淺談事業單位檔案管理的創新

摘 要：事業單位作為由政府設立的服務社會的公益組織，其職能本身就是提供各種服務，服務過程中形成的檔案需要進行管理，而檔案管理又對事業單位服務開展具有保障和支持作用，因此事業單位檔案管理意義重大。本文結合新時期事業單位檔案管理的新變化、信息技術影響等對事業單位檔案管理創新進行了必要性分析，對當前事業單位檔案管理創新所面臨的問題展開了探討，旨在通過本文研究為事業單位檔案管理創新提供思路和路徑上的指引。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；必要性；創新

1 事業單位檔案管理創新的必要性

1）新時期事業單位檔案管理面臨著新變化。事業單位在有關科教文衛方面都有重要管理服務職能，尤其是近年來政府優化服務賦予了事業單位更多職能，事業單位在活動開展上更加活躍，這也使得事業單位檔案數量急劇增加，而各類活動所形成的檔案在新時期也呈現出多樣化，有傳統文字材料類檔案，也有錄音錄像等電子檔案形式，檔案數量的龐大和形式多樣化迫使檔案管理必須要進行與時俱進的改革創新。

2）信息化廣泛應用，事業單位檔案管理要與時俱進。在信息技術發展促進下，社會各個行業領域都有了信息化應用，包括事業單位活動和服務方式上也逐漸應用了信息化，但是信息化并沒有真正應用到事業單位檔案管理中，有的事業單位認為其在檔案管理方面已經開啟了信息化，但實際上只是利用計算機設備對有關電子檔案進行了電子保存，同時保存也缺乏檔案歸檔規范性，這并不是真正意義上的信息化，因為信息化并不是將信息化設備作為一個存儲工作。

2 事業單位檔案管理創新面臨的問題

事業單位檔案管理從事業單位開始設立運行就一直存在，但是其檔案管理水平卻一直沒有顯著提升，這也是我們當前提出對事業單位檔案管理創新的原因，創新是一次改革，改革要有針對性，以下筆者將事業單位檔案管理中問題進行總結，以使創新有針對性的進行改革。

1）對檔案管理創新認識與重視都存在不足。事業單位檔案管理一直以來在事業單位系統中都不是很受重視，因為事業單位將大部分精力都集中在如何提高公共服務水平的實效性上，對檔案管理缺乏重視，更不用說檔案管理創新了。筆者認為對檔案管理創新的不重視，與對檔案管理的認識不足有著直接關系，包括事業單位領導層和負責檔案管理的人員在內對檔案管理一直停留在保存重要檔案信息以備有查無患認識，并沒有想發揮其功能和挖掘利用價值高度認識，這也就阻礙了檔案管理的創新。

2）傳統檔案管理思想和方式根深蒂固。正是存在對檔案管理認識不充分和重視不足，使得多年來檔案管理一直持續落后不前。作為檔案管理人員在思想上傳統守舊，認為檔案管理就是收集好檔案并保證檔案存放安全，在這種思想下實施的檔案管理方式也落后，還是進行檔案名錄登記，將檔案存放在檔案室或者檔案柜中，對產生的新形式電子檔案等在電腦中進行保存已經認為是一種發展進步。這種傳統檔案管理思想和方式在大多數事業單位都根深蒂固，進行檔案管理創新也是打破這種管理思想和管理方式為關鍵。

3）檔案管理創新缺乏人才力量。上文提到當前事業單位檔案管理人員在思想上存在著滯后，在這種思想影響下檔案管理水平更是受到嚴重限制。檔案管理已經逐漸發展成一門專業學科，檔案管理專業性越來越突出，但在實踐中檔案管理專業人才的缺乏相當嚴重，現有檔案管理人員一存在著年齡普遍偏高、缺乏專業技能等問題，依靠現有人員根本不可能實現檔案管理創新。

3 推進事業單位檔案管理創新的對策建議

1）加強事業單位領導層對檔案管理創新的重視。在事業單位管理體制中領導層對全局工作安排部署影響著各項工作進行，鑒于當前檔案管理已經被提到立法層面，其重要性也顯而易見，因此作為事業單位領導層要將檔案管理提高重視程度，不但要在納入工作計劃中，還要給予檔案管理工作包括資金、人員等方面支持。同時還要通過領導層面對檔案管理重視來影響檔案管理人員對其所負責檔案管理工作重視，通過提高思想認識，與時俱進促進檔案管理創新發展。

2）創新事業單位檔案管理模式。檔案管理水平的提高歸根結底要從管理模式上進行創新改進，筆者認為在當前信息化時代檔案管理工作也要進行信息化管理模式的構建。信息化管理模式要求檔案管理整個過程都要納入到信息化系統中，保證規范化管理運行，傳統管理方式在紙質檔案管理上仍有一定優勢，在保留傳統管理方式基礎上，將其利用信息化實現管理同步，這樣也有利于提高檢索效率。此外，，還要引入專門針對事業單位檔案管理的應用軟件，利用網絡化進行處理，但是需要注意的是創新事業單位檔案管理時，還要保障檔案安全性，進行檔案數據資料在信息設備、信息平臺之上加密處理，還要防范非法入侵。

3）創新事業單位檔案管理與利用融合。作為事業單位在檔案管理上進行創新要有目標指向性，只有確立了目標才能驅動檔案管理創新的發展，對此筆者認為應當將檔案管理與檔案利用融合，為了提升檔案利用，也會有意識有目的進行檔案管理創新。同時為了實現事業單位檔案利用，在進行檔案管理創新時還會在服務內容、服務方式等方面有目標指向，例如在檔案資源上會更注重全面性、客觀性，在利用方式上也會利用信息化手段向公眾提供更便捷的利用方式，這些都有利于事業單位檔案管理的全面優化。

4 結語

事業單位在行政領域改革帶動下也在進行著各方面改革優化，但是對檔案管理卻始終沒有落實改革，這也使得事業單位整體效能提升存在著短板，今后事業單位改革還將繼續，在檔案管理方面必須加快改革創新腳步。

參考文獻

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[2]萬欣.事業單位檔案管理共組中存在的問題與解決措施[J].科技創新導報，2016（24）：128-130.

作者簡介

陳春玲（1971-），女，漢，黑龍江寶清，研究方向：檔案管理。