檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

鄭榮珠

摘 要：隨著時代的發展和社會的不斷進步，人們愈發重視對檔案信息的安全和管理工作，尤其是在當前網絡信息化時代的大背景下，檔案信息化已經成為了時代發展的必然趨勢。我們都知道檔案信息內容十分豐富且種類繁多，因此落實檔案管理信息管理就勢在必行，對檔案管理基礎工作也有了更高的要求。可以說高效的檔案管理基礎工作是檔案管理和調閱的前提和保障，可以促進檔案管理工作的穩定快速運行，極大的提高檔案管理的工作效率和質量。筆者結合自身在大朗鎮檔案館的實際工作經驗，就檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用進行分析和探究。

關鍵詞：檔案管理；基礎工作；現代檔案管理；具體作用

網絡信息化時代的到來，使得信息傳播和獲取的速度空前加快，數字信息化技術在檔案管理基礎工作中的應用極大地提高了檔案管理的工作效率，同時檔案信息的安全也受到了嚴重的威脅，當前網絡信息化檔案管理趨勢和檔案管理的基礎性工作產生了沖突，使得檔案管理基礎工作的問題也日益凸顯?？梢哉f檔案管理基礎工作是檔案查詢和調用的前提和源頭，基礎工作出現問題會直接影響到之后的檔案調閱和查詢，并造成巨大的經濟損失和檔案館的信譽下滑的問題。對此，我們要高度重視檔案管理基礎工作，保證檔案管理的準確性并加快檔案信息管理網絡數字化的進程。

1 當前檔案管理工作中存在的問題和面臨的挑戰

高效的檔案管理基礎工作是檔案管理工作運行的前提和保障，是企業改革和科學化管理的必然發展要求，對此我們要高度重視檔案管理基礎工作的準確性和科學性，完善檔案管理工作體制，促進檔案管理信息化的進程。但在實際的檔案管理工作中還存在著以下的問題，限制了檔案管理基礎工作的運行：首先，檔案管理基礎工作被忽視，不具備健全的日常工作制度，影響檔案管理工作的有序性。其次，受檔案管理機構管理質量不高的影響，檔案分類不合理，具體表現在僅依據時間分類而忽略檔案資料具體內容，增加了檔案資料查找工作的難度。最后，檔案編號準確性不強。因每份檔案都是唯一的，所以，其編號也是檔案的一種標志。但在實踐過程中，經常會出現同一編號代表多份檔案的情況，對檔案資料查找以及歸檔都十分不利。

2 檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的具體作用

一般情況下，檔案管理基礎工作的內容就是整理并分類檔案資料，同時對其進行鑒定與保管，所以，具體的工作內容單一，實際工作量巨大。需要注意的是，檔案管理基礎工作需要人工來完成，尤其是在整理并分類檔案資料方面很容易受諸多因素影響而難以保證檔案信息資料的記錄完整性。為此，有必要給予檔案管理基礎工作應有的重視，并且正確認知其重要作用。

2.1 嚴格規范檔案管理工作

貫徹落實檔案管理基礎工作，能夠保證檔案管理的規范性發展。一般來講，檔案管理基礎工作的內容包括檔案資料的整理、分類與保管等。檔案基礎工作的認真開展能夠保證后續工作得以簡化，在有效信息提取方面能夠加快速度并提高質量。在此基礎上，確定檔案資料類別與編號，為查找檔案資料提供便利，增強檔案資料管理工作的規范性。

2.2 提高檔案資料準確性

開展檔案管理基礎工作對檔案管理后期工作的開展提供了有力的保障，而基礎工作準確性的提升也能夠更好地幫助后續工作的進行尤其是在計算機網絡技術普遍應用的背景下，檔案管理信息化建設的重要性逐漸突顯出來，為此，保證檔案資料信息匯總、分類與編輯等準確具有一定的現實意義。

2.3 推進檔案管理現代化發展進程

目前階段，檔案管理工作的現代化建設發揮著不可替代的作用，基礎工作和檔案管理的現代化建設是相輔相成的?；谟嬎銠C網絡與其強大運算能力，檔案資料檢索與調取的速度明顯提升，在實現檔案管理基礎工作規范與準確的基礎上，可以確保檔案管理現代化建設工作量得以減少，保證錄入資料更加準確。

3 增強檔案管理基礎工作的有效策略

筆者結合自身在大朗鎮檔案館的實際工作經驗，就如何增強檔案管理基礎工作的效率淺談幾點個人看法，希望對檔案管理基礎工作的效率提升有所幫助。

3.1 增強工作人員檔案管理基礎工作認知程度

開展檔案管理工作的過程中，因機構本身的忽視以及檔案資料基礎工作強度較大的影響，導致管理人員并未給予檔案管理基礎工作高度重視，對檔案管理工作的開展十分不利。在這種情況下，檔案管理機構需加大教育與培訓的力度，確保所有管理人員可以對檔案管理基礎工作的重要作用予以正確地認知，增強檔案資料規范性以及準確性。大朗鎮檔案館定期組織工作人員前往其他市、鎮優秀檔案館和圖書館進行學習交流，并開展相關檔案知識培訓，使全體工作人員時刻保持對檔案工作的興趣和熱忱，切實推動大朗鎮檔案事業向前發展。

3.2 提高檔案管理標準要求

在日常工作中，檔案管理就是針對檔案開展分類與管理等工作。但如果檔案資料整理量較大，則會受管理不完善因素的影響而出現差錯，不利于檔案管理后續工作的開展。與此同時，因檔案管理機構管理模式與規章制度尚未統一，所以在傳遞或者是共享檔案資料的時候同樣會引發諸多問題。在這種情況下，要高度重視檔案管理工作的系統化與規范化發展。作為檔案管理機構，應當重視自身的正規化建設，建立并健全管理機制，注重檔案管理工作人員教育工作的開展。大朗鎮檔案館利用每月例會時間，由老資歷工作人員對“新手”館員進行授課，授課內容主要為檔案日常工作涉及的規章制度解讀、具體操作指南。

3.3 檔案管理信息系統的完善，伴隨信息技術的發展，在檔案管理系統中占據的地位更高

為了進一步強化信息化管理模式，一定要保證信息管理系統的完善性。在此過程中，需優化分類檔案資料，并且詳細地填寫檔案信息的分類，保證所設置的關鍵詞準確，實現檢索效率的全面提升。在此基礎上，信息管理系統強化的目標就是保證檔案檢索速度以及準確率的有效提升。將信息處理系統引入到檔案管理工作中，需實現全面更新，確保和現代技術保持同步，進而推動檔案管理工作的現代化建設。大朗鎮檔案館建館以來，致力打造全國首個鎮級數字檔案館。以信息技術為手段，積極推進檔案資源整合，成立數字檔案館建設領導小組，對館藏檔案實行數字化處理，各社區（村）、單位可在線直接查詢檔案。

3.4 保證檔案管理的安全性，實現檔案管理與檔案資料安全性的全面提升為檔案管理基礎工作的順利開展奠定了堅實的基礎

檔案資料數量極大，所以管理難度明顯提高。然而，部分檔案管理工作人員對于檔案資料檢查工作的作用嚴重忽視，難以保證及時找出檔案資料的損壞問題。在這種情況下，檔案管理工作人員應積極開展檔案管理安全性的建設工作，并且針對檔案資料展開定期地檢查與整理，如每隔一年清點一次檔案實際館藏與臺賬數量是否相符。如果檔案資料出現損壞亦或是丟失的情況，需及時選擇使用補救的措施，若管理機構條件允許，可以將監控系統安裝在檔案室當中，以保證檔案資料更加安全。

4 結語

綜上所述，檔案管理的基礎工作為后續檔案管理工作的開展提供了有價值的參考依據，所以其作用與地位是不容忽視的。作為檔案管理人員一定要正確認知檔案管理基礎工作的作用，為檔案管理工作的進一步開展提供保障。

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