淺議現代檔案的科學管理

【摘 要】 檔案在經濟和社會發展中所發揮的作用十分重要，因此，切實加強檔案的科學管理便不言而喻。檔案管理得好，于工作帶來諸多便利，否則便會造成許多阻滯。因此，我們要進一步利用網絡和加強信息化建設，提高檔案人員自身素質，科學做好檔案管理，使其在工作中發揮重要作用。

【關鍵詞】 檔案工作 科學管理 現代信息

檔案是工作成果的載體，是直接記述和反映工作活動的歷史記錄，是一種寶貴資源或工作儲備類型的知識形態的生產力。檔案的管理是一項專業性和技術性都很強的工作。房地產和國土檔案作為檔案的門類，是企業和社會組織在工作實踐中和基本建設等活動中形成的應當歸檔的圖紙、文字材料、錄音、錄像、磁盤、光盤等，是有保存價值的檔案文件和資料，對指導房地產開發和國土利用有十分重要的作用。對此，檔案人員必須給予高度重視，并盡力通過自己精細管理和創新促進檔案管理的科學化、現代化。

一、高度重視檔案管理的組織建設是科學管理的基礎

實踐證明，建立和健全系統的組織管理網絡，是推進檔案科學管理的重要保證。各級領導要把加強檔案組織管理工作作為一件大事來抓，做到有專人分管，有專人負責。做到應該收集的資料文件有人及時懼要，應該整理的文件資料有人及時整理，應該歸檔的文件資料有人歸檔，從制度上、組織管理上確保檔案的齊全、完整、準確。對于檔案人員沒有直接參與經手的文件材料，單位領導要督促相關單位、相關科室積極配合，予以提供，并且形成制度。也可配備兼職檔案員，負責有關單位和相關科室對各類型檔案進行收集。檔案員對他們的工作要經常給予監督、檢查、指導、定期舉辦兼職檔案員培訓班，提高兼職檔案員的業務素質和工作能力，使收集的文件材料能夠齊全、完整，立好的案卷整齊、規范。這樣做不但保證了檔案的數量與質量，而且使分散的文件材料及時歸集，在年終時能夠按時立卷歸檔，規范標準。

二、高度重視提升檔案管理技術是科學管理的前提

一些單位的檔案經常發生一些毀損的問題，其原因有客觀因素和人為因素。因此，在平時要以防為主，防治結合。在收集、整理檔案時盡量做到細心耐心，同時要認真學習保護方法，把預防工作做在前面，盡量減少損毀情況。如果一旦發生檔案毀損，就要及時采取措施，盡量修復檔案。在管理檔案的日常工作中，要“嚴”字當頭，做到嚴格借閱登記制度，調閱時取放檔案要輕拿輕放，閱檔時應十分愛護檔案，千萬不能被茶水、煙頭等損壞和不被涂抹，撕破等等。從客觀上來說，有些檔案材料和書寫材料質量低劣導致紙張老化，字跡退色。檔案紙張材料品種較多，其中纖維含量高、半纖維素和木素含量較少的紙張耐久性較好，如鈔票紙、復印紙、文件用紙、工業技術用紙等；含木素和半纖維較多的紙耐折度差，在光和氧的作用下容易氧化，發黃變脆，如包裝用紙、新聞紙等。因此，要對檔案用紙作出規定，盡量使用質量好的紙張。在書寫材料方面，要求相關人員選用含碳黑成份較多的碳素墨水和藍黑墨水，不能用容易褪色的純藍墨水、紅墨水、圓珠筆或鉛筆。同時，建設良好的庫房是檔案現代化的必備條件，是檔案科學管理的必然要求，針對檔案種類紛繁復雜，檔案的物質材料不斷地老化，其壽命在不斷地減少的問題，要采取措施盡量延長檔案的壽命。所以要千方百計想辦法。如保證檔案室的環境和保管條件，對延長檔案的壽命是一條很重要的措施。

三、高度重視檔案人員的素質提升是科學管理的關鍵

檔案人員的管理成功與否，與檔案人員的思想素質、業務素質、政治素質密切相關。檔案人員應該具備高度的政治責任感，愛檔案視如愛自己的眼睛。檔案人員還應具備一定的現代管理知識，做到業務精湛。例如，檔案員如果不進入到信息集成系統中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。所以，檔案員必須具備行使檔案的監督指導的技能。檔案人員要在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集整理歸檔及管理。檔案人員的素質高低直接影響檔案信息化進程，作為檔案部門，要經常開展技能培訓，努力培養一批現代化的檔案人才，既懂理論知識又能實踐應用。檔案人員不僅要具備扎實的基本理論知識，而且要不斷積累檔案信息化管理的實踐技能。

四、高度重視加快建設檔案信息化步伐是科學管理的要素

信息化是當今世界經濟和社會發展的一大趨勢，由于網絡信息技術的影響，加快檔案信息化建設步伐便成了我們當前創新檔案工作的重要任務。所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代化信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務。我們要加速實現檔案管理現代化的進程，提高以計算機技術為核心的現代信息處理的能力。要建立檔案信息網絡的安全管理制度，從根本上保障系統的安全。檔案信息網絡應安裝防火墻、防病毒軟件和人侵檢測系統，并針對主機內核采取加固防護措施。實行級別控制，對用戶的訪問權限進行級別確認，按不同的級別進行不同檔案的信息查閱，可防止未受權者進行違規操作。檔案信息化是大勢所趨，也是提高檔案效率的重要措施，我們要以時不我待的緊迫感扎實推進這項工作。

檔案工作是一項極為重要的基礎工作，檔案收集整理、歸檔工作做得好與壞直接關系到檔案的數量與質量，要把檔案這項基礎工作做好，才能更好地為經濟社會發展服務。當前社會進入了新時代，檔案管理工作在經濟發展中的地位和作用越來越重要。我們要進一步提高檔案管理水平，切實管好、用好檔案，為企業為單位提供有價值的檔案信息資源和優質高效的服務，這是檔案工作者的應盡之責，應該認真履行。

作者簡介：楊輝，女，漢族，岳陽樓區人，助理館員，畢業于西安政治學院法律專業本科畢業?，F任岳陽市國土資源檔案館調閱室主任。研究方向：檔案管理。