論檔案的重要性及其管理思路

熊燕云

摘 要：檔案管理工作是社會分工中的重要組成，也是各行業領域業務工作開展的支撐依據。隨著社會、經濟各領域的全面發展，對檔案管理工作提出了更多、更高的要求。因此，為適應現代發展進程，檔案管理工作應當及時革新管理思路，開拓管理方法與形式。本文主要論述了檔案管理工作的重要性及實踐中的常見問題，并結合當前形勢提出了檔案管理工作的發展機遇及優化思路，以期有益于檔案管理效率的整體性提升。

關鍵詞：檔案管理；檔案收集；歸檔問題；管理思路

1 檔案的重要作用

檔案詳細記錄在了各行各業企事業單位的發展歷程和經驗成果，是其日后制定目標、調整方針和實現科學決策的重要參考依據。從整體上看，檔案最重要作用即在于參考作用。之所以將檔案視作各企事業單位各項工作開展的重要依據，不僅是因為其所承載的內容多為第一手資料，未經過人為的修改；同時，還因為其中所載錄的系列經過都是客觀事實的直接體現，是真憑實據，是最可靠的參考材料，能夠將過去事件的發生經過以最客觀、最全面的形式重現，讓人更清晰、直觀地了解到企事業單位發展過程中的工作部署、戰略執行等各類情況。由此可知，完善與提高檔案管理工作水平與效率，是各企業單位實現持續發展的基礎與前提。

2 檔案管理工作中的常見問題

眾所周知，檔案是各企事業單位的重要信息庫，而對于檔案的管理工作即是保障企業單位工作有序開展、實現科學決策的關鍵環節。然而實踐中，由于認知層面上的差異性，使得部分企業單位在現實工作中并沒有對檔案管理工作投入應有的重視，導致檔案管理工作既沒有規則可尋，也沒有經費開展工作，最終嚴重影響到后期檔案的利用，進而波及企業單位的決策管理。具體地說，檔案管理工作常見問題主要如下：

1）材料收集不完整，歸檔不及時。形成檔案的資料范圍極廣，檔案收集工作任務相當繁重，且極為講究時效性。但實踐中，由于認知偏差所形成的檔案意識薄弱問題，使得部分地區檔案管理工作人員并不重視檔案資料前期的收集工作與后期的登記管理工作，既沒有具體、可行的檔案收集管理制度，也沒有明確、清晰的檔案分類、歸檔制度，在工作中全憑個人主觀認知和經驗來進行檔案資料的整理和收集；且，即便前期按照規范指引做好了整理分類，但在利用檔案環節又未能進行及時登記，導致檔案丟失現象頻現，亟待形成常態化的管理機制。

2）檔案保管的設施條件略有不足。基于重視程度的不足，也就使得檔案管理工作面臨著長期經費不足的難題，從而導致檔案的保管與存放收到嚴重限制。實踐中，很多檔案因存放地點的不合格，出現損毀、殘缺的問題。即便是已經進行數字化轉換的檔案，同樣存在存放保管的安全問題。例如，因經費不足，未能對數字檔案載體進行相應備份，又或是未能配備專業技術人員進行安全風險測算和布控，導致數字檔案資源時常發生丟失現象。現代社會發展迅猛，檔案資料的生成速度愈來愈快，亦愈來愈多，如前期不進行有效整理與收集，不進行妥善保管與存放，后期帶來的負面影響將會是相當嚴重的。

3）檔案管理培訓指導延續性不夠。據調研資料顯示，實踐中仍然普遍存在大量非檔案學專業的人員從事檔案管理工作，還有很多多崗兼任的情形存在。而這些人員由于對檔案管理技術和專業知識的缺乏，使得檔案管理工作效率和水平長期難以提升，嚴重影響了企事業單位對檔案的利用效率。即便是配備了檔案學專業人員任職的企業單位，也存在一定問題，即缺乏在崗繼續培訓，缺乏與時代發展相契合、與行業需求相結合的檔案管理專業培訓，使得部分檔案管理工作人員仍然延續傳統單一式、手動式的檔案整理與收集方法，不懂得如何運用現代信息技術和互聯網操作平臺進行高效管理，與現代社會發展進程形成明顯反差。

3 提高檔案管理工作效能的主要思路

1）重視檔案資料的收集管理，提高檔案價值鑒定技巧。檔案收集工作量相當龐大，需要多方協力合作，方能促成規范化、科學化的 檔案收集管理機制形成。具體地說，即要求檔案管理工作人員在檔案資料的收集和整理工作前期，務必遵循現有檔案收集規范與標準，以完整性、客觀性作為工作基本準則。其次，要進一步訓練和提升對檔案資料價值的篩選鑒定能力，要站在宏觀的高度對檔案內容的歷史價值、社會價值和現實價值進行綜合型分析，以判定不同檔案的不同保存價值。

2）加強對檔案管理工作人員的技術培訓，提高崗位入職門檻。檔案管理工作人員是檔案管理工作的核心所在，人員素質高低將直接影響工作成效。因此，要確保檔案管理工作取得高效，實現檔案管理的積極作用，首要端正對檔案管理工作的認識，摒棄因認知偏差所造成的重視度不足等偏見，在物力上給予檔案管理工作應有的支持，在人力上加大對檔案管理人員的技術培訓。具體地說，首先要在現有檔案管理專業隊伍基礎上，開展專業知識摸底考察，根據實際情況進行專業培訓，并在沒一起培訓過后開展階段性的考核，對于成績優異的檔案管理人員給予獎勵，對于未能達標的人員進行再度培訓，并將成績與工資績效考核指標相掛鉤，以此不斷激勵檔案管理人員的學習與工作熱情。其次，在針對檔案管理工作人員聘用要求上，應當嚴格任用專業對口的人員從事檔案管理一職，不僅要在專業技能上進行考核，還要對任職人員的現代信息技術操作與運用能力進行考評，篩選既具備檔案學專業知識，又熟悉計算機操作、互聯網技術的復合型人才，為檔案管理工作有序開展奠定人才基礎。

3）結合具體需求和發展規劃，適當引入信息技術輔助管理。基于大數據、信息化、互聯網等多種現代信息技術下的現代社會，各式各樣的數據資源庫不斷涌現，資料產生與更新的可謂是“瞬息萬變”。在這樣的發展背景下，仍然沿用傳統手動式、單一化的檔案管理模式顯然與現實存在嚴重脫節，因此，檔案管理效能要想有所突破，必須借鑒現代管理理念，引入現代信息技術。具體地說，首先，要按照日常檔案管理流程和現有檔案資源庫，配置與需求相適應的檔案管理基礎設施。其次，要根據檔案利用需求現狀，結合信息技術的智能、高速等特性，以實現現代化、自動化、網絡化和文檔一體化為目標，設計糅合人性化的檔案管理信息化系統。例如，在歸檔階段按照不同門類、不同收錄載體，進行收集、排序、裝訂等系統的 設計；在后期整理階段，配置電子觸摸顯示屏、密集架、特藏檔案資料柜等現代科技設備，有條件的還可以安裝氣體自動消防設施設備和報警系統，設置電子監控系統，確保檔案的存放點符合現代檔案管理建設的標準化、規范化和信息化要求。此外，還要嘗試探索符合自身需求的數字檔案云端備份模式、異地備份模式，最大限度提升檔案資源的安全性與持續利用率。

4 結語

隨著信息技術的不斷進步，社會各行業領域及市場均呈現出多元化的發展趨勢。基于檔案管理自身獨有特征和積極作用，要想最大限度提升管理水平和使用效率，檔案管理工作人員必須及時革新管理掛念，在實踐中不斷探索，積極創新管理形式和手段，以高效完成檔案管理與利用工作。

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