村居檔案管理優化策略研究

熊燕云

摘 要：隨著國家“三農”政策的普及推廣和全面落實，各地方政府紛紛響應國家號召，相繼推出了一系列惠農措施，相關農村地區改革發展的優秀成果不斷產出，同時積累并形成了大量寶貴的檔案資料。因此，如何收集、整理這些檔案資料成為各地方政府的重要工作項目。對此，本文以村居檔案為例，簡要概述了村居檔案管理的積極意義及其實踐中存在的問題，并結合經驗與理論認知提出了優化村居檔案管理工作的若干方法，以期有益于提高村居檔案的管理水平和利用效率。

關鍵詞：村居服務；公共文化體系；檔案管理；村居檔案

一、村居檔案管理工作的基本要求

村居檔案詳細、清晰載錄了當地村民生產生活和村務活動的點滴歷程，是村民自治組織及地方政府有序開展工作和實現科學決策的基礎和依據。隨著科學技術的不斷發展，基層民眾對于檔案的需求逐步呈現出了多樣化、全面化、個性化等特征，如何準確把握和適應時下各村居用戶的各種需求變化，檔案管理人員必須有針對性地調整服務的方式和范圍，以全面履行公共服務職能，為村居檔案管理工作建立良好的社會形象。同時，還應積極響應國家精神文明建設的號召，與時俱進，定期開展村居用戶的需求調研活動，及時把握實際現狀和發展目標，有針對性地調整檔案服務模式和形式，不斷完善檔案管理與利用工作，以提高檔案資源的利用率，切實發揮檔案工作對基層村民自治組織的輔助作用。

二、村居檔案管理工作實踐中存在的突出問題

（一）工作缺乏應有重視。實踐中，仍有部分地區對于村居檔案管理工作并沒有投入應有重視，認為村居檔案只是一些瑣碎文件，對于實際問題的解決并無半點用處。再加上部分村民組織管理人員檔案管理意識的匱乏，過度追求經濟發展與效益創收，未能將檔案管理納入村民組織日常工作中，導致村居檔案長期無人管理，也沒有專門的檔案資料存放地點，最終導致后期決策與工作開展無跡可尋，無檔可查。

（二）管理制度有待完善。基于對村居檔案管理工作的不重視，部分村組織也就更沒有建立健全的檔案管理制度與體系，導致實踐中出現了大量不規范的操作。例如，每當上級指示文件下發至基層后，既沒有人進行整理公示、組織學習，也沒有人進行收集歸檔，整體形若散沙，嚴重影響了基層工作效率的提升與任務目標的完成。

（三）專業水平參差不齊。實踐中，多數村居檔案管理人員是由其他崗位工作人員兼任，專業的不對口導致這些人員缺乏檔案管理的專業技能；除此之外，更有部分地區將村居檔案管理交由離退休人員跟進，這些人員不僅不擅長檔案管理業務管理，還極少能夠熟練操作電腦，工作隨意性較大，檔案收集整理后既不區分年限，也不區分類別，導致后期查找費時費力。

三、優化村居檔案管理的工作思路

村居檔案是農村經濟與社會發展、變革的原始記錄，也是農村各項工作的基礎和依據，多由村民自治組織在日常工作中形成與積累的各種資料。其形式多樣，不僅有行政文書類檔案、財務會計類檔案，還有民主自治類、計劃生育類等各類檔案，所涉領域涵蓋面極光，不僅有村發展史、村居概況、村務組織建設、村級經濟與財務資產管理，以及社會保障、治安維穩等。因此，加強并完善村居檔案管理不僅是保障檔案工作有序開展應有之義，也是地方政府及村委組織維護村民合法權益，施政為民的具體體現。關于優化村居檔案管理的工作思路具體如下：

（一）全面推行統籌規劃，切實強化村居檔案管理。要切實發揮村居檔案對村民管理與服務工作的積極效用，首要建立完善的檔案管理機制與監督執行體系。具體地說，首先，各地方政府務必將村居檔案管理工作納入日常工作計劃，進行統一部署安排，并為之設置專門的分管負責人；要自上而下建立健全的檔案管理網絡，分層設置專人進行監督協辦，以全面提高全體人員對于村居檔案管理工作重要性的認識。其次，村民自治組織也要積極響應上級號召，安排專業對口的檔案管理人員開展工作，制定清晰明確的檔案職責，完善檔案管理的各個環節流程，健全檔案的收集、整理歸檔、保管、鑒定銷毀、利用等各個細節的規章制度。再者，堅決落實責任追究制，但凡查實存在“未及時搜集、整理、上報并建立村情檔案”，“擅自更改、制作虛假檔案”，“為及時、完整移交檔案”，“未及時管控村情審核評估風險”等情形的，一律從嚴處理，同時同步落實”村情檔調查制度，綜合并用采取“走、看、聽、訪、查”等形式不定期對村居檔案管理進行抽查監督，以確保檔案管理工作規范有序、順暢高效運行。

（二）確保村居檔案的科學分類與安全管理。即，村居檔案管理應當立足于當地實際，村組織實際來進行歸檔范圍、分類大綱及保管期限表的制定。在大類綱目上，遵循“文書檔案、會計檔案、科技檔案、聲像檔案、實物檔案”類型進行統一梳理；再在這一基礎上進行主題分類。例如，對新近產生的與村民民生利益相關的重要紙質文件資料，統一按生成日期歸入民生檔案范疇，并同期進行數字備份、分類歸檔。其次，對于無法進行數字化轉化處理的村居檔案，有條件的地方應當為其配備專門獨立的檔案室以及相關檔案保管與存儲設備，確保村居檔案的安全性與完整性。但要注意的是，村居檔案室的選址應當綜合考慮當地氣候、場地周邊環境，遠離潮濕與火源，全面考慮防火、防潮、防塵、防蟲害等問題。而對于不具備條件設置專門檔案保管室的地方，則可將重要的紙質檔案轉移至上級檔案管理部門進行統一存放，并同步辦理好移交手續登記與備案。

（三）加大對村居檔案管理的經費支持，打造專業化管理隊伍。前文已述，實踐中很多地區普遍缺乏對村居檔案管理工作的應有重視，因而在財政扶持上、經費投入上存在較多不足。因此，要改善這一現狀，直接途徑就在于加大對檔案管理的財政支持，增加對村居檔案管理專項經費，為村居檔案管理工作開展配置應有的基礎設備與設施，以切實解決實踐中存在的一系列因經費問題而產生的負面問題。同時，還要將焦點聚集在村居檔案管理隊伍專業水平層面，徹底改變過去村居檔案管理隊伍人才匱乏、流動性大、業務水平差等問題，積極開展“以會代訓”、“組織交流”等形式各異的培訓活動，來提高檔案管理人員學習積極性，以點帶面逐步推開，切實強化村居檔案管理人員的業務水平，為村居檔案管理工作的不斷向前發展夯實人才基礎。

四、結語

上述只是工作實踐中的微小處之一，并不能完全概括村居檔案管理工作中的問題與解決思路，其重點在于引導村居檔案工作人員形成兼具“條理性”與“嚴謹性”的管理意識，能夠找準檔案工作的切入點，從當地村民最關心、最直接、最現實的問題入手進行檔案資料的收集和整理，從民生出發，實現村居檔案資料收集的齊全、規范與有序，管理的科學、便利與高效。

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