新形勢下基層單位檔案管理標準化建設的思考

李凡

摘 要：近年來，隨著科技的不斷發展，對基層單位檔案管理標準化建設提出了更高要求。推進國有企業檔案管理工作的標準化，不僅能夠促進國有企業的科學發展，還能在根本上提高國有企業工作的精細度，以避免發生決策性的失誤。國有企業檔案管理工作的標準化能夠保證國有企業更加有效率的開展工作，進而提高國有企業決策的合理性。本文主要介紹了檔案標準化體系的主要特征以及實踐意義，分析了檔案標準化工作中存在的主要問題，并針對上述內容提出了幾項改善檔案標準化工作的主要措施。

關鍵詞：檔案標準化工作；問題；措施

在信息技術高速發展的今天，互聯網信息技術在社會范圍內得到普遍的應用，國有企業傳統的檔案管理工作已經難以滿足檔案管理工作的現實需求，不利于檔案資源的有效利用和國有企業綜合管理工作的開展。基于信息技術對檔案管理工作的影響，我們應該積極探索檔案管理工作規范化標準化建設的措施，增強檔案管理工作的穩定性，為國有企業的高效發展提供更加及時準確的信息支持。

1檔案標準化體系的主要特征

1.1完整和配套

檔案標準化體系是指將所有檔案的管理標準組成在一起，形成具有一定聯系的完整體系，并且各項管理標準之間具有互相補充、互相依存的關系。在制定和實施具體的標準時，必須有和它相匹配的管理標準，不然在實施過程中會受到一定的限制。比如在對檔案實施標準檢索時，如果沒有標準的檔案著錄規范、標識符號以及目錄組織等，就沒有辦法進行檔案的標準檢索，而且會對正常利用檔案帶來一定的影響。所以，檔案的標準是相互統一、相互配合的，不可以分散的、獨立制定。

1.2協調和聯系

在建立檔案標準化體系時，要充分考慮其他相關的內外部標準體系，使它們之間能夠更好的銜接起來，一起協調發展。比如在對文書檔案進行檢索時，要使“分類號”與“檔案號”在深度上保持一致。在和其他體系如OA系統、管理體系等進行銜接時，要保持協調性，并建立一定的聯系。

1.3合適的比例

在建立檔案標準化體系時，要按照國有企業的實際狀況、業務特征以及檔案工作重心等因素，針對檔案的不同類型和數量進行科學合理的劃分，使各類檔案管理制度在體系中占有合適的比例。

2檔案標準化工作中存在的主要問題

2.1單位使用過程中混淆標準和法規的適用條件。

檔案行政指導的主要特點包括經常性、非強制性以及普遍性，而我國各級單位在開展檔案工作時一般都是集中統一、分級管理，這些都促進了行業標準的大力推廣，越來越多的單位開始重視檔案的標準化工作。那些涵蓋面比較廣泛的標準雖然提高了檔案管理人員的標準化意識，也改進了檔案的標準化工作，但是一些檔案管理人員在使用標準的過程中，經常會分不清楚標準和法律法規的適用條件以及效力，出現行業標準具有強制性，一旦發布就必須貫徹實施的錯誤認識。

2.2檔案資源開發利用與管理設施有待加強。

部分國有企業不能將檔案的潛在作用加以發揮，忽略檔案資源的開發及利用，只關注檔案的整理、收集等，片面認為檔案不破損、不丟失即可。國有企業的檔案室庫房相對簡陋、空氣污濁，甚至堆放易燃雜物；借閱室、辦公室、檔案庫房未實現三分開，檔案保護設置缺乏齊全的配置。這些都從基礎上制約了檔案資源的開發利用以及標準化建設的實施。

2.3檔案管理人員專業水平有所缺失

基層單位的檔案管理人員并非都是專業人員，其中不乏有很多兼職人員和其他部門人員來兼管的情況，這些人員對專業技能有所缺失，不能夠達到檔案管理的標準化。有的單位即使配置了專業的檔案管理人員，其素質和能力仍需要加強。當前不少基層單位的檔案管理人員年紀較高，不能夠有效掌握計算機知識，就使得檔案管理工作不盡人意。因為沒有對檔案管理標準化提高重視，也就沒有對人員進行定期的培訓，指導和檢查的能力也不夠充足。而隨著信息化建設力度的加大，對檔案信息化查詢也更加頻繁，也就對檔案管理人員提出更高的要求。

3改善檔案標準化工作的主要措施

3.1加大標準的宣傳力度

國有企業的領導要加強對檔案管理工作的重視，充分認識到它的重要性，在選派員工的時候，要挑選責任心強、能力強、做事嚴謹的員工。在編制檔案行業的標準規范以及頒布標準化管理規定時，檔案行政管理部門以及標準管理部門可以經常發布相關規范性文件或者組織檔案管理人員進行培訓，促進相關單位不斷學習標準編制的主要原則以及法規編修原則，有效減少編修標準過程中經常出現的方法和法規等方面的問題，提高標準的編修質量。

3.2加大檔案信息資源的開發力度

國有企業要想達到檔案的規范化和標準化管理，必須要打破傳統的管理形式與工作理念，形成良好科學的管理意識，充分利用資源信息。同時單位落實檔案工作時，應該對相應的檔案進行參考，根據企業實際情況，合理有效編輯企業大事記及組織機構沿革，進而提高檔案有效利用率，保障不同部門的便利使用，推動單位的良性發展。在檔案管理工作中適當啟用現代化信息設備及軟件系統，為企業提供更高效的檔案服務。除此之外，相關人員對檔案資源進行使用時，需要積極完善和優化檔案管理制度，進一步提高自身的專業能力及管理水準，滿足檔案規范化標準化管理的目標。

3.3強化基層單位檔案管理人才建設

基層單位要為檔案管理人員提供更多培訓和學習的機會，可以舉辦一些上崗培訓、遠程培訓、專題培訓等活動，這樣就能夠強化檔案管理人員的知識系統，掌握更多管理的方法和技巧，提升其自身的素質和能力，這樣在實際的檔案管理工作中才能夠提升標準化。也可以通過聘用和合作等方式，引進和培養能夠組織數字檔案館建設、檔案服務產品開發的人才，優化檔案管理人才隊伍建設，保證其在實際的檔案管理工作中具有較強的責任意識和管理能力，這樣才能夠不斷促進檔案管理的標準化。

3.4加大宣傳教育，深化認識水平

國有企業檔案管理工作的規范化和標準化建設是保障國有企業檔案管理有效提高的重要手段。所以新時期在積極探索檔案管理規范化標準化建設的過程中，應該借助有效的宣傳教育讓國有企業檔案管理人員和其他部門的相關工作者能夠認識到檔案管理的重要性，以及國有企業檔案管理工作中對檔案管理規范化標準化建設的迫切需求。這樣在宣傳教育的作用下，國有企業的相關工作人員重新審視檔案管理工作的重要性，一方面檔案管理工作人員能夠從多角度積極探索檔案管理規范化標準化的建設，推動檔案管理規范化標準化建設工作的穩步開展；另一方面，國有企業內部其他部門的工作人員也能主動配合檔案管理工作的開展，自覺加強對檔案資料的搜集和整理，切實加快國有企業檔案管理規范化和標準化建設進程，增強國有企業檔案資源的利用效果。

4 結語

綜上所述，在社會經濟的不斷發展中，我國檔案管理標準化逐漸成熟，也能夠為基層單位的實際工作提供支持和幫助。但是，其中依然存在不少的問題，使得檔案管理要想實現信息化就顯得極其困難。所以，在全新的發展形勢下，要結合基層單位的發展情況和實際需要，對檔案管理中存在的問題進行詳細分析，并提出切實可行的對策，這樣才能夠滿足實際要求，更好地實現檔案管理信息化建設，為基層單位的發展打下堅實的基礎，做其堅強的后盾。

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