淺析企業檔案管理

黃惠敏

摘 要：隨著很多企業業務的日漸多元，復雜程度逐步加大，所產生的檔案種類、樣式也多種多樣，加之檔案管理人員流動頻繁，對制度的理解程度也參差不齊，客觀上造成了檔案管理的碎片化和隨意化，為企業未來的經營管理增加了不可回避的風險。

關鍵詞：企業檔案；問題；措施

在企業管理中，檔案管理也是其中的一個不可忽視的組成部分?？茖W合理的檔案管理必須與時代同步，適應現代企業發展的需求，才能不斷地提升企業管理水平，起到帶動企業發展和促進社會進步的作用。如何改進現代的企業檔案管理，以及如何合理地利用信息化技術，成為了現在提升企業競爭力的關鍵。

1 檔案管理在企業發展中的重要作用

當今，隨著社會主義市場經濟的不斷發展，企業經營機制的進一步轉換，企業檔案在企業管理中的應用越來越廣泛，企業檔案對企業經濟效益的貢獻也越來越顯得重要。從根本上來說，企業檔案涵蓋企業生產經營活動的全部內容，包括企業研究、技術、商標、采購、生產、財務、人事、營銷、經營決策等各個方面，為研究本企業的經營方向和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析、經驗總結、制定發展方向的好教材。如果能把檔案管理工作做好了，不僅能為企業領導及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據，而且有利于社會各方認定企業經營成果，為企業與各有關部門進行有益合作奠定堅實的基礎[1]。另外，檔案管理工作在企業發展過程中需要進行不斷的鞏固和強化，進而在一定程度上有利于企業持續穩定地發展。檔案管理成果同企業經營管理的有機結合決定了企業資源配置的取向和模式，決定著企業的未來發展，對于實現企業經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升企業在市場經濟中的競爭力具有重要意義。

2 當今企業檔案管理的現狀

2.1 重視度不足

目前由于處于市場經濟體制下，企業處于激烈的市場競爭當中，企業為了增強自己的競爭優勢，將主要精力都放在企業的生產經營方面，雖然檔案具有重要意義，但檔案管理工卻一直默默無聞，檔案管理工作的政績性質不高，對此一些部門對于檔案管理工作常常較為忽視，僅簡單的認為只要將檔案保管好，能夠應對時常的檢查、翻閱即可，相關人員在認識出現誤區是忽視檔案管理工作的主要原因之一，在這種情況下，對檔案管理工作的投入存在嚴重的不足，對于資金的投入更是少之又少，檔案管理部門一直以管理國家所有的檔案為己任，而對企業檔案管理工作的認識不充分、不深刻，存在“管不好、管不了”的思想，工作缺乏主動性和創造性，對企業檔案管理工作采取了放任自流的態度[2]。進而在一定程度上導致檔案管理的手段嚴重滯后，并且管理企業檔案的設施也不健全，保存企業檔案的條件也比較簡陋，導致檔案管理、檔案丟失、泄露等情況頻繁發生。

2.2 缺乏保管檔案的專業人員

企業檔案管理是一項政策性、規范性、技術性很強的工作，在政治素質和技術業務能力方面對檔案管理工作人員要求比較高。當前，不同于專業的檔案館、檔案局的人員，企業檔案管理人員，往往待遇不高又身兼數職，且多為非檔案專業出身，對檔案的重要性認識不足，缺乏足夠的責任心和嚴謹的工作作風，企業檔案工作被認為可有可無，加之，大多數企業領導認為單獨配備專業的檔案管理人員沒必要，而且還增加企業的開支，所以企業檔案管理人員大多數都是兼職，缺乏專門檔案管理人才。

2.3 信息化管理方法落伍

科學技術在發展，而檔案技術卻落后，國內大多企業的檔案管理仍采取手工作業的方式。在檔案信息化建設方面，由于企業領導缺乏足夠的認識，在企業信息化整體規劃中沒有納入檔案信息化建設，進而使得檔案信息化建設缺乏資金的支持。所以，中國目前建造的檔案信息，沿用至今的傳統管理體制，使信息技術和記錄管理文件相分離，以致檔案管理沒有受到信息化管理帶來的高效性與科學性，仍使用落后的人工管檔的方法，嚴重造成了人力與物力的浪費，信息化技術融入到檔案管理中，將有效的改善以往查找資料困難等問題。

3 落實企業檔案管理工作

3.1 提高人員的重視度

隨著數字化、網絡化的不斷深入，檔案載體由可視記錄識別型轉變為依賴機器識別的代碼型（電子檔案），檔案管理模式也從傳統手工模式、單機數據管理模式、網絡信息管理模式發展到知識管理模式，并隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。因此企業領導和相關的管理人員必須加強檔案管理的意識。企業領導要提高對企業檔案管理工作的重視，應改變對企業檔案管理工作的不正確認識，把企業檔案管理工作放在重要位置，并關心企業檔案管理工作的進行情況，要求檔案管理部門定期進行工作匯報和工作總結，提出存在問題和困難。要真正重視、關心企業檔案管理工作，為檔案工作配齊人員、設施、設備，切實幫助檔案部門解決一些自身難以解決的實際困難，并從企業經營活動的大局出發，定期提出要求，及時給予工作指導[3]。對于檔案管理人員，要充分認識檔案工作對促進企業發展的重要作用，切實增強做好企業檔案工作的使命感和責任感，進一步明確檔案工作是各級領導義不容辭的責任和義務。

3.2 提高檔案管理人員的專業水平

長期以來我國的檔案從業人員專業性都不強，真正的專業性人才很少，隨著檔案現代化管理工作的開展，對專業的檔案人才有了更多的需求，檔案行業的人員需要從雜業型向專業型轉變，才能適應檔案現代化管理工作發展的需求。并不斷的對檔案管理工作的隊伍建設進行加強，選擇政治過硬、作風廉正、責任心強的中共黨員進行檔案管理工作的。并重視對其的教育培養工作，不定期的舉行檔案管理業務培訓講座或極選送檔案干部參加檔案部門組織的業務培訓，堅持“學用結合、按需施教”的方針，為檔案管理人員提供全面、系統的學習機會，做到與時俱進，使相關人員對先進的檔案管理理念進行掌握，提高檔案干部的實際操作技能和業務指導能力，提使檔案管理人員提高專業水平。

3.3 加強檔案信息化管理

隨著計算機技術和信息技術的快速發展，在各行各業中得以廣泛的應用，為各行業在發展中帶來了技術性的革命，對各行業水平的提高和快速發展起到了重要的推動作用。根據企業檔案管理信息化建設的需要，企業檔案管理信息化應納入企業現代化建設的總體布局，推進企業檔案管理與企業信息化建設同步進行。結合單位能力自主進行檔案管理軟件的研發，并將單位相關信息材料全部納入軟件中，構建單位中的局域網絡共享，使檔案管理得到更高效快捷的優勢，使檔案數據實現規范化、電子化、信息化，使傳統的檔案管理工作逐漸轉化為脫離紙張的無紙化辦公及現代化的管理體制。實現電子文件的實時管理與利用，推進企業檔案管理信息化標準體系，基本實現檔案管理信息利用服務網絡化，檔案管理工作自動化。

4 結束語

信息化時代帶給了我們太多的機遇。文件與檔案工作者必須主動掌握時代的節拍，在文件與檔案管理實踐活動中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與企業的發展和創新保持同步，使個人的努力與企業提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量，尋找新的創業之路。

參考文獻

[1]許美玉.論網絡時代檔案管理工作的創新與實踐.科技與企業，2012.2

[2]李國民.企業檔案信息化建設中存在的問題及其對策.檔案，2011.6

[3] 姜淑芬.文書工作與檔案管理[專著]，吉林大學出版社，2011 .10

[4] 周秦.提高檔案管理人員素質的幾點思考；閩東日報；2010 .8