探究基層衛生院檔案管理存在的問題和改進措施

楊玉潔

摘 要：基層衛生院由于規模、地域、自身意識等原因，往往不重視檔案管理工作的建設，導致其出現了很多問題，使醫療衛生普及工作無法正常進行。基于多年的基層檔案管理工作經驗，分析現行環境下基層衛生院檔案管理存在的問題，并提出相應的解決方案。

關鍵詞：檔案管理；基層衛生院；措施

醫療檔案是醫療機構提升醫護水平、優化服務質量的重要依據。建立科學合理的醫療檔案，實行高效的檔案管理措施，是促進醫療機構發展的重要推動力。隨著醫療水平的發展，要求我們不斷提升對其進行充分、全面的升級改革措施。

1 基層衛生院檔案管理存在的問題

1.1 重視程度不高

在基層衛生院，依然存在著很大的誤區。只注重醫護水平，不管理醫療檔案。沒有對醫療檔案的管理工作產生足夠的認識，不了解其在衛生院管理和發展過程中起到的重要作用，知識檔案管理工作無法達到現代化要求。

1.2 人員專業素養

基層衛生院的檔案管理人員素質不足。很多負責人都是從別的崗位調過來的非專業型人員，而且管理人員經常更替，不具有相應的專業知識、崗位素養，甚至文化水平也參差不齊。進入崗位以后也沒有相應的專業技能培訓、崗位知識指導，并不了解基層衛生院檔案管理中材料管理各環節的重要性與基本知識。其專業意識、知識上的淡薄，直接妨礙了醫療體制改革的基層落實工作，阻礙醫療事業的發展[1]。

1.3 檔案管理制度、方法不完善

基層衛生院，對國家常規醫療、法律法規等方面做了詳細的管理制度和實施方法，明確了各個崗位的具體職責。但對檔案管理的相關管理制度落實不到位，沒有規范化的統一管理，甚至是應付了事的心態。制度管理的不完善，直接導致收集資料質量和效率的低下，拿不到有價值的檔案信息，分離了信息和檔案管理的關系。如果不能保證管理制度的系統化、規范化，就無法從根本上改變基層衛生院檔案管理的現狀，更難以適應新的醫療形式，實現衛生院的發展。

1.4 配套設施不齊全

受到基層衛生院自身規模條件的影響，檔案室本身規模有限，再加上設備的陳舊和技術方法的落后，難以實現檔案管理的新時期要求。個別衛生院還是用的文件管理方式，儲存量大，空間狹小，并沒有做到及時的通風打掃，“六防”設備不足，甚至出現檔案文件的霉變、蟲蛀現象，不僅破壞的檔案的整潔美觀，還降低了衛生院的衛生條件。目前，計算機技術在醫療工作中被廣泛應用，但基層衛生院運用的檔案管理工作對其應用很少，即使應用的也由于管理軟件的實用性不強，而降低效果。

2 解決基層衛生院檔案管理問題的措施

2.1 加強組織思想建設

升級基層衛生院的檔案管理工作，首先要提升組織的思想建設，加強領導的重視程度。基層衛生院的領導負責人，要把醫療檔案的管理工作作為協調衛生院管理、促進發展的重要手段，設立長期規劃目標，做到與醫療核心業務共同規劃、協調發展。同時，要求負責領導要加強宣導力度，增強職工對檔案管理意義和作用的認識。學習相關的法律法規、業務方法提升檔案管理的質量，全面認識優質檔案在促進基層醫療事業發展上的作用。從而更好地建立檔案同常規醫療工作的聯系，使醫療檔案成為業務發展的重要依托[2]。另外，要求領導督導檔案管理隊伍的建設，加負責人的相關業務能力。組織自學、培訓等各種方式促使其業務水平的提升，充分的利用專業知識解決檔案管理中的問題，以科學的管理方法，不斷增加檔案管理工作中的信息質量和工作效率。借此，充分發揮領導崗位的作用，帶動團隊的發展，促進基層醫療檔案管理事業與醫療服務的同步前進。

2.2 優化人員素質

基層衛生院在轉變觀念的同時，不斷優化自身檔案管理人員的職業素養和專業水平。主要通過人才引進、培訓兩種途徑進行。引進專業化的人才，通過校園招聘、網絡招聘、人才市場各種方法，吸引專業人才，以其專業技能和思想意識帶動整個醫療管理團隊的優化。在人才選擇上，要做到嚴格把關，對應聘人才的專業水平、學歷、工作經驗等相關素質進行仔細選配，確保錄用人員的素養能夠符合基層衛生院檔案管理工作的基本要求。自身團隊的培訓升級。對目前現有工作人員進行相應的崗位培訓，鼓勵其通過自學、進修、培訓等方法，提升自身的專業水平，提高檔案管理業務水平。另外，還要注意落實好工作人員的相關福利待遇。在充分保障其生活的前提下，使負責人在工作中發揮出更重要的作用，為醫療檔案的設立、優化發揮更積極的作用。

2.3 健全管理制度

實行行之有效的檔案管理制度是實現規范化的基礎。設立相關的制度措施可以更有效的規范工作流程，具體如建立資料登記、入檔保存、查詢借閱等一系列的相關制度方法。在設置了完善的工作制度后，更重要的制度的落實執行。如果沒有實現有效的落實，那這些制度就形同虛設，不僅沒有起到正向的作用，反而會掣肘常規工作。所以，在具體的執行過程中，要提高全體人員的重視程度，把制度上墻，嚴格按照制度規定的方法措施認真執行資料收集、入檔登記、借閱查詢、歸檔登記等相關環節。有效保證制度落實的同時，使檔案材料的保存完好，為醫療院發展助力。

2.4 完善管理機制

在醫療檔案的管理過程中，管理機制一定要直接有效。為了保證人員的充分優化、制度的嚴格落實，管理直接由院長直屬監督，主管的副院長親自管理，檔案負責人落實責任，其他部門協同配合。

在這樣的管理機制下，方便統籌調配資金，加強檔案管理的硬件條件建設，方便配套設備的引進與人員管理。同時還可以加強監督、指導工作的落實，加強部門之間配合的協調性[3]。在設備引進中，引入計算機設備對檔案進行管理，可以大大的加強工作質量，方便資料信息的登記、查詢工作，提高管理效率。減少了大量的人力、物力、財力的浪費，結業開支降低成本，進一步提升了衛生院的檔案管理工作的效率、質量。

2.5 工作方法創新

對檔案的合理應用才是建設檔案、管理檔案的核心目標。充分發揮檔案的使用價值，要建立起信息的共享平臺，提高其利用率。為達成該目的，需要以下五點辦法配合。

1）深刻宣傳，衛生院所有人員，尤其是檔案管理工作人員的思想認識，加強資料收集的積極性和主動性。2）拓展資料收集渠道，使各個部門、科室以多渠道的方法收檔信息。3）編輯查詢程序，設置合理高效的程序，使檔案的調取、查詢更加方便快捷，方便檢索。4）深度發掘，仔細研究資料挖掘出有價值的檔案信息，并報送反映給上級部門，加強檔案的共享性。5）加強信息反饋，在工作中不斷地反思總結，進而對工作思路、方法進行改善，同時提升管理的效益。

2.6 改善硬件條件

隨著信息時代的高速發展，信息技術的快速普及，也為醫療檔案管理工作帶來的新的工作方法。檔案管理工作需要迅速的適應時代，改變陳舊的管理方法，革新技術手段，以更加信息化、現代化的方法實現工作效率、質量的提升。首先，在硬件設施上，要配備現代化辦公設備，從而實現對醫療檔案的信息化管理。其次，提升檔案室的裝潢，配置空調、消防器材、除塵工具等進行整體升級，改善環境，保障檔案室的衛生和消防安全的建設。第三，選擇新型的辦公系統，運用科學、合理、效率高的軟件對檔案進行管理，并對負責任人員進行相應的操作培訓，從而全面實現基層衛生院的檔案管理的升級加強。

3總結

基于時下的信息化手段，豐富基層醫療院檔案管理工作的手段，并通過一系列的思想建設、人員優化、制度完善、方法改進等措施，綜合改善并解決存在的問題。為提升基層醫療院檔案管理工作的質量、效率，推進醫療事業改革助力。

參考文獻

[1]李鴻波.基層衛生院檔案管理的幾點策略[J].才智，2017， 4（11）： 246

[2]李洪濤.信息時代衛生院檔案管理工作之思考[J].辦公室業務，2018，1：124

[3]萬燕.淺析如何加強衛生院檔案管理努力實現檔案管理規范化[J].才智，2012，5）：262