加強檔案信息化管理工作的分析

葉紹芬

摘 要：社會經濟高速發展，科學技術創新研發，大大提升了人們的生活質量，滿足了人們的精神需求。信息技術為各項生產活動的高效開展提供了有力保障，促進了社會主義現代化建設事業的全面發展。在當前背景下，有序進行檔案的信息化管理，一方面會減輕檔案管理難度，提升信息的處理速度，另一方面能夠推動檔案事業的長遠、可持續發展，真正體現出信息化管理的實際價值。檔案信息化管理過程中，工作失誤問題得到了有效解決，檔案規范化、程序化管理體系完善構建，打破了傳統的弊端格局，迎來了檔案管理工作更加輝煌的明天。本文主要針對檔案信息化管理工作進行了深入探究與分析。

關鍵詞：檔案管理；信息化；有效策略；研究；分析

在這個信息時代中，我們需要利用信息化理念提升各項管理工作的實效性。檔案管理工作十分繁瑣，日常工作量相對較大，逐步構建一個完整的信息化管理系統，有利于激發管理人員的工作熱情，端正他們的工作態度，解決各種類型的檔案管理問題，確保后續檔案管理計劃的順利實施。檔案事業的發展離不開信息技術的支持，在國家大力提倡信息化建設的背景下，我們需要及時摒棄傳統的檔案管理思想，探索新型的檔案管理模式，融合信息元素，適應社會的發展需求，將檔案管理工作更好的服務于社會、服務于全體群眾，便于檔案信息的分類儲存與快速查閱。

1 檔案信息化管理優勢

傳統的檔案管理工作需要人員的動手操作，面對龐大的檔案數量和繁瑣的分類程序，檔案管理實效性是很難得以顯著提升的。人工操作費時、費力，無法充分滿足查閱者的更多需求，最終導致檔案管理的整體效果并不理想[1]。而各項信息技術的科學應用，就很好的改善了上述弊端現狀，檔案的信息化建設速度不斷加快，管理人員也紛紛在實踐中努力提高自身的業務能力和綜合素質，開創了檔案管理的全新格局，促進了檔案事業的信息化發展。檔案信息化管理優點為：

1.1 把管理人員從繁重的工作中解脫出現，計算機代替人工進行檔案的分類管理，人工操作失誤率隨之下降，管理人員也有更多的時間與精力進行檔案信息化管理工作的系統性研究，進而優質體現了檔案管理的服務性、高效性特征。

1.2 利用計算機來對檔案進行管理，有效的提高工作效率，減少了客戶的等待時間，提高了客戶對檔案服務的滿意度。

1.3 利用信息化對檔案進行管理，改變了檔案的載體形式，通過光盤、磁盤、存儲卡等多種介質形式來完成檔案的存儲保管工作，有效的節約了檔案存儲的空間。

1.4 檔案信息化管理建立了檔案信息化管理系統，這樣可以使檔案利用者自行對檔案信息進行查詢和利用，而且能夠及時與檔案管理人員進行聯系和溝通，為檔案使用者提供了更多的便利服務。

2 檔案信息化管理重要作用

2.1 信息化建設已成為當前重要的戰略目標之一，而且對當前檔案信息化管理的主要任務進行了明確，通過對檔案信息化管理的相關標準的制定，加快電子檔案的管理工作，同時建立區域網絡，實現全國檔案信息網絡格局，并與國家信息網進行合并，從而實現館藏的數字化、傳輸的網絡化及資源的共享化目標。

2.2 檔案作為一個信息庫，其所包含的信息量較為龐大，而要想實現對這些信息的利用，則需要對這些信息進行系統、規范的整理、加工，而檔案信息化管理工作就充分發揮了信息化技術的特點，將檔案信息的作用得以充分的發揮出來，確保了檔案服務功能的更好體現。

2.3 檔案信息化管理是整個檔案集成管理的基礎，是在知識平臺的基礎上，將檔案文件與管理中文字、圖像、聲音、空間、時間等各種信息的集成，同時將信息進行整理、分類、匯總[2]。只有在信息通道基礎上，各不同功能的部門、環節實現信息的自由流通，各部門才能得以良好的溝通和協調，才能提高檔案管理運作整體水平與效益。

3 加強檔案信息化管理工作的有效策略

3.1 轉變管理理念

計算機和信息技術的快速發展，已經對檔案管理工作產生劃時代的巨大影響。隨著辦公自動化進程的加快，大量機讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納人檔案管理。要解決一個觀念問題，就是要求我們檔案的現代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統的管理方式搬到網絡管理上來，而是要借助現代信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。盡快樹立起現代化的觀念是每一個檔案工作者緊迫的必修課，是促進檔案管理步人現代化的第一步。

3.2 創新管理方法

隨著時代的發展，社會環境不斷的發生變化，由此對于各個單位的發展造成了一定的影響，而檔案管理在單位發展過程中發揮了重要的作用，其是單位在長期工作的過程中所產生的具有重要價值的資料記載，對于單位的長期發展具有重要意義。所以在新的歷史條件下，檔案管理工作需要與時俱進，轉變管理理念，創新管理方法，以市場經濟發展形勢為依托，實行檔案信息化管理，能夠有效的提高工作效率，更好的為單位的發展創造有利的條件。

3.3 先進技術設備

檔案信息化管理工作的高效開展，還需要強大的設備與技術力量的支持。設備是開展檔案信息化管理的硬件條件，也是最為基礎的需求[3]。所以單位應該給予足夠的資金支持，配備先進而齊全的計算機網絡設備，為信息化管理工作的開展提供基礎保障。技術是檔案信息化管理的重要因素，在實行信息化管理模式后，一切工作的開展都需要依靠計算機網絡來完成，所以對工作人員有較高的要求。檔案管理人員不僅要具有扎實的專業知識，同時對于計算機網絡技術還要熟練操作。工作人員在具有一定的技術要求的基礎上，還要具有良好的職業道德和認真的工作態度，由于檔案管理是一項繁瑣的工作，所以需要檔案管理人員在開展工作的過程中要認真細致，確保檔案信息的真實性和完整性。檔案信息具有一定的保密性，所以要求檔案管理人員嚴格遵守職業道德，嚴禁外泄檔案信息。

3.4 重視安全管理

在實施檔案信息化管理工作中，由于網絡本身具有開放性的特征，所以在進行檔案信息處理時，需要做好安全保護工作，切實保障檔案信息的安全性。安全保護工作的開展需要從工作人員以及技術兩個方面來實施，工作人員是檔案信息的直接接觸者，所以要制定嚴密的規章制度，對檔案管理人員進行進行制約，其實最根本的因素還應該從管理人員的職業道德方面去開展，嚴格遵守工作條例，確保檔案信息的安全性。此外，還應該做好充分的安全技術防范措施，通過軟件的設置來防止檔案信息的失竊和惡意篡改，這些都需要強大的技術支持。對于不同等級的檔案信息，要設置管理權限，從而提高檔案信息的安全性。

3.5 提高人員素質

不僅需要掌握信息管理和文件、圖書、情報等領域的基本理論和專業管理技能等專業素質，還要掌握扎實的現代科技管理知識，企業還應當采取多種途徑和方法，盡可能為檔案管理人員提供多的學習培訓機會，尤其重視以計算機網絡技術為代表的信息技術為核心，不斷提高自身素養，有目的地培養和提高檔案工作者對檔案信息化管理知識的認識和技能，使其系統地、全面地掌握信息化工作手段。這樣才能適應新時期檔案管理工作的要求。

4 結束語

總之，檔案管理工作的信息化建設是一項系統性工作，需要管理人員的長期努力與奮斗。我們不能將檔案信息化管理視為一種理念，而是要在具體工作中實際踐行起來，不斷提高檔案管理隊伍的整體素質與業務能力，為檔案信息化管理提供有力保障，使檔案管理服務于社會、服務于全體群眾，這樣一來，信息化管理理念才會具備更高的融合價值，管理工作也能在創新中擁有更強的前行動力，進一步助推檔案事業的蓬勃發展。

參考文獻

[1]夏燕玲.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案，2015（03）18-19.

[2]范霞，張淑華.淺談新形式下的檔案管理工作[J].科技信息，2016（31）74-75.

[3]張博.淺談圖書資料檔案信息化管理的優勢[J].現代交際.2016（7）219-220.