論人事檔案的數(shù)字化管理

王欣童

摘 要：檔案作為現(xiàn)代化人事管理工作中的重要內(nèi)容和資源，對于單位深化人力資源管理、提升管理效率具有很大的功能。隨著數(shù)字化管理技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，將數(shù)字化管理理念和方法運(yùn)用到人事檔案的管理之中逐漸成為一種發(fā)展趨勢。而作為一項(xiàng)技術(shù)性的管理方法，數(shù)字化管理在檔案管理中的應(yīng)用要通過一定的條件才能夠得以開展，基于此，有必要對人事檔案的數(shù)字化管理問題進(jìn)行針對性的研究，以探尋適合本單位實(shí)際的人事檔案數(shù)字化管理路徑。文章首先對人事檔案數(shù)字化管理的價(jià)值功能進(jìn)行分析，強(qiáng)化對人事檔案數(shù)字化管理有效性方面的認(rèn)識度和認(rèn)同感，然后對如何推進(jìn)人事檔案數(shù)字化管理提出相關(guān)的建議，以期促使數(shù)字化管理方法在人事檔案管理中的良好應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：人事檔案；數(shù)字化；管理

人事檔案作為現(xiàn)代化人力資源管理中的重要內(nèi)容之一，是對人才資源各項(xiàng)信息進(jìn)行記錄和反饋的主要途徑，對于人才的科學(xué)、合理使用和價(jià)值的最大化發(fā)揮具有十分重要的價(jià)值。而人事檔案內(nèi)容的多樣性和復(fù)雜性決定了傳統(tǒng)的檔案管理方法無法適應(yīng)現(xiàn)代化人力資源管理工作的需要，人事檔案需要借助相應(yīng)的數(shù)字化技術(shù)來加以推進(jìn)，從而更好地服務(wù)于人力資源管理工作，提升人事檔案管理的效率和效果。同時，在研究和實(shí)踐中也發(fā)現(xiàn)，人事檔案數(shù)字化管理工作是一項(xiàng)長期性的工作，不僅需要通過數(shù)字化管理系統(tǒng)對現(xiàn)有的人事檔案信息進(jìn)行有效的管理，同時還要根據(jù)發(fā)展的需要來對信息進(jìn)行更新，并根據(jù)人力資源管理的需要對檔案管理內(nèi)容和方法進(jìn)行優(yōu)化升級，這就說明人事檔案數(shù)字化管理工作的研究要通過常態(tài)化的形式開展，以解決現(xiàn)代化檔案管理工作中的問題。

1.人事檔案數(shù)字化管理的價(jià)值分析

對于人事檔案的數(shù)字化管理問題研究來說，充分掌握這種管理方式所發(fā)揮的功能是深化此項(xiàng)工作發(fā)展的重要前提和基礎(chǔ)，只有對人事檔案數(shù)字化管理所產(chǎn)生的管理效果具有高度的認(rèn)同感，才能夠保證數(shù)字化管理理念和方法的深化工作能夠有效開展。具體來說，人事檔案數(shù)字化管理的價(jià)值主要表現(xiàn)在以下三方面。

1.1人事檔案數(shù)字化管理能夠極大地提升檔案管理的效率

與傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理方式相比，數(shù)字化的檔案管理方法注重通過數(shù)據(jù)庫將大量的檔案信息按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行電子形式的管理，檔案信息需求者只要在數(shù)字化管理系統(tǒng)中輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞，就可以輕松地獲取相應(yīng)的人事檔案資料，這樣既節(jié)省了檔案管理的空間資源，同時也提升了檔案信息獲取的效率。

1.2人事檔案數(shù)字化管理能夠很好地提升檔案管理的使用價(jià)值

檔案作為記錄人才在成長和發(fā)展過程中重要信息的載體，是對人力資源進(jìn)行科學(xué)管理的關(guān)鍵內(nèi)容。同時，對于已經(jīng)存在的檔案，只有充分將其利用起來才能夠發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值，而且人力資源管理工作的發(fā)展表明檔案是輔助人才管理的重要信息資源，越來越多的主體嘗試通過檔案來獲得盡可能多的有用的信息資源，以提升管理的效果。再者，大數(shù)據(jù)技術(shù)的推廣極大地豐富了數(shù)字化檔案的應(yīng)用方式，可以根據(jù)對檔案信息的技術(shù)分析來把握人力資源管理規(guī)律，從而促進(jìn)檔案管理工作價(jià)值的最大化。

1.3人事檔案數(shù)字化管理能夠?yàn)檎w管理工作的優(yōu)化提供強(qiáng)用力的支撐

現(xiàn)代化社會的快速發(fā)展促使各項(xiàng)管理工作的效率和效果有了很大的提升，而為了適應(yīng)社會發(fā)展的需要，檔案管理工作部門和人員除了高效地開展自身的工作內(nèi)容以外，還要從單位發(fā)展全局的角度來挖掘檔案信息的價(jià)值，以發(fā)揮檔案在助推各項(xiàng)工作發(fā)展中的積極功能。通過人事檔案數(shù)字化管理可以將人事檔案與單位內(nèi)部信息資源庫實(shí)現(xiàn)有效的對接，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的共享化，為優(yōu)化單位內(nèi)部管理工作提供重要的信息支撐。例如管理者可以根據(jù)員工的檔案信息來對其工作表現(xiàn)有一個綜合的判斷，以此作為職位和薪酬待遇調(diào)整的重要依據(jù)。

2.推進(jìn)人事檔案數(shù)字化管理的措施

通過上述分析可以看出，人事檔案數(shù)字化管理作為一項(xiàng)重要的管理內(nèi)容，對于檔案管理效率的提升和檔案價(jià)值的最大化發(fā)揮乃至單位整體管理工作的優(yōu)化有著明顯的價(jià)值和功能，而這些功能的充分發(fā)揮卻需要我們投入更多的時間、精力和技術(shù)來加以支撐。就目前來看，雖然多數(shù)單位借助數(shù)字化管理方法來對人事檔案進(jìn)行管理，但是所真正取得的成效并不明顯，需要進(jìn)一步深化人事檔案的數(shù)字化管理工作。

2.1正確理解人事檔案的數(shù)字化管理

人事檔案數(shù)字化管理是隨著人事檔案管理工作和數(shù)字化技術(shù)的融合而產(chǎn)生的一種有效的檔案管理方法，在采用數(shù)字化管理方法之前，首先要對人事檔案數(shù)字化管理工作的內(nèi)涵有所理解和認(rèn)同。首先，要明確人事檔案數(shù)字化管理的價(jià)值在于促進(jìn)人事檔案管理效率和效果的提升，提升人事檔案工作與其他工作之間的匹配度，即人事檔案數(shù)字化管理的最終目的是為了方便人事檔案的管理和使用；其次，要正確對待人事檔案和數(shù)字化管理之間的關(guān)系，避免出現(xiàn)諸如只注重檔案信息的錄入，而忽視對信息的整理、分析和使用。

2.2注重人事檔案數(shù)字化管理效果的鞏固提升

在實(shí)際的人事檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)，更多的單位在管理方面容易出現(xiàn)只注重人事檔案信息的獲取、整理，而缺乏必要的深層次重要信息挖掘，導(dǎo)致那些本可以發(fā)揮更大價(jià)值的信息資源被埋沒，影響人事檔案管理效果的提升。因此，要通過多種方式來優(yōu)化人事檔案數(shù)字化管理，切實(shí)發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。一方面要通過人事檔案數(shù)字化管理信息系統(tǒng)信息共享的方式來為更多的人獲取人事檔案信息提供方便，使更多的人能夠接觸和使用檔案信息；另一方面要借助大數(shù)據(jù)技術(shù)來對檔案信息進(jìn)行相應(yīng)的分析，以提升相關(guān)決策的準(zhǔn)確性和實(shí)效性。

2.3創(chuàng)新人事檔案數(shù)字化管理方式

雖然數(shù)字化管理是借助信息技術(shù)來對人事檔案進(jìn)行高效管理的重要方法，但是這種方法只有與當(dāng)前人力資源管理工作相匹配才能夠發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，因此，在日常的工作過程中，要對人事檔案數(shù)字化管理過程中的問題和缺點(diǎn)進(jìn)行深入地研究，通過管理手段和技術(shù)手段來加以創(chuàng)新性地解決，從而促進(jìn)數(shù)字化管理系統(tǒng)的不斷完善，以迎合現(xiàn)代化管理工作的需要。

3.結(jié)語

綜合來看，人事檔案數(shù)字化管理是現(xiàn)代化人力資源管理工作中的重要方法，也是提升人事檔案管理價(jià)值的有效途徑。而對于在日常管理工作中出現(xiàn)的問題，要通過相應(yīng)的優(yōu)化措施來加以妥善處理，確保人事檔案管理工作效率和效果的有效提升，發(fā)揮人事檔案服務(wù)人力資源管理的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]姚春華.人事檔案數(shù)字化管理探討[J].蘭臺世界，2016（S1）：118-119.

[2]劉洋，王春梅.人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性[J].企業(yè)改革與管理，2016（21）：111+113.