探索企業(yè)檔案管理工作的新思路

孟偉偉

摘 要：作為企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，企業(yè)檔案在一個(gè)公司的的發(fā)展歷程中起到了承前啟后的重要作用。近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)模式的逐漸轉(zhuǎn)型，國(guó)內(nèi)企業(yè)也逐漸由粗放型轉(zhuǎn)向精細(xì)型。在這種社會(huì)背景下，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者、管理者也逐漸認(rèn)識(shí)到了企業(yè)檔案的作用和價(jià)值。本文嘗試從分析企業(yè)檔案管理的必要性和性質(zhì)入手，嘗試分析了當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中存在的不足和問(wèn)題，進(jìn)而提出一些能夠改進(jìn)當(dāng)前檔案管理工作中不足的方法和新思路，以期為我國(guó)企業(yè)檔案管理工作提供實(shí)用、科學(xué)、可靠的依據(jù)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；問(wèn)題；新思路

一個(gè)企業(yè)從建立起，所產(chǎn)生的一切聲像、紙質(zhì)等資料的累加即為企業(yè)檔案。企業(yè)檔案能夠多維度顯示、記錄企業(yè)的發(fā)展歷程，指導(dǎo)企業(yè)項(xiàng)目運(yùn)維、市場(chǎng)銷售，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理具有維護(hù)性和支持性。

一、企業(yè)檔案管理的重要性和特點(diǎn)

（一）企業(yè)檔案管理工作的重要性

企業(yè)檔案管理工作始終在企業(yè)內(nèi)部工作中承擔(dān)著不可替代的角色，它對(duì)企業(yè)內(nèi)部工作息息相關(guān)、相輔相成。做好企業(yè)檔案管理工作，能夠積極促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)，從而達(dá)到助力企業(yè)經(jīng)濟(jì)騰飛的目的。

在企業(yè)的日常內(nèi)部工作中，企業(yè)檔案管理滲透到了例如文件簽發(fā)、人事調(diào)動(dòng)、薪水補(bǔ)貼、領(lǐng)導(dǎo)決策等方方面面。企業(yè)內(nèi)部的日常工作離不開(kāi)企業(yè)檔案管理，而企業(yè)檔案管理失去了企業(yè)內(nèi)部日常工作的支撐也就失去了存在的意義[1]。

（二）特點(diǎn)

1、復(fù)雜性

企業(yè)檔案管理涉及到了企業(yè)內(nèi)部工作的方方面面。在任何一家企業(yè)中，企業(yè)檔案管理工作最基礎(chǔ)的內(nèi)容一定是人事檔案；其次還包括涉及人事檔案的相關(guān)文件，例如人事令、調(diào)動(dòng)函等等。

2、機(jī)密性

在企業(yè)檔案管理工作中，常常會(huì)涉及到事關(guān)企業(yè)生存的機(jī)密性檔案工作。例如需要將或是企業(yè)自主研發(fā)或是外部引進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)在使用過(guò)程中留下的相關(guān)聲像、文字資料進(jìn)行存儲(chǔ)和備份；需要將能夠直接反應(yīng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況的財(cái)務(wù)文件進(jìn)行留檔等等[2]。

二、當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中存在的不足和問(wèn)題

（一）管理水平較低，制度有待完善

一般來(lái)說(shuō)，檔案管理工作往往是衡量一個(gè)企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理水平的重要標(biāo)桿之一。然而，我國(guó)當(dāng)前有相當(dāng)一部分企業(yè)的企業(yè)檔案管理工作極為混亂，缺乏行之有效的企業(yè)檔案管理制度。因此，常常看到以下不規(guī)范的檔案管理工作現(xiàn)象：立卷時(shí)卷內(nèi)實(shí)際文件目錄順序亂序排列；存在的企業(yè)檔案管理制度難以有效施行，流于形式等等嚴(yán)重問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案的真正價(jià)值、有效性和可靠性。

（二）企業(yè)檔案管理信息化意識(shí)淡薄，缺乏管理創(chuàng)新性思維

一方面，由于收到傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理工作思維的影響，當(dāng)前有相當(dāng)一部分檔案管理工作人員對(duì)企業(yè)檔案的真正經(jīng)濟(jì)價(jià)值和作用缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，直接導(dǎo)致了現(xiàn)存企業(yè)檔案無(wú)法發(fā)揮出應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，使得企業(yè)檔案逐漸在企業(yè)發(fā)展中的地位被削弱，進(jìn)而嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案應(yīng)有的價(jià)值；同時(shí)，正是因?yàn)闄n案管理工作人員缺乏對(duì)企業(yè)檔案的正確認(rèn)識(shí)，從而使得他們無(wú)法從積極、科學(xué)、發(fā)展的角度來(lái)對(duì)待企業(yè)檔案管理工作，固守陳規(guī)，不懂得將企業(yè)檔案管理工作和數(shù)字化、信息化結(jié)合，始終采用落后的傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式，直接造成了企業(yè)檔案管理工作的效率低下

（三）采用傳統(tǒng)檢索方式，企業(yè)檔案利用率低

就目前而言，大部分企業(yè)檔案管理部門采用的檢索方式仍然是效率較為低下的傳統(tǒng)手工檢索方式，在大量高強(qiáng)度、重復(fù)性高的工作背后，產(chǎn)生的并不是追求多快好省的企業(yè)檔案管理工作模式，而是逐漸形成了只重量不重質(zhì)、只認(rèn)多不認(rèn)精的錯(cuò)誤觀念。

（四）企業(yè)檔案管理硬件設(shè)施條件較差

隨著時(shí)代進(jìn)步，企業(yè)發(fā)展的步伐也隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化技術(shù)的普及而不斷加快。然而，當(dāng)涉及到企業(yè)檔案管理領(lǐng)域時(shí)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)等信息化技術(shù)來(lái)進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作的企業(yè)卻是相當(dāng)少，更不用提及數(shù)字化室藏檔案和電子檔案等信息化企業(yè)檔案管理技能和技術(shù)。這種現(xiàn)象直接導(dǎo)致了在進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作時(shí)效率低下、實(shí)際經(jīng)濟(jì)價(jià)值無(wú)法充分發(fā)揮等問(wèn)題；此外，企業(yè)檔案保管條件差，保護(hù)措施不夠到位，存儲(chǔ)環(huán)境不利于企業(yè)檔案保存，存在安全隱患[3]。

三、企業(yè)檔案管理工作的思路優(yōu)化方案

（一）企業(yè)檔案管理工作信息化、數(shù)字化

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化技術(shù)能夠極大的提高工作效率，應(yīng)用到企業(yè)檔案管理領(lǐng)域中時(shí)也不例外。將企業(yè)檔案管理工作信息化、數(shù)字化能夠?qū)⑺衅髽I(yè)檔案統(tǒng)一形式，有效提高企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化、制度化；同時(shí)，信息化、數(shù)字化后的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)能夠建立行之有效的電子檔案庫(kù)，為檔案信息在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)之間的共享、快速查詢等提供了先天條件，在一定程度上促進(jìn)了企業(yè)檔案實(shí)際經(jīng)濟(jì)價(jià)值的充分發(fā)揮。

（二）對(duì)企業(yè)管理制度進(jìn)行改革創(chuàng)新

在整個(gè)企業(yè)檔案管理制度改革創(chuàng)新的工作中，精簡(jiǎn)是首要目的。可從以下方面入手：增強(qiáng)檔案的有效性和真實(shí)性；加強(qiáng)檔案整理力度等。通過(guò)以上措施，能夠在滿足企業(yè)檔案集中管理的同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理制度的創(chuàng)新，借此來(lái)滿足信息化、數(shù)字化的企業(yè)檔案管理需要。

（三）加強(qiáng)企業(yè)檔案硬件設(shè)施建設(shè)工作

在滿足企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)的同時(shí)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作的硬件設(shè)備進(jìn)行及時(shí)更新、維護(hù)；對(duì)檔案保管環(huán)境進(jìn)行改善，使之達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)老舊、腐朽的保存器具進(jìn)行及時(shí)更換、維修等[4]。

四、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展具有重要意義。因此，提高檔案管理水平和利用效率，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，將檔案管理工作信息化、數(shù)字化，以高素質(zhì)的專業(yè)人才進(jìn)行檔案管理工作，從而保證企業(yè)檔案能夠充分發(fā)揮出應(yīng)有經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]梅龍.探索企業(yè)檔案管理工作的新思路[J]. 企業(yè)改革與管理， 2015（5）：131-132.

[2]高尚.新形勢(shì)下檔案管理工作新思路探索[J]. 經(jīng)營(yíng)管理者， 2017（15）.

[3]楊翠勞.加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的新思路探索[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2014（21）：98-99.

[4]席小青.實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的思路探索[J]. 科研， 2016（7）：145-145.