淺談衛生和計劃生育局檔案管理的優化措施

陳鳳玲

摘 要：衛生與計生局檔案實施現代化管理，不僅有利于檔案內容的存放以及增強實用性，而且能夠有效提高衛生與計生局的工作效率，具有非常重要的意義。與計生執法檔案實施科學化與制度化管理，是衛生與計生執法規范及依法行政的重要基礎。檔案管理人員只有具備一定的檔案專業知識與計算機知識，并具有創新理念，才能夠勝任案管理工作，也才能夠實現檔案管理現代化。

關鍵詞：衛生與計生局；檔案管理；優化

隨著我國計劃生育二孩政策的實施，衛計部門越來越注重對群眾的醫療健康服務，而做好其檔案管理工作是衛計工作的基礎所在，能夠為后續工作的開展及研究等查詢、檢索、決策等提供準確權威的數據及文字信息。因而以下針對當前衛生和計劃生活局檔案管理中存在的問題及優化措施進行研討。

1 衛生和計劃生育局檔案管理工作概述

任何一項工作都離不開檔案管理，作為貫徹 落 實計劃生育基本國策的衛生與計生部門更是如此，做好檔案管理工作，至少具有以下三個方面的重要意義。

第一，檔案管理能夠促進衛生與計劃生育工 作 的開展。做好衛生與計劃生育檔案管理工作，確保檔案資料信息收集的準確性、真實性和完整性，能夠為后續工作的開展及研究提供權威的原始資料信息。通過檔案管理工作可以促進衛計工作的規范化、科學化水平的提升。第二，檔案管理是關系群眾切身利益的民生工作。衛計檔案管理所記載的信息資料，關系著每個家庭的衛生健康與 生 活 幸福。如 果 檔 案 管 理 不 到 位，檔案信息記錄不夠準確及時，就可能會給群眾帶來諸多麻煩。有的甚至出現信息丟失、泄密等，還可能嚴重影響群眾的生活。第三，檔案管理是推動衛計事業發展的堅強基礎。如通過對衛計檔案信息資料的分析比較，能夠發現衛計發展歷程中的特點，找到相關規律，發現不足，從而為后來衛計事業的發展決策提供權威的參考。通過加強檔案管理，不僅可以促進衛計工作的改進，還能夠給衛計部門樹立良好的社會形象，促進衛計事業更加健康科學地發展。

2 衛生和計劃生育局檔案管理存在的不足

2.1 檔案管理的技術落后。

技術是檔案管理的一個關鍵的因素，它往往與檔案管理的水平有較直接的聯系。目前我國衛生和計劃生育局的檔案管理技術落后，主要表現在以下幾個方面： 一是紙質檔案仍然占據較大的比重，而且一段時間內這種情況無法扭轉； 二是數字檔案大大方便了管理，卻在現實中沒有完全替代紙質檔案； 三是數字檔案的管理水平仍然十分有限，而且也存在著許多安全隱患； 四是與國外先進國家檔案管理技術相比，我國衛生和計劃生育局的檔案管理仍存在很大的差距。這四點技術方面的問題都限制著我國衛生和計劃生育局檔案管理的發展與進步，使我國在這一方面仍處在較落后的地位。

2.2 管理設施不能滿足檔案管理的需求

檔案管理的設備不能滿足檔案管理的需求，因此檔案管理在硬件設備方面存在很大的漏洞。隨著時代的不斷發展，對檔案管理的要求也越來越高，人們希望檔案管理更加方便、快捷、準確、全面等，但事實上檔案管理發展的速度卻很慢，遠遠不能滿足人們的需求。由于一些地方的衛生和計劃管理局在檔案管理方面投入設備資金有限，因而不能及時買到先進的技術設備，這樣的話使得檔案管理不能跟上時代發展的步伐。另外，也是由于我國有關檔案管理設備的更新換代較慢，無法達到人們想要的效果，這樣的話，管理設備陳舊就成為很普遍的現象，直接導致我國在檔案管理設備方面落后。

2.3 并未建立起一套較完整的檔案管理系統

建立一套較為完整的檔案管理系統是檔案管理發展進步的明顯標志，它能極大提高檔案管理的效率，但是目前我國多數的衛生和計劃生育局并未建立起一套這樣的檔案管理系統。檔案管理方面的工作人員對檔案的收集、鑒別、整理工作缺乏完備有效的工作流程，并未對工作人員進行明確的工作分工，而且一個步驟與前后步驟之間缺乏很好的配合與協調，這樣的話大大降低了衛生和計劃生育局檔案管理的工作效率，而且很容易出現差錯，不利于檔案管理工作的發展。

2.4 檔案管理人員的素質偏低

缺少人才是檔案管理目前面臨的一個重大問題，畢竟人才才是發展的最大動力。長期以來，人們都認為檔案管理不需要太多的專業性知識，而且沒有多大的發展前途。在這樣的觀點的影響下，我國大多數的衛生和計劃生育局在人事安排方面，往往把一些能力不太強或者資歷淺的人安排到檔案管理方面，這樣的話，導致了檔案管理方面缺少能力強并且專業性技術過硬的人才，十分不利于檔案管理的發展。另外，檔案管理人員忽視了自我專業水平的提升，往往在工作后就較少去提升自身的能力，這樣導致檔案管理人員的見識較淺、專業技術較差、不能跟得上時代發展的步伐，阻礙了檔案管理的發展步伐。

3 基層衛生和計劃生育檔案管理問題的對策

3.1 強化檔案管理認識與觀念

基層衛生和計劃生育檔案管理水平密切聯系著每一個人的工作和生活，關系到我國基層衛生和計劃生育工作資料保存的完整性與真實性，單位領導與檔案管理的工作人員應該提高對檔案管理的重視程度，樹立強烈的工作責任意識，擁有良好的工作使命感與積極性，這要求檔案管理人員具備扎實的專業知識和業務技能。為了提高檔案管理人員的工作技能，相關單位應該定期對人員進行培訓，開展經驗交流會，讓有經驗的工作人員向新入門的人員傳授經驗，讓年輕的工作人員向不會計算機操作的人員提供技術指導。

3.2 改善檔案管理基礎設施

基層衛生和計劃生育檔案管理的日常工作繁雜，涉及到諸多細節，勞動量與勞動強度較大，傳統管理模式下的檔案管理會耗損人力、物力與財力，因此，改善檔案管理基礎設施、提供檔案管理技術手段是基層衛生和計劃生育檔案管理現代化的重要步驟，利用計算機處理檔案信息不僅快速便捷，更容易長久保存，減少檔案丟失率和損壞率，計算機還可以模擬人工立卷，按照類別把相應條目內容打印出來，或者按照文件形成的先后順序排列打印，這有利于提高基層衛生和計劃生育檔案管理的工作效率與準確性。

3.3 建立健全檔案管理系統

要建立較為完善的檔案管理系統，就要從以下幾個方面對現有的工作加以改善：首先，要對檔案管理人員進行統一指導，使其熟知自己工作崗位的職責，強化員工工作責任意識，資歷高的工作人員可以為資歷低的人員傳授經驗，能力強的工作人員可以分享自己的業務處理技巧；其次，要規范工作流程并明確工作安排，加強員工間的工作交流，協調好各部門間的工作關系；再者，要建立科學合理的監督機制，對相關工作展開抽查與監督。

3.4 提高檔案管理人員素質

基層衛生和計劃生育檔案管理需要專業化人才，無論是檔案學相關的理論知識，還是數字檔案建設所需的計算機技能，檔案管理人員都應該不斷地學習并掌握，只有不斷提高員工的專業素質，才能從根本上提高基層衛生和計劃生育檔案管理的工作水平，因此，督促檔案管理人員學習知識并投入實踐是檔案管理發展的重要基礎。

4 結束語

檔案管理水平對基層衛生和計劃生育工作有較大影響，推動檔案管理從基礎設備、管理理念和相關制度上快速發展是十分重要的。因此，檔案管理人員與相關領導要強化對檔案管理認識與觀念，改善檔案管理基礎設施，建立健全檔案管理系統，提高檔案管理人員素質，這樣才能更好地推動基層衛生和計劃生育工作的發展。

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