淺談社會(huì)保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理

祁勇

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)保障制度不斷推進(jìn)，民生問(wèn)題成為社會(huì)熱點(diǎn)問(wèn)題，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)成為人民關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題，從而導(dǎo)致社會(huì)保障的業(yè)務(wù)量大幅度提高，檔案管理成為社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的重要工作。社保檔案管理是關(guān)于民生大計(jì)的關(guān)鍵一步，是改善我國(guó)民生問(wèn)題的重要緩解。所以，本文就對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理進(jìn)行分析，并且提出了針對(duì)性的措施，凸顯社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)對(duì)構(gòu)建中國(guó)夢(mèng)的重要推動(dòng)作用。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)、檔案管理、規(guī)范化、業(yè)務(wù)

隨著我國(guó)改革開(kāi)放的不斷深入推進(jìn)，我國(guó)社會(huì)保障機(jī)制有了極大的改善，因此我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)以及企業(yè)的業(yè)務(wù)量在不斷提高。并且社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中的檔案管理師社會(huì)保障管理工作的重要一環(huán)，業(yè)務(wù)檔案可以真實(shí)的反映參保人的參與社會(huì)保險(xiǎn)的實(shí)際情況，所以做好檔案管理是促進(jìn)我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)工作發(fā)展的重要組成部門。因此，如何有效管理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，是社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)和企業(yè)在進(jìn)行社保工作中首要考慮的問(wèn)題。但是，我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中的檔案管理工作仍然存在大量的問(wèn)題，這些問(wèn)題對(duì)于推動(dòng)我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化產(chǎn)生了嚴(yán)重阻礙。因此本文從中國(guó)實(shí)際出發(fā)，力圖找出切合我國(guó)實(shí)際的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理制度。

1 扎實(shí)推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理的必要性及重要意義

推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案規(guī)范化對(duì)于促進(jìn)我國(guó)社保工作發(fā)展具有重要作用，主要表現(xiàn)為以下3點(diǎn)：

1.1 扎實(shí)推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理過(guò)程，是我國(guó)進(jìn)行社保改革的關(guān)鍵一步。隨著我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)企業(yè)不斷推進(jìn)改革，傳統(tǒng)的“單位人”開(kāi)始逐步轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣?huì)人”，這就要求社會(huì)保險(xiǎn)企業(yè)和相關(guān)機(jī)構(gòu)的職能開(kāi)始轉(zhuǎn)變，其不僅要履行社會(huì)保障職能，還需要對(duì)參保人員提供社會(huì)服務(wù)，因此社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的工作量大幅度提高，其業(yè)務(wù)系統(tǒng)也開(kāi)始膨脹。但是若社保機(jī)構(gòu)無(wú)法取得參保人準(zhǔn)確的參保資料，就會(huì)導(dǎo)致保險(xiǎn)業(yè)務(wù)出現(xiàn)誤差，甚至?xí)p害參保人的切身利益，從而阻礙社會(huì)保險(xiǎn)的改革進(jìn)程。

1.2 扎實(shí)推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理，是順應(yīng)社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)增多的現(xiàn)實(shí)情況，每一位參保公民都需要在保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)留下自己準(zhǔn)確的參保信息，從而便于今后社保機(jī)構(gòu)對(duì)離退休人員辦理相應(yīng)的社保業(yè)務(wù)，為我國(guó)公民提供切實(shí)服務(wù)。所以社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理是否規(guī)范化直接關(guān)系到參保人今后的社會(huì)保險(xiǎn)待遇，所以推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理，是保護(hù)參保人公民權(quán)益的關(guān)鍵步驟。

1.3 扎實(shí)推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理，能夠切實(shí)維護(hù)我國(guó)公民的社會(huì)權(quán)益。隨著我國(guó)國(guó)企改革，國(guó)有企業(yè)開(kāi)始不斷重組兼并，大量的工人下崗，原有的勞務(wù)關(guān)系產(chǎn)生破裂，從而導(dǎo)致大量參保人在斷保多年后要求續(xù)保。由于多年前，我國(guó)各項(xiàng)社會(huì)保障措施并不完善，沒(méi)有對(duì)其形成重視，導(dǎo)致大量參保人的權(quán)益受到侵害，從而產(chǎn)生大量的社會(huì)民生問(wèn)題。如果國(guó)家不積極的采取措施解決相關(guān)問(wèn)題，將使人民對(duì)政府產(chǎn)生不可信任感。

2 社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題

近年來(lái)，我國(guó)不斷推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)改革，并且對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的重視不斷提高，但是仍然存在大量的問(wèn)題，這就直接影響了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化的推進(jìn)，也不利于公民權(quán)益的保障，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題主要有以下3點(diǎn)。

2.1 業(yè)務(wù)檔案資料不齊全

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理以人工為主，這樣導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案資料存在誤差，甚至是資料不齊全，對(duì)于參保人的真實(shí)信息得不到確認(rèn)，比如一些企業(yè)或個(gè)人在進(jìn)行參保時(shí)，沒(méi)有填寫(xiě)一式多份的參保單。另外，在填寫(xiě)參保資料時(shí)，參保人和社保機(jī)構(gòu)沒(méi)有進(jìn)行資料核實(shí)，也沒(méi)有紀(jì)錄參保信息、參保人工作單位等，這就造成了參保資料的不完整。

2.2 沒(méi)有進(jìn)行檔案資料的核實(shí)

不僅是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，就目前而言，我國(guó)大部分的社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)并沒(méi)有形成規(guī)范化的管理，很多工作人員在工作中玩忽職守，并沒(méi)有對(duì)參保人員的參保信息進(jìn)行核實(shí)，其中很多參保檔案中的姓名、身份證等基礎(chǔ)信息都會(huì)出現(xiàn)明顯的錯(cuò)誤，這些錯(cuò)誤有可能是因?yàn)殇浫氘a(chǎn)生，也有可能是參保人本人書(shū)寫(xiě)錯(cuò)誤，但不論是哪一種參保信息錯(cuò)誤，社保機(jī)構(gòu)都很少對(duì)參保信息進(jìn)行核實(shí)，嚴(yán)重影響了參保人的個(gè)人權(quán)益，也容易誘發(fā)參保人和社保機(jī)構(gòu)的糾紛。

2.3 保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案借用人事檔案

我國(guó)一些社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)，為了提高工作效率 ，會(huì)將有工作經(jīng)驗(yàn)或者正在工作的參保人的人事檔案來(lái)作為自身的業(yè)務(wù)檔案，這樣的做法歸隊(duì)參保人今后的工作、再就業(yè)問(wèn)題產(chǎn)生影響，參保人在今后移交檔案時(shí)會(huì)產(chǎn)生不便，這樣會(huì)增加社保機(jī)構(gòu)后續(xù)的工作量，也影響參保人個(gè)人的就業(yè)問(wèn)題和公民權(quán)益問(wèn)題。

3 如何扎實(shí)推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理

從上文可見(jiàn)，我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理仍然存在一些問(wèn)題，只有切實(shí)切實(shí)解決相關(guān)問(wèn)題，從而確保我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)改革順利推進(jìn)，本文對(duì)如果扎實(shí)推進(jìn)社會(huì)半年業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理提出了以下幾點(diǎn)建議。

3.1 建章立制，統(tǒng)一規(guī)范

在推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理過(guò)程中，其關(guān)鍵一步就是對(duì)社會(huì)凹陷業(yè)務(wù)檔案管理進(jìn)行建章立制，從而使得相關(guān)工作人員在工作中有法可依，有章可循。要求社保機(jī)構(gòu)工作人員在進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案管理時(shí)必須要遵循相關(guān)灌頂，并且嚴(yán)格按照《社會(huì)保險(xiǎn)法》行事，切實(shí)履行自己額度工作職責(zé)，認(rèn)真記錄參保人員的個(gè)人數(shù)據(jù)，并且進(jìn)行妥善分類參觀。只有切實(shí)按照規(guī)章制度辦事，才能確保社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案記錄標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，杜絕以認(rèn)識(shí)檔案替代業(yè)務(wù)檔案的情況出現(xiàn)，真正保證我國(guó)公民的參保、獲保權(quán)益。

3.2 對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格的核實(shí)

如上文所訴，因?yàn)樯绫C(jī)構(gòu)工作人員沒(méi)有對(duì)參保人員的參保信息進(jìn)行嚴(yán)格核實(shí)，從而導(dǎo)致后續(xù)的工作失誤，甚至造成社保機(jī)構(gòu)和參保人員產(chǎn)生糾紛的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。因此為了杜絕此類現(xiàn)象發(fā)生，相關(guān)參保機(jī)構(gòu)必須要規(guī)范業(yè)務(wù)辦理制度，要求參保人認(rèn)真填寫(xiě)參保單，要求參保企業(yè)和參保個(gè)人填寫(xiě)準(zhǔn)確的申保險(xiǎn)時(shí)間，并且出示共享和身份證，與此同時(shí)，拼板機(jī)構(gòu)工作人員還需要對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行核實(shí)，確保信息的真實(shí)性。在檔案錄入時(shí)，還需要對(duì)參保信息進(jìn)行二次核實(shí)，確保參保信息和參保人的真實(shí)情況沒(méi)有出入。

3.3 強(qiáng)化檔案管理人員的素質(zhì)

社保機(jī)構(gòu)工作人員的素質(zhì)隊(duì)伍推進(jìn)社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理具有重要作用，因此我國(guó)的社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)需要招聘專業(yè)對(duì)口的人員來(lái)進(jìn)行工作，還需要對(duì)員工積極開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，要求員工提高自身的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，對(duì)工作人員進(jìn)行定時(shí)的績(jī)效考核，激發(fā)員工的工作熱情。同時(shí)，社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)還可以定期舉辦交流會(huì)，讓優(yōu)秀的員工分享經(jīng)驗(yàn)，從而打造一支真正為民服務(wù)的優(yōu)秀社會(huì)檔案管理隊(duì)伍。

3.4 明確劃分社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理權(quán)責(zé)

因?yàn)樯鐣?huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作量多而雜，所以在實(shí)際工作開(kāi)展中，需要嚴(yán)格依照《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》制定的歸檔標(biāo)準(zhǔn)展開(kāi)工作，從而做到權(quán)責(zé)統(tǒng)一，職責(zé)相當(dāng)。在進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理中，例如登記、征繳、轉(zhuǎn)移、待遇核定、基本信息變更等環(huán)節(jié)的工作需要落實(shí)到個(gè)人。還需要安排專門的檔案管理人員來(lái)進(jìn)行歸檔、檔案整理等工作，明確劃分各個(gè)工作步驟的權(quán)責(zé)。

3.5 社保檔案管理與新技術(shù)相互結(jié)合

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方法無(wú)法滿足時(shí)代的要求，因此進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立全國(guó)的社保信息網(wǎng)絡(luò)，以此來(lái)提高社保工作人員的工作效率，減少工作失誤。

4 總結(jié)語(yǔ)

綜上所述，推進(jìn)我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理，對(duì)于保障參保人的切身權(quán)益具有重要作用，是關(guān)乎我國(guó)民生大計(jì)的重要一環(huán)。與此同時(shí)，推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理，有利于推動(dòng)我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的普遍化。但是從實(shí)際情況來(lái)看，我國(guó)的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中仍然存在一定的問(wèn)題，需要針對(duì)相應(yīng)的問(wèn)題提出一定措施，從而推動(dòng)我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理，建立社會(huì)主義和諧社會(huì)

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