淺談房地產檔案管理與利用

劉彥辰

摘 要：檔案管理在各行各業都有著重要記載依據性作用，我國近年來房地產市場在各地都呈現了繁榮景象，但是在有關房地產建設、各類交易和權屬變更形成的檔案的管理工作卻存在著諸多漏洞，對房地產檔案的利用也處于低迷狀態。本文先是對房地產檔案及其利用價值進行了簡單概述，重點分析了房地產檔案管理和檔案利用中存在的問題，最后提出了加強房地產檔案管理，提高利用效率的對策建議，旨在通過本文研究引起房地產檔案管理機構在檔案管理上的重視，積極推進檔案管理與利用工作提高。

關鍵詞：房地產檔案；檔案管理；檔案利用

1 房地產檔案概述

1.1 房地產檔案

有關房地產行業中包括建設、交易、權屬變更等活動中的各類材料信息都應當由有關行政管理部門進行存檔并管理。對于房地產檔案，其形成并不是一個結果，因為形成的房地產檔案會因為交易發生權屬變更，需要以登記形式形成新的檔案材料，還會因為房屋拆遷等發生產生變化，所有這些活動都要有相關材料形成檔案，房地產檔案可以是文字性材料或者圖紙材料，也可以是照片、錄音錄像等載體形式的材料。

1.2 房地產檔案利用價值

從宏觀視角房地產檔案的利用價值主要體現在兩個方面：一是利用房地產檔案能夠為政府決策提供參考依據，政府制定各方面政策都要進行科學論證，在房地產領域的政策也要依據準確的檔案數據資料進行分析，依據實際情況制定調控政策；二是利用房地產檔案為房地產相關主體提供管理和交易依據，例如有關房地產建設的相關檔案資料是進行后期管理和維護的重要依據，房地產產權登記檔案是交易主體進行交易時風險參考依據；此外，房地產檔案自身的價值還體現在能夠反映出房地產市場發展歷程以及社會整體發展歷程。

2 房地產檔案管理中存在的問題

新時期房地產領域為了追求經濟效益，對檔案管理工作并不十分重視，結合當前我國各地房地產檔案管理現狀，筆者將其存在共性問題進行如下剖析。

2.1 檔案管理制度不健全

檔案管理是一門專業學科，任何領域的檔案管理都要有健全的制度作為規范和指導，但是從我國當前各地房地產檔案管理實踐來看，在管理制度上都存在疏漏，筆者認為這與房地產企業、檔案管理機構的不重視有直接關系，負責檔案管理的相關企業、部門不重視，下面工作中也會有得過且過的心理，更不要提建立健全具體的管理制度了。有些房地產企業或管理機構指定了房地產檔案管理制度，但都是原則性規定，操作性不強，包括從檔案收集、歸檔、保管以及利用等都沒有細則，還有的企業或者管理機構根本沒有制度，檔案管理工作甚至沒有專人經管，也談不上管理，只能說是處于混亂狀態。

2.2 檔案管理方式落后

房地產檔案管理當前大多還是以傳統紙質檔案留檔封存的形式進行管理，但是由于當前房地產項目眾多，相關紙質檔案數量也驟然增加，傳統方式歸檔管理也是存在較大難度；同時房地產檔案也出現了新的電子檔案、錄音錄像等形式，但是由于沒有健全管理制度，對新形式檔案管理并沒有十分重視，加之信息化檔案存檔管理方式很少在房地產檔案管理中應用，對新形式的檔案管理也無法開展。

2.3 檔案管理缺乏專業人員

在許多領域檔案管理工作中過去一直有認識上的誤區，認為就是簡單的將檔案封存保管，所以在人員安排上大多是一些即將退休的年紀較大的人員或者是沒有專業技術的人員。但是檔案管理是十分講究專業性的，當前許多高校都開設了檔案管理專業，但在房地產檔案管理中仍然少見具有檔案管理專業知識技能的人才，甚至在一些房地產企業從事檔案管理的人員并不是專職人員，是其他崗位人員兼任檔案管理，可想而知檔案管理工作落實情況并不樂觀。

3 房地產檔案利用中存在的問題

檔案管理的內容就包括為檔案利用提供服務，檔案管理的最終目的也是能夠實現利用，從現實來看，許多領域檔案利用都不高，在房地產檔案利用中也存在著以下問題：

3.1 缺乏對房地產檔案利用的認識

對房地產檔案有許多主體都可以利用，包括政府各行政機關、司法機關、參與房地產交易的主體，其他與房地產權屬有關的主體，但是除行政和司法機關外主體對房地產檔案利用的認識都存在不足，司法機關在解決糾紛時利用檔案方面還是較為常見的，行政機關也會利用房地產檔案作為相關依據開展行政行為，但司法機關和行政機關畢竟數量非常少，社會主體對房地產檔案利用認識嚴重不足，嚴重影響了房地產檔案利用。

3.2 房地產檔案質量不高

由于房地產檔案管理一直缺乏專業管理，使得現有房地產檔案質量也存在著欠缺，這是從檔案收集階段就產生的問題，檔案質量不高不只表現在內容上，檔案形式上、狀態上的問題也是質量問題。房地產檔案有的在收集時就不全面，缺乏審核，檔案存在形式上和內容上的問題也被存檔，利用這樣的檔案只能增加矛盾和混亂；檔案管理中歸檔分類缺乏規范，使得檔案利用時查找困難；還有的房地產檔案沒有得到妥善保管出現損毀、丟失，此類檔案也是難以得到利用。

3.3 房地產檔案利用手段單一

由于檔案管理人員能力素質水平的限制，以及檔案管理制度的不健全，當前在一些房地產檔案利用上還只能依靠傳統的人工查找方式，而當前從房地產檔案龐大數量中想要找到一份檔案資料何其難，加之還有一些房地產檔案是電子類檔案，作為檔案管理人員如果沒有在計算機等設備上進行專門管理，想要找到更是不可能，而房地產檔案利用經常具有時間效益，長時間找檔案也會影響檔案利用效果。

4 加強房地產檔案管理，提高利用效率的對策

4.1 加強對房地產檔案的收集與整理，充實檔案利用基礎

作為房地產企業以及房地產行政管理機構在檔案管理上一定要加強重視，制定出健全的檔案管理制度來作為檔案管理規范，要從檔案收集到檔案整理以及整個管理過程都進行詳細的規范指導。尤其是房地產檔案的收集，必須要加強管理，要保證按照時間順序所有需要存檔的檔案材料都齊全，要保證其真實性、客觀性，對所收集的房地產檔案材料按照科學方法進行整理，然后歸檔，妥善保管，只有嚴把檔案質量關，才能為檔案利用提供可靠基礎。

4.2 利用網絡信息化加強檔案管理，提高利用效率

我們已經身處于信息化時代，信息化已經深入到各個領域，檔案管理中不但數字類檔案需要依靠信息化方式進行保存和管理，在提供檔案利用的方式上也有必要利用信息化提供檢索服務。同時對傳統紙質檔案也可以利用信息化管理，因為紙質檔案受保存條件、外界因素影響較大，同步進行電子掃描并管理不但有利于提供雙重保險，也能夠提高檔案利用效率。

4.3 組建檔案管理專業隊伍，提升檔案利用服務水平

基于檔案管理本身的專業性，我們在檔案管理工作上也有必要組建專業隊伍，將具有專業知識和技能的人才吸收到房地產檔案管理隊伍中，并且形成專職崗位，專門負責檔案管理和利用。通過專業管理隊伍，運用科學的方法進行檔案管理，保證高效提供檔案利用服務，同時積極宣傳檔案利用，讓社會各界都能夠認識房地產檔案利用的價值并在需要時能夠知道如何進行利用。

參考文獻

[1]曾毅.新形勢下的房地產檔案管理工作中常見問題及對策分析[J].辦公室業務，2015（05）：61.

[2]郭紅.“互聯網+”環境下房地產檔案管理若干思考[J].檔案管理，2013（03）：82-83.

[3]顏菲.當前房地產檔案管理的現狀及相關對策[J].辦公室業務，2017（06）：125.