關于檔案信息化建設與檔案管理的探索

孫利明

摘 要：隨著網絡技術的應用，網絡化、信息化、數字化給檔案管理工作的發展提供了一個良好的發展平臺。檔案管理工作是單位管理工作的一部分，利用信息化技術科學規范的管理檔案，是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度，同時也是提高檔案管理工作的一個重要途徑。檔案記載著一個單位發展史上的優秀成果，對研究本單位的經營業績和職工情況提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。做好檔案管理工作，一方面可以為單位高層管理人員及時了解單位整體狀況、適時調整工作策略提供準確依據，為制定決策提供支持性資料。另一方面做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升企業在市場經濟中競爭力也具有重要意義。

關鍵詞：檔案信息化；建設；檔案管理；

當前，檔案對人們的社會生活和國家的經濟建設有著重要的作用，通過對檔案的有效利用，能促進各行各業有效的發展，為社會帶來巨大的效益。隨著時代的發展和網絡信息技術的日新月異，現代檔案管理就是利用現代化的手段和管理理念對檔案進行管理的過程，現代檔案管理具有規范性強和現代化程度高等特點，對于我國企事業單位進行高效的管理具有一定的促進作用。雖然部分工作可以以電子記錄來進行，但檔案管理基礎工作的仍是檔案管理工作的重要內容。做好檔案管理基礎工作是有效改善檔案管理工作并將其推向新高度的重要舉措，對建立現代檔案管理也有著極其重要的意義。本文就檔案信息化建設與檔案管理進行探究。

1 現代檔案管理中存在的一些問題

1.1 管理意識薄弱，檔案利用率低

檔案對人們的社會生活和國家的經濟建設有著重要的作用，通過對檔案的有效利用，能促進各行各業有效的發展，為社會帶來巨大的效益。但在基礎檔案管理中，許多管理人員都認識不到檔案的價值，只是簡單的對檔案進行收集和存放，對檔案管理工作的不夠重視，使檔案不能真正的發揮自身的價值，限制了企事業單位的有效發展。

1.2 檔案管理制度不健全

在當今社會中，許多單位在檔案管理中都存在著弊端，一些單位并未設立檔案管理部門，沒有專業的檔案管理機構，大多都是一些沒有管理檔案知識和經驗，缺乏有效專業培訓的人員進行管理的，并且沒有建立完整的檔案管理制度，從而不能做到專人專崗，使檔案管理不正規。又或者雖然設有管理制度，但由于人力、財力等投入有限，致使執行力度不夠，形同虛設，檔案管理混亂

1.3 軟硬件投入不足，檢索效率低

部分企事業單位在檔案管理工作中，對所需要的軟硬件投入不足，缺乏必備的硬件設施，甚至沒有獨立的檔案室，而且沒有相關器材設備，進而出現檔案材料不完整、破損等現象。在進行電子版保存時，沒有對檔案進行整理和歸納，從而不利用進行檢索，致使檢索效率低下。

1.4 檔案管理人員業務能力不強

目前大多數企事業單位的檔案管理人員都存在年紀大、專業知識不強、綜合素質偏低等問題，這已不能適應當前社會檔案管理的要求。由于管理層對檔案管理的不重視，導致檔案管理人員沒有經過專業的知識培訓，在進行檔案收集、歸納、整理等業務時，缺乏工作熱情和工作能力不強。

2 實現檔案管理信息化的必要性

傳統的檔案是以紙質為主。這些檔案一般都是由不同的單位或部門進行收集和整理，然后存放在檔案館。如果想要查閱資料只能是上門查詢，檔案館對于檔案只負責歸檔和存放，查閱者要想從繁多的資料中找到自己需要的部分，勢必會浪費很多的時間，而且資料也不一定是最齊全的，不會達到預期的效果。

當今社會，互聯網已進入到普通的家庭里，如果檔案服務充分將互聯網自身的優勢應用在檔案資料的整理、收集及快速查閱上。那么我們任何人在任何時候都可以通過網絡來查詢自己所需要的資料，不用再受時間和地域的限制，方便快捷。

互聯網絡技術、數據庫技術和多媒體技術的不斷發展，對傳統檔案管理帶來巨大挑戰，也給互聯網時代的檔案管理帶來了新的壓力與挑戰。

3 優化檔案信息化建設與檔案管理的措施

3.1 強化檔案管理人員意識

檔案管理在企事業單位的發展中占據著重要的作用，是企事業單位發展必須的信息資源。因此，要促進企事業單位的發展，單位領導要重視檔案管理工作，充分認識到檔案管理的重要性，把檔案管理提上單位管理的議程，加大宣傳力度，并在人力、財力等方面給予支持，從而使檔案管理工作能順利的進行，提升檔案工作的影響力。此外，檔案管理人員也要不斷豐富自身能力和見識，最好能夠在工作中實現創新，逐漸揭開檔案信息管理的神秘面紗，提高對大眾服務的意識，這對于提升單位整體競爭力和社會影響力方面也具有重要作用。為了能夠充分實現這一目的，今后應為檔案從業人員提供專門的培訓服務。

3.2 有效整合檔案資源

在日常的檔案管理工作當中，檔案信息資源工作散發著其特有的優勢。首先，要實現檔案信息資源的共享，就必須以檔案資源工作為前提。通常而言，檔案信息不僅能夠折射出我國社會歷史發展的宏觀方向，同時，還能夠反映出人們日常生活的點滴細節，將社會當中存在的整個集體與個體的發展都能夠完全展現在人們面前。要做好檔案信息資源工作，就需要以綱領性的檔案信息管理制度為指導，并結合檔案分級管理制度的相關要求，實現對國家資源的合理配置與高效應用，實現社會資源的共享。此外，實現檔案信息資源管理的整合主要可以通過兩種途徑，即分組整合方式和整理方式。在進行整理的過程當中，檔案的系統化和編目發揮著十分積極的作用，此外，為了提高檔案信息的固有使用價值，還需要對相關的檔案進行編纂和加工。另外，信息資源的組合則是指通過行政或是者技術方法，對整合的目標進行檔案資源的結構管理。

3.3 提升電子文件歸檔管理的信息化水平

在接收到各相關資料與信息之后，檔案管理工作人員需要對此類信息進行數字化轉化。而要實現這一點，就需要對資料和信息按照方式和類型的不同進行分類。這主要涉及到以下兩個方面：紙質信息的電子化形式轉化；照片、錄像、錄音信息的可用信息轉化。此外，還需要對不同的信息進行使用價值的鑒別，并在此基礎之上進行分類和歸檔。值得注意的是，一定要確保有價值信息的真實性、完整性、有效性和可用性。同時，還需要依據國家制定的檔案管理辦法對檔案信息化管理進行規范，不斷提升檔案信息化管理水平。

3.4 建立完善的檔案管理制度

在企事業單位的建設中，為了保證檔案管理工作的有效進行，單位必須建立完善的檔案管理制度，并嚴格的執行。企事業單位要結合自身發展的實際情況，科學合理的制定檔案管理制度，明確檔案管理人員的職責，并對檔案管理人員進行考核，提高管理人員的自身利益，從而調動檔案管理人員的積極性，更好的進行檔案管理工作。

4 結語

充分利用計算機功能，提高檔案管理效率。計算機應用的普及和網絡技術的發展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現工程檔案的動態管理，提高檔案管理效率，還能節省大量的人力物力。保證檔案信息化建設與社會信息化同步發展，為促進國民經濟和社會發展，提供快捷有效的檔案信息服務。

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