計算機技術，建立全國的社保信息網絡，以此來提高社保工作人員的工作效率，減少工作失誤。

4 總結語

綜上所述，推進我國社會保險檔案規范化管理，對于保障參保人的切身權益具有重要作用，是關乎我國民生大計的重要一環。與此同時，推進社會保險檔案規范化管理，有利于推動我國社會保險業務的普遍化。但是從實際情況來看，我國的社會保險業務中仍然存在一定的問題，需要針對相應的問題提出一定措施，從而推動我國社會保險檔案規范化管理，建立社會主義和諧社會

參考文獻

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