論人事檔案的數字化管理

王欣童

摘 要：檔案作為現代化人事管理工作中的重要內容和資源，對于單位深化人力資源管理、提升管理效率具有很大的功能。隨著數字化管理技術的不斷發展和完善，將數字化管理理念和方法運用到人事檔案的管理之中逐漸成為一種發展趨勢。而作為一項技術性的管理方法，數字化管理在檔案管理中的應用要通過一定的條件才能夠得以開展，基于此，有必要對人事檔案的數字化管理問題進行針對性的研究，以探尋適合本單位實際的人事檔案數字化管理路徑。文章首先對人事檔案數字化管理的價值功能進行分析，強化對人事檔案數字化管理有效性方面的認識度和認同感，然后對如何推進人事檔案數字化管理提出相關的建議，以期促使數字化管理方法在人事檔案管理中的良好應用。

關鍵詞：人事檔案；數字化；管理

人事檔案作為現代化人力資源管理中的重要內容之一，是對人才資源各項信息進行記錄和反饋的主要途徑，對于人才的科學、合理使用和價值的最大化發揮具有十分重要的價值。而人事檔案內容的多樣性和復雜性決定了傳統的檔案管理方法無法適應現代化人力資源管理工作的需要，人事檔案需要借助相應的數字化技術來加以推進，從而更好地服務于人力資源管理工作，提升人事檔案管理的效率和效果。同時，在研究和實踐中也發現，人事檔案數字化管理工作是一項長期性的工作，不僅需要通過數字化管理系統對現有的人事檔案信息進行有效的管理，同時還要根據發展的需要來對信息進行更新，并根據人力資源管理的需要對檔案管理內容和方法進行優化升級，這就說明人事檔案數字化管理工作的研究要通過常態化的形式開展，以解決現代化檔案管理工作中的問題。

1.人事檔案數字化管理的價值分析

對于人事檔案的數字化管理問題研究來說，充分掌握這種管理方式所發揮的功能是深化此項工作發展的重要前提和基礎，只有對人事檔案數字化管理所產生的管理效果具有高度的認同感，才能夠保證數字化管理理念和方法的深化工作能夠有效開展。具體來說，人事檔案數字化管理的價值主要表現在以下三方面。

1.1人事檔案數字化管理能夠極大地提升檔案管理的效率

與傳統紙質的檔案管理方式相比，數字化的檔案管理方法注重通過數據庫將大量的檔案信息按照一定的標準進行電子形式的管理，檔案信息需求者只要在數字化管理系統中輸入相應的關鍵詞，就可以輕松地獲取相應的人事檔案資料，這樣既節省了檔案管理的空間資源，同時也提升了檔案信息獲取的效率。

1.2人事檔案數字化管理能夠很好地提升檔案管理的使用價值

檔案作為記錄人才在成長和發展過程中重要信息的載體，是對人力資源進行科學管理的關鍵內容。同時，對于已經存在的檔案，只有充分將其利用起來才能夠發揮出應有的價值，而且人力資源管理工作的發展表明檔案是輔助人才管理的重要信息資源，越來越多的主體嘗試通過檔案來獲得盡可能多的有用的信息資源，以提升管理的效果。再者，大數據技術的推廣極大地豐富了數字化檔案的應用方式，可以根據對檔案信息的技術分析來把握人力資源管理規律，從而促進檔案管理工作價值的最大化。

1.3人事檔案數字化管理能夠為整體管理工作的優化提供強用力的支撐

現代化社會的快速發展促使各項管理工作的效率和效果有了很大的提升，而為了適應社會發展的需要，檔案管理工作部門和人員除了高效地開展自身的工作內容以外，還要從單位發展全局的角度來挖掘檔案信息的價值，以發揮檔案在助推各項工作發展中的積極功能。通過人事檔案數字化管理可以將人事檔案與單位內部信息資源庫實現有效的對接，實現人事檔案信息的共享化，為優化單位內部管理工作提供重要的信息支撐。例如管理者可以根據員工的檔案信息來對其工作表現有一個綜合的判斷，以此作為職位和薪酬待遇調整的重要依據。

2.推進人事檔案數字化管理的措施

通過上述分析可以看出，人事檔案數字化管理作為一項重要的管理內容，對于檔案管理效率的提升和檔案價值的最大化發揮乃至單位整體管理工作的優化有著明顯的價值和功能，而這些功能的充分發揮卻需要我們投入更多的時間、精力和技術來加以支撐。就目前來看，雖然多數單位借助數字化管理方法來對人事檔案進行管理，但是所真正取得的成效并不明顯，需要進一步深化人事檔案的數字化管理工作。

2.1正確理解人事檔案的數字化管理

人事檔案數字化管理是隨著人事檔案管理工作和數字化技術的融合而產生的一種有效的檔案管理方法，在采用數字化管理方法之前，首先要對人事檔案數字化管理工作的內涵有所理解和認同。首先，要明確人事檔案數字化管理的價值在于促進人事檔案管理效率和效果的提升，提升人事檔案工作與其他工作之間的匹配度，即人事檔案數字化管理的最終目的是為了方便人事檔案的管理和使用；其次，要正確對待人事檔案和數字化管理之間的關系，避免出現諸如只注重檔案信息的錄入，而忽視對信息的整理、分析和使用。

2.2注重人事檔案數字化管理效果的鞏固提升

在實際的人事檔案管理工作中發現，更多的單位在管理方面容易出現只注重人事檔案信息的獲取、整理，而缺乏必要的深層次重要信息挖掘，導致那些本可以發揮更大價值的信息資源被埋沒，影響人事檔案管理效果的提升。因此，要通過多種方式來優化人事檔案數字化管理，切實發揮其應有的價值。一方面要通過人事檔案數字化管理信息系統信息共享的方式來為更多的人獲取人事檔案信息提供方便，使更多的人能夠接觸和使用檔案信息；另一方面要借助大數據技術來對檔案信息進行相應的分析，以提升相關決策的準確性和實效性。

2.3創新人事檔案數字化管理方式

雖然數字化管理是借助信息技術來對人事檔案進行高效管理的重要方法，但是這種方法只有與當前人力資源管理工作相匹配才能夠發揮其應有的價值，因此，在日常的工作過程中，要對人事檔案數字化管理過程中的問題和缺點進行深入地研究，通過管理手段和技術手段來加以創新性地解決，從而促進數字化管理系統的不斷完善，以迎合現代化管理工作的需要。

3.結語

綜合來看，人事檔案數字化管理是現代化人力資源管理工作中的重要方法，也是提升人事檔案管理價值的有效途徑。而對于在日常管理工作中出現的問題，要通過相應的優化措施來加以妥善處理，確保人事檔案管理工作效率和效果的有效提升，發揮人事檔案服務人力資源管理的價值。

參考文獻

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