淺談檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的重要性

摘 要：檔案的管理是一種具有極強(qiáng)專業(yè)性、機(jī)密性和政策性的管理工作，相關(guān)部門必須充分認(rèn)識到檔案管理的作用，這樣才能推進(jìn)管理工作的順利進(jìn)行。而本文就主要從檔案的信息化建設(shè)、工程檔案管理的重要性方面進(jìn)行分析，結(jié)合現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)措施，提出幾點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理的對策，旨在提高檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；工程檔案管理；重要性；對策

近些年來，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)的生產(chǎn)和管理中，并在應(yīng)用中取得了良好的效果。現(xiàn)階段，傳統(tǒng)的檔案管理模式，由于所存在著明顯的缺陷，導(dǎo)致了檔案的管理效率不高，使人們更加意識到檔案信息化建設(shè)的意義，為此開始了檔案信息化的建設(shè)，促進(jìn)了對工程檔案的有效管理。

1 檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)，是指使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)生成、開發(fā)檔案，來提高工程檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，同時(shí)，對檔案管理中面臨的新情況、新理論等進(jìn)行重新思考，進(jìn)一步確立檔案管理、服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)基本框架和方法，從而實(shí)現(xiàn)對檔案信息建設(shè)。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，只要包含了三個(gè)環(huán)節(jié)，即檔案數(shù)字信息化、檔案網(wǎng)站建設(shè)和數(shù)字檔案館建設(shè)。

2 工程檔案管理的重要性

在工程企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展中，工程檔案的有效管理涉及到企業(yè)的業(yè)績、管理水準(zhǔn)，還是工程檔案管理工作科學(xué)規(guī)范性的重要體現(xiàn)。一般來說，企業(yè)和工程在經(jīng)營發(fā)展中，出現(xiàn)的優(yōu)秀成果，都會記錄在工程檔案中，可以說工程檔案的是記載企業(yè)經(jīng)營業(yè)績，展示經(jīng)營成果的重要文件。因此，為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的科學(xué)合理發(fā)展，就必須要重視檔案的管理工作，使工程檔案管理、經(jīng)營管理實(shí)現(xiàn)有效結(jié)合，這樣有助于推動的工程檔案的管理工作的建設(shè)[1]。

工程的檔案，是工程在長期的社會活動實(shí)踐逐漸形成的，客觀的反映且真實(shí)記錄了工程發(fā)展的歷史情況。相關(guān)的工程負(fù)責(zé)人可以使用工程檔案輔助對工程的經(jīng)營管理、領(lǐng)導(dǎo)決策，促進(jìn)了工程的正確發(fā)展；同時(shí)工程的負(fù)責(zé)人員，還可以通過對工程檔案資料的分析，進(jìn)行相應(yīng)的工作總結(jié)、獲得經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并在工程檔案資料的使用中，根據(jù)企業(yè)實(shí)際的發(fā)展現(xiàn)狀，制定使用于工程現(xiàn)代化發(fā)展的管理規(guī)劃決策，使工程決策更加科學(xué)合理，對工程的建設(shè)發(fā)展有著積極的促進(jìn)作用。另外，工程檔案還可以為工程的相關(guān)部門極其人員，提供全面的信息資料，在涉及到司法和訴訟等狀況是，工程檔案就可以很好的發(fā)揮應(yīng)有的作用，確保工程企業(yè)的合法權(quán)益，有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。而對檔案的管理，是保證工程檔案有效發(fā)揮其作用的關(guān)鍵，因此，檔案的管理工作在工程發(fā)展中極為重要。

3 優(yōu)化工程檔案管理的措施

3.1 建立工程檔案管理機(jī)制

現(xiàn)階段，我國依舊還有很多的工程企業(yè)內(nèi)部，尚未針對工程檔案的管理工作建立科學(xué)合理且完善的管理機(jī)制，導(dǎo)致對工程企業(yè)的檔案管理工作產(chǎn)生了很大的影響，長此以往對工程的發(fā)展極為不利。因此，就需要工程企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人，提高對工程檔案管理工作的重視程度，建立相應(yīng)的工程檔案管理機(jī)制，按照制定的內(nèi)容對工程檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，并將對工程檔案的管理工作，納入到日常的議事環(huán)節(jié)中，同時(shí)還要安排專人進(jìn)行負(fù)責(zé)管理，這樣有助于提檔案管理的效率。

近些年來，隨著工程建設(shè)的發(fā)展，各項(xiàng)工程的各項(xiàng)環(huán)節(jié)不斷被不斷延伸，工程檔案也隨之逐步形成，將這些工程環(huán)節(jié)逐步記錄在工程檔案中，可以確保其完整性，對實(shí)現(xiàn)工程檔案的有效管理有著重要作用。同時(shí)在實(shí)際工程施工中，需要明確工程的管理負(fù)責(zé)人，并設(shè)立具有建設(shè)、監(jiān)理和施工等職能的工程領(lǐng)導(dǎo)小組，更具施工的實(shí)際情況，對工程的檔案管理工作進(jìn)行全面的分析考慮，并進(jìn)行相應(yīng)的工程檔案管理規(guī)劃工作，落實(shí)制定的檔案管理制度，將對工程檔案的管理滲透到整個(gè)施工過程中。除此之外，不僅需要做好檔案管理機(jī)制的完善工作，而且還需要做好工程檔案資料的收集工作和保管工作，不斷完善檔案管理工作的各項(xiàng)環(huán)節(jié)。鼓勵(lì)與引導(dǎo)相關(guān)企業(yè)工程檔案的管理機(jī)構(gòu)，對工程檔案管理措施進(jìn)行創(chuàng)新，在此過程中，相關(guān)機(jī)構(gòu)可以根據(jù)社會建設(shè)和市場發(fā)展的需求，建立一種可以集開放、推廣和服務(wù)于一體創(chuàng)新型工程檔案管理機(jī)制，以此來實(shí)現(xiàn)企業(yè)服務(wù)領(lǐng)域的不斷拓寬。

3.2 對工程檔案資料進(jìn)行審核

在進(jìn)行工程檔案管理時(shí)，要先提高相關(guān)管理人員的思想意識。使其可以認(rèn)識到檔案管理的重要性，從而促進(jìn)管理工作效率的提高。在審核工程的技術(shù)檔案時(shí)，工程的質(zhì)監(jiān)部門需要嚴(yán)格按照相應(yīng)的規(guī)定審核簽名，禁止代簽現(xiàn)象。一旦出現(xiàn)資料的代簽現(xiàn)象，就必須予以退回并要求重做，在審核合格后才可簽字。

3.3 培養(yǎng)檔案管理的人才

工程檔案的管理工作，是需要由人來完成，人是進(jìn)行檔案管理工作的核心。在實(shí)際的管理工作中，工程企業(yè)需要培養(yǎng)適用于檔案管理的專業(yè)人才，適當(dāng)增加進(jìn)行工程檔案管理的資金預(yù)算投入；同時(shí)還需要從技術(shù)、資金方面加強(qiáng)工程檔案的人才管理隊(duì)伍建設(shè)；并且還需要提高工程檔案管理人員的高效自主管理意識，使其可以不斷自主的進(jìn)行關(guān)于檔案管理知識、信息技術(shù)、法律法規(guī)等方面的學(xué)習(xí)，從而轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，促進(jìn)相關(guān)人員管理效率的提高。

3.4 對工程檔案管理實(shí)施信息化建設(shè)

隨著我國大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代的到來，在對工程檔案進(jìn)行管理中，傳統(tǒng)的檔案管理措施已經(jīng)難以適用于現(xiàn)代化工程檔案管理的要求，為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，必須重視對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的使用，將其融入到工程施工的檔案管理工作，以此來提高管理的效率。在進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)中，可以配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器和路由器等設(shè)備，利用系統(tǒng)軟件實(shí)現(xiàn)對工程檔案的開發(fā)、應(yīng)用和完善。在此過程中，主要是通過計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)，來搭對檔案進(jìn)行管理專業(yè)平臺，同時(shí)將工程檔案的信息化融入到企業(yè)的信息化建設(shè)中，有助于促進(jìn)檔案、企業(yè)信息化的同步發(fā)展。

工程施工的技術(shù)檔案管理工作是一項(xiàng)極具復(fù)雜性和系統(tǒng)性的工作。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要使用秩序化和現(xiàn)代化的的管理措施，這樣不僅可以降低人工管理的復(fù)雜性，而且還使管理工作更加適用于現(xiàn)代化管理需要。因此，可以通過使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫存儲技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，來解決工程中大量檔案歸檔、存儲問題，不僅可以便于對工程檔案的統(tǒng)計(jì)、查閱、檢索和分類，而且還提高了對工程檔案的管理效率[2]。

3.5 做好后期工程檔案的資料管理工作

在工程檔案的整理工作結(jié)束后，為了確保檔案管理的有效，還需要進(jìn)行后期的后期合理的存放和管理工作，確保方便對工程檔案的翻閱查找，同時(shí)還要保證存放的質(zhì)量，是工程檔案不會因保管不當(dāng)?shù)纫蛩卦斐蓳p毀。對此就需要負(fù)責(zé)工程檔案管理的相關(guān)負(fù)責(zé)人，在進(jìn)行相應(yīng)的檔案調(diào)取時(shí)，認(rèn)真記錄工程檔案的存放位置和調(diào)取去向，對借出的資料檔案進(jìn)行跟蹤，及時(shí)索回，以此來保證檔案的完整性。由此可見，后期的工程檔案管理工作，對整個(gè)的工程檔案管理工作的管理效率，有著一定的促進(jìn)作用，可以從根本上避免工程檔案的流失問題。

4 結(jié)束語

總而言之，在對我國的工程檔案進(jìn)行信息化建設(shè)和管理時(shí)，首先相關(guān)部門必須要充分認(rèn)識檔案管理的重要性和檔案信息化建設(shè)的意義，這樣才能對工程檔案的管理營造良好地發(fā)展環(huán)境，對今后工作的順利進(jìn)行有著積極影響。同時(shí)在進(jìn)行工程管理時(shí)，還要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展需要，對使用的管理措施進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)

[1]周童影.檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的重要性[J].中外企業(yè)家，2017，（15）：219.

[2]牛繼來.淺談檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的重要性[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（03）：45.

作者簡介

陳振環(huán)（1985-），女，廣東省揭陽市人，研究方向：檔案管理