企業(yè)檔案管理工作的實(shí)踐與思考

文/童燕

企業(yè)改制給檔案工作帶來困境也孕育生機(jī)，要適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的新要求，對(duì)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀以及存在的問題進(jìn)行深刻分析，進(jìn)一步探討和思考新的管理方法，在工作實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提出合理化建議及解決措施，推進(jìn)企業(yè)檔案工作規(guī)范化進(jìn)程，使之更好地為企業(yè)的改革發(fā)展發(fā)揮重要作用

近年來，隨著企業(yè)體制、管理模式制約以及體制改革等諸多因素影響，企業(yè)檔案工作發(fā)展的現(xiàn)狀不容樂觀，這就要求我們及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的各種問題，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范化，探索創(chuàng)新企業(yè)檔案管理機(jī)制的新路徑。

一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

筆者所在單位“西安華清科教產(chǎn)業(yè)（集團(tuán)）有限公司”（以下簡(jiǎn)稱集團(tuán)公司）成立于2002年，是當(dāng)時(shí)收購(gòu)了按政策性破產(chǎn)企業(yè)資產(chǎn)之后重新創(chuàng)建的集房地產(chǎn)開發(fā)、教育業(yè)、制造業(yè)、服務(wù)業(yè)四大板塊經(jīng)營(yíng)的一家股份制企業(yè)。收購(gòu)?fù)瑫r(shí)組建集團(tuán)公司“綜合檔案室”，根據(jù)國(guó)家相關(guān)要求及破產(chǎn)協(xié)議內(nèi)容，按照“基建檔案、設(shè)備儀器檔案隨其實(shí)體歸屬”的要求，綜合檔案室接收了原破產(chǎn)企業(yè)下屬29家單位的基建、設(shè)備類檔案5000余卷，并承擔(dān)著集團(tuán)公司下屬9個(gè)職能部門、16家成員單位的企業(yè)檔案管理工作。迄今為止，企業(yè)檔案內(nèi)容涉及黨群、行政、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科學(xué)研究技術(shù)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、財(cái)會(huì)、特種載體和實(shí)物檔案等十余類，庫(kù)存檔案已達(dá)到2萬(wàn)余卷。

二、企業(yè)檔案管理中存在的問題和原因

（一）遺留檔案管理不善，給各項(xiàng)工作開展帶來了困擾

1.原企業(yè)在瀕臨破產(chǎn)的一段時(shí)期內(nèi)疏于管理、人心渙散，出現(xiàn)了檔案后期收集、歸檔不齊全現(xiàn)象，絕大部分檔案處于未整理、散亂狀態(tài)，如原企業(yè)基建檔案為集團(tuán)公司整個(gè)科教園區(qū)的基礎(chǔ)建設(shè)開發(fā)和重建提供了很大的利用，但是由于以上原因?qū)е碌牟糠只n案不齊全，基建圖紙少頁(yè)、漏頁(yè)及圖紙破損等情況給建設(shè)工程帶來了一定程度的不便。這些類似問題導(dǎo)致綜合檔案室在接手后檔案工作一度無法順利開展，給后期檔案整理工作帶來了一定困難。

2.集團(tuán)公司接手后轉(zhuǎn)換經(jīng)營(yíng)體制，原企業(yè)的設(shè)備類檔案利用率較低。只有制造業(yè)四家成員單位還在使用原有的部分設(shè)備，其余大部分設(shè)備或變賣、報(bào)廢已不復(fù)存在，但是檔案還有留存，并且備份檔案和重復(fù)檔案存在，這些無用檔案占用資源，亟待認(rèn)真核對(duì)后整理銷毀。

3.檔案觀念落后，管理方式陳舊。接收的遺留檔案采取的是傳統(tǒng)的人工記錄、紙質(zhì)記錄的檔案管理手段，實(shí)行手工檢索，對(duì)后期的檔案整理及開發(fā)利用工作帶來很多不便，管理水平相對(duì)落后。

（二）綜合檔案室初期管理工作存在的問題

1.集團(tuán)公司成立初期，領(lǐng)導(dǎo)主要精力都用在了對(duì)新公司的基礎(chǔ)建設(shè)及新項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)上，對(duì)檔案管理工作重視度不夠，導(dǎo)致檔案管理方面投入較少，出現(xiàn)檔案設(shè)施不齊全、保管條件和保管手段落后的情況，同時(shí)也影響了檔案管理工作人員的工作態(tài)度和工作效率。

2.集團(tuán)公司管理人員對(duì)本單位檔案構(gòu)成缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，檔案管理職責(zé)不清，對(duì)檔案工作流程不熟悉，無企業(yè)檔案規(guī)章制度的約束，也缺乏檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，不知道如何開展新企業(yè)的檔案管理工作。

3.綜合檔案室保管條件差，安全隱患大。綜合檔案室選址地點(diǎn)較偏僻、交通不便，庫(kù)房陰暗潮濕，房屋陳舊、線路老化，容易引發(fā)火災(zāi)；很多亟待整理的檔案與其它雜物堆放在一起，沒有任何保護(hù)措施，存在發(fā)生蟲害、霉變、褪變乃至失盜的重大安全隱患，檔案的完整與安全面臨著嚴(yán)重威脅。

4.檔案管理人員水平參差不齊，素質(zhì)普遍偏低。集團(tuán)公司的檔案管理人員都不是檔案專業(yè)出身，學(xué)歷偏低，且崗位變動(dòng)頻繁，缺乏檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和操作技能，管理混亂，業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)薄弱，工作意識(shí)淡薄，同時(shí)還滋生了工作人員的懶惰思想和不作為情況的發(fā)生，難以勝任檔案工作。

三、思考新的管理方法，加強(qiáng)并實(shí)施企業(yè)檔案工作的措施

（一）引起領(lǐng)導(dǎo)重視，完善檔案工作體制

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好企業(yè)檔案工作的重要保證。集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作，將檔案工作納入集團(tuán)公司的工作責(zé)任目標(biāo)考核之中，明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期召開檔案工作會(huì)議，及時(shí)糾正和解決檔案工作中存在的各項(xiàng)問題；檔案室工作人員在日常管理工作中多次向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)當(dāng)前檔案工作進(jìn)展情況，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的進(jìn)展了如指掌，以實(shí)際行動(dòng)取得領(lǐng)導(dǎo)的信任和支持。

集團(tuán)公司綜合檔案室集中統(tǒng)一管理集團(tuán)公司黨群、行政、經(jīng)營(yíng)管理等十余類檔案。機(jī)構(gòu)專門設(shè)專職檔案管理員3名，各職能部門、成員單位均為檔案立卷部門并確定一名或數(shù)名兼職檔案員負(fù)責(zé)本單位資料的收集、整理、歸檔工作，綜合檔案室負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)公司所有檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮綜合檔案室的監(jiān)督、指導(dǎo)作用，加強(qiáng)對(duì)立卷部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，定期督促檢查。

（二）建立健全規(guī)章制度，強(qiáng)化制約機(jī)制

建立健全規(guī)章制度是檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，集團(tuán)公司綜合檔案室參照《檔案法》及相關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際制定出一套符合本企業(yè)特點(diǎn)的檔案管理體系，建立健全集團(tuán)公司檔案管理制度，如《檔案立卷歸檔制度》《檔案查借閱制度》等，后期將根據(jù)實(shí)際情況不斷充實(shí)并完善相關(guān)內(nèi)容。

建立健全檔案工作崗位責(zé)任制，對(duì)各級(jí)崗位職責(zé)進(jìn)行合理分工，結(jié)合每年的工作任務(wù)、工作目標(biāo)、職責(zé)權(quán)限和應(yīng)遵守的各項(xiàng)紀(jì)律作出明確規(guī)定，將其列入年度目標(biāo)考核內(nèi)容，促使檔案管理人員能夠積極主動(dòng)、遵章守紀(jì)地做好檔案管理工作。

（三）強(qiáng)化宣傳教育，明確企業(yè)檔案的重要性

集團(tuán)公司通過制作檔案宣傳欄、榮譽(yù)展、《檔案法》知識(shí)競(jìng)賽等一系列創(chuàng)新形式的宣傳教育活動(dòng)，積極強(qiáng)化檔案宣傳，加強(qiáng)檔案工作指導(dǎo)，從而提高全集團(tuán)公司干部職工對(duì)企業(yè)檔案重要性的認(rèn)識(shí)。

（四）針對(duì)遺留檔案，建立合理保管機(jī)制并實(shí)現(xiàn)利用最大化

對(duì)原企業(yè)遺留檔案，綜合檔案室建立了良好的管理機(jī)制，設(shè)專人專項(xiàng)負(fù)責(zé)，按照檔案新標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格管理，實(shí)行集中統(tǒng)一保管。對(duì)之前已整理好的遺留檔案按照保存價(jià)值、保管期限等進(jìn)行分類保管，以期實(shí)現(xiàn)其利用最大化；對(duì)于未整理、散亂狀態(tài)的遺留檔案進(jìn)一步細(xì)化，按照檔案工作基本流程進(jìn)行整理，在整理過程中剔除無用檔案，鑒定銷毀到期檔案，節(jié)省庫(kù)房空間，對(duì)還有利用價(jià)值的檔案、圖紙破損嚴(yán)重的積極采取防護(hù)措施，達(dá)到減少檔案的自然損壞、延長(zhǎng)利用之目的。

（五）加強(qiáng)企業(yè)檔案工作需求分析，規(guī)范化管理，提高檔案質(zhì)量

在工作實(shí)踐中，發(fā)掘和做好檔案工作需求分析，針對(duì)不同單位具體狀況進(jìn)行分析研究，根據(jù)國(guó)家檔案局10號(hào)令要求編制和完善了《集團(tuán)公司各類檔案分類編號(hào)類目設(shè)置方法》及《集團(tuán)公司各類檔案歸檔范圍及保管期限表》，使檔案歸檔工作有據(jù)可依，提高了案卷歸檔質(zhì)量，保證檔案資源收集齊全、管理規(guī)范。

（六）創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式，逐步實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化信息管理

集團(tuán)公司檔案工作人員通過借鑒外來經(jīng)驗(yàn)和自身專業(yè)技術(shù)，利用現(xiàn)代化管理手段研究檔案管理軟件，探索建立電子檔案的新途徑，開發(fā)出《華清集團(tuán)公司綜合檔案信息管理系統(tǒng)》，及時(shí)錄入新數(shù)據(jù)，適時(shí)更新信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現(xiàn)代化。與此同時(shí)，還不斷加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作的安全保密管理，積極開展重要檔案?jìng)浞荼９埽瑱n案存儲(chǔ)介質(zhì)及時(shí)進(jìn)行檢驗(yàn)和認(rèn)證，確保檔案長(zhǎng)期可用、絕對(duì)安全。

（七）加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)建設(shè)，建立完善檔案安全應(yīng)急管理機(jī)制

結(jié)合集團(tuán)公司實(shí)際情況，按照檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)檔案室工作場(chǎng)所進(jìn)行升級(jí)改造，做到“辦公室、查借閱室、庫(kù)房”三分開，把檔案室列入重點(diǎn)保護(hù)范圍，認(rèn)真落實(shí)“十防”措施，加強(qiáng)檔案保管保護(hù)專用設(shè)施、設(shè)備的維護(hù)、更新和升級(jí)工作，建立檔案安全應(yīng)急處置協(xié)調(diào)機(jī)制和檔案安全應(yīng)急管理制度，制定應(yīng)急預(yù)案，注重搞好應(yīng)急演練，確保檔案安全受到危害時(shí)能得到優(yōu)先搶救和妥善處置，使損失降到最低限度。

（八）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化培訓(xùn)，提高管理服務(wù)水平

集團(tuán)公司平時(shí)注重強(qiáng)化各個(gè)階段檔案管理人員的培訓(xùn)工作，在不斷加強(qiáng)檔案人員自身素質(zhì)的同時(shí)，還要求加強(qiáng)檔案專業(yè)理論知識(shí)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也提高了對(duì)穩(wěn)定檔案隊(duì)伍重要性的認(rèn)識(shí)，配備必要的合格的檔案管理人員，科學(xué)設(shè)置職務(wù)、職稱，調(diào)動(dòng)管理人員工作積極性，鼓勵(lì)檔案管理人員終身從事檔案管理工作，以保證檔案管理工作的相對(duì)穩(wěn)定。

企業(yè)檔案的發(fā)展是一個(gè)綜合性的過程，在實(shí)踐的過程中，取得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心與重視，加大企業(yè)檔案管理工作的宣傳力度，營(yíng)造檔案管理工作的良好氛圍，努力優(yōu)化檔案工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)技能，提高檔案工作人員素質(zhì)，結(jié)合實(shí)際強(qiáng)化企業(yè)檔案管理制度建設(shè)和規(guī)范化管理，提高檔案工作的規(guī)范化水平，始終把為企業(yè)服務(wù)放在企業(yè)檔案工作的突出位置，從而適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的新要求，使之更好地為企業(yè)的改革發(fā)展發(fā)揮重要的作用。