人事檔案的含義及屬性養辯析

邵玥

人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人員經歷、德才能績、工作表現的，以個人為單位集中保存供備查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。

一、人事檔案概念的基本含義

（一）人事檔案是各種機構、社會組織在人事管理活動中形成的。人事檔案主要來源于一定單位的人事管理活動，沒有人事管理就沒有人事檔案。“人事檔案是個機關、社會組織人事管理活動的產物，主要是由組織、人事、勞動等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成，而不是其他活動中產生。人事檔案是由組織上形成，或是經組織上審查認可的材料，而不是任何私人搞的材料。”

（二）人事檔案是記錄和反映員工個人經歷、德才水平和工作表現的原始記錄。人事檔案是員工個人經歷、思想品德、業務能力、工作實績、個性特點、專長愛好、健康狀況，以及所受獎勵、處罰等情況的原始記錄。其中的自傳、履歷表、登記表，是個人經歷、思想演變、家庭和社會關系的反映；歷年的鑒定，記載著個人不同時期的表現和組織的評價；入黨、入團、提職、晉級等材料，是個人在黨和國家的教育培養下成長的佐證：政治與工作情況的考核、考察、獎懲與科研成果的登記等方面的材料，是個人政治表現、工作能力、成績貢獻、技術專長的展現。

（三）人事檔案是保存備查的人事文件材料。各機關、社會組織在人事管理活動中形成的反映個人情況的文件材料，由于用人的需要而有意識地保存下來，就轉化成為檔案。但是，人事文件材料要轉化為人事檔案，必須具備以下四個條件：文件材料必須辦理完畢；文件材料手續必須完備；文件材料內容必須真實；文件材料必須具有日后查考價值。

（四）人事檔案是以個人姓名為特征組成的專卷或專冊。這是由人事檔案的形成特點與作用決定的。人事檔案是機關、社會組織在合理使用人才，知人善用的過程中形成的文件材料轉化來的，是組織上使用人和了解人的重要依據。它嚴格以個人為單位，按照有關規定和方法組成專卷或專冊，才方便保管和使用。

二、人事檔案的屬性

（一）集合性。人事檔案是以個人為單位，按照一定原則和方法組成的專卷或專冊，集中反映了一個人在不同時期或不同單位的經歷、政治狀況、業務狀況等，是能夠集中反映某個人歷史全貌的集合性材料。卷內的每一份材料，都必須反映該人的情況，不得夾雜或混入別人的材料，也不能將該人的材料肢解割裂，分散在不同的部門保管。如果不嚴格遵守這一做法，一旦組織上或單位需要系統了解這個人的情況，就如同大海撈針，不僅工作量大，效率低，而且很難查全，甚至會漏掉重要的材料，以致影響對該人員的任用。

（二）認可性。人事檔案材料不是雜亂無章的堆積，也不是任意放進去或編造的個人材料，而是經組織、人事部門認可的個人材料。人事工作的中心任務就是用人，要用人就應做到知人善任，因此組織、人事部門經常采取各種形式了解人員的經歷、表現、才能、業績、成果等情況，需要個人填寫履歷表、鑒定、小結、成果表、考核材料等，所有這些材料，必須得到組織認可，不能隨意填寫和私自放入個人檔案中。個人的學歷、文憑等都應經過組織認定、蓋有公章。

（三）專門性。“專門檔案是指某些專門領域產生形成的有固定名稱形式，以及特殊載體的檔案的總稱。”人事檔案就是組織、人事工作部門形成的一種專門性的檔案，具有專門的形式和特定名稱種類，如關于人事方面的各種登記表格、考核材料等，自成體系，反映了人事管理方面的情況。

（四）真實性。人事檔案的本質屬性—原始記錄決定了人事檔案能夠真實客觀地反映個人的本來面貌。關于真實性，在此特別說明。“人事檔案的真實性有兩個方面的含義：一方面人事檔案從整體上說是由社會實踐活動中形成的文件材料轉化而來的，是歷史的沉演物，客觀的記錄了以往的歷史情況，無論從內容和形式都表現出原始性，是令人信服的證據；另一方面，從具體的每份檔案材料來說，由于人們認識水平的局限和政治斗爭復雜性等原因，有一部分檔案所記載的內容并不真實甚至是惡意歪曲與誣陷，但仍表達了形成者的意圖，留下了當事人的行為痕跡，反映了當時的情況，仍不失為歷史記錄而被保存下來，所以人事檔案的真實性是相對的。”真實性是人事檔案發揮作用的基礎和賴以存在的前提，它直接關系到人事檔案的使用價值，關系到組織部門對人才的評價、培養和使用，涉及到貫徹落實黨的干部路線，關系到每個干部的切身利益和政治前途。可以說，人事檔案是組織部門了解、選拔、任用干部和挑選使用人才的第一依據。

（五）機密性。人事檔案中記載了個人的自然情況、個人健康、婚姻狀況、工資收入、政治面貌、業務成果、職務職稱、獎懲情況、專業特長等方面的情況，其中有些涉及個人隱私、與其有關的重大事件、工作失誤等內容，在相當長的時期內是保密的，不能對外開放，以確保個人權益和國家利益不受侵犯。人事檔案的管理必須建立嚴格的保密制度，一般有組織人事部門掌握和控制，不得隨意公開和擴散。

（六）權威性。人事檔案的認可性、真實性、機密性等屬性，加之人事檔案歷來是國家在人事管理活動中進行管理控制的工具，因而決定了人事檔案具有較大的權威性。要想了解一個人的全貌，只有其查閱人事檔案才是最可靠、最權威的。

（七）現實性。人事檔案是由各機關、社會組織在人事管理活動中形成己經處理完畢的具有保存價值的文件材料轉化而來的，這些材料雖然已經完成了審閱批辦等文書處理程序，但它所涉及的當事人，絕大部分還在不同的崗位上工作、生產和學習，特別是市場經濟條件下更注重人才的現實表現。人事部門在工作活動中為了考察和了解這些人員，需經常查閱有關人事材料，是現實人事管理活動的重要依據，因而具有很強的現實效用。

（八）動態性。人事檔案建立以后，不是一成不變的，并不意味著人事材料歸檔的完成和收集工作的結束，它是根據形勢的發展和各個歷史階段對每個人才實際表現的記載不斷補充內容的過程，并隨著人員的流動而流動。因此人事檔案始終于動態主要表現在卷內檔案材料所呈現出的遞增性“動態”之中，“檔隨人走”所帶來的人事檔案的轉移性以及由于個人實際情況所導致的檔案信息的歷史波動性等。人事檔案因為這一屬性明顯區別于其它門類的檔案。