淺析油田企業(yè)物料編碼優(yōu)化與管理

范勇興

物料編碼是ERP系統(tǒng)中各種數(shù)據(jù)和信息最主要的標識和特征，是企業(yè)數(shù)字化管理的基礎(chǔ)；統(tǒng)一、規(guī)范的物料編碼是實現(xiàn)物資需求標準化、采購標準化的前提。油田物資部門通過管理現(xiàn)狀調(diào)研、專家評審、可行性及效果分析，積極探索物料編碼管理的新途徑，為規(guī)范提報、科學編制、有效使用奠定了基礎(chǔ)，促進了物料編碼管理水平的新提升。

一、物料編碼管理存在的問題

（一）管理要求與實際應(yīng)用之間的矛盾日益凸現(xiàn)

隨著ERP系統(tǒng)的深入應(yīng)用，原有物料編碼庫存在的問題日益顯現(xiàn)，標準化、精細化的物資管理要求與實際應(yīng)用之間的矛盾越發(fā)突出，主要表現(xiàn)為：物料描述不準確、不規(guī)范，使用時容易產(chǎn)生認識上的歧義，引起溝通上的困難；編碼分類標準不統(tǒng)一和信息重復(fù)，存在跨大小類、跨部門、一物多碼現(xiàn)象，造成管理的混亂；編碼長期不使用，標準價偏離當期市場規(guī)律，給標準化采購管理帶來諸多問題；技術(shù)淘汰、不符合安全、環(huán)保及相關(guān)政策編碼的大量存在，給油田的安全供應(yīng)帶來潛在隱患。

（二）新增物料編碼提報質(zhì)量不高

一是新增編碼的申請是一項技術(shù)性較強的工作，需要提報人員具備一定的專業(yè)知識，了解掌握該項物資的相關(guān)技術(shù)參數(shù)、特征量、用途、大類界定等信息。二是沒有完善的考核標準和健全的考核機制，造成需求單位提報新增編碼隨意性較大、填報申請基礎(chǔ)資料不全、相同物資重復(fù)提報、新增編碼不使用、工作效率低下和人為因素影響等現(xiàn)象。

（三）新增編碼申請流程冗長、效率低下

物料編碼管理涉及業(yè)務(wù)、管理、信息、質(zhì)檢、財務(wù)、支持中心等多個部門，而新增編碼申請工作由各業(yè)務(wù)部門計劃人員兼職；一條編碼的申請需經(jīng)過多個業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)及各部門的層層審核，個別審核人員由于缺乏全面、專業(yè)的知識，未能有效發(fā)揮崗位職責，沒有真正起到監(jiān)督把關(guān)作用，導致整個新增編碼申請流程冗長、環(huán)節(jié)復(fù)雜、信息不暢、效率低下、過程失控。

二、物料編碼優(yōu)化與管理措施

（一）全面梳理物料編碼庫

1.對物料編碼分類建庫。對ERP系統(tǒng)內(nèi)的全部編碼進行遴選，以18個月內(nèi)是否發(fā)料為條件，分別選出非常用物料編碼和常用物料編碼，做出標識，分別建庫；由業(yè)務(wù)部門對列入非常用庫和常用庫的編碼逐條分揀梳理，提出處理建議。在物料編碼梳理過程中，有重點的開展工業(yè)標準化提升工作，進一步規(guī)范物資品牌、規(guī)格型號、價格體系和執(zhí)行標準等內(nèi)容。

2.廣泛征詢使用單位意見。為深入查找問題編碼，使編碼梳理工作達到預(yù)期目的，向油田生產(chǎn)單位發(fā)放《問題編碼調(diào)查統(tǒng)計表》，征詢使用單位的意見和建議，重點查找生產(chǎn)常用物資無編碼、價格信息不合理、物料描述不準確、跨大、小類編碼等問題，使普遍意義的問題針對化、集中化，為解決問題提供方向。

3.專業(yè)評審確定最終結(jié)果。在油田范圍內(nèi)抽調(diào)生產(chǎn)、管理、專業(yè)技術(shù)人員組成專業(yè)評審小組，發(fā)揮專業(yè)技術(shù)優(yōu)勢，對編碼初審結(jié)果進行綜合技術(shù)評審，最終確定編制意見和審核結(jié)果。

（二）強化新增編碼提報及日常考核

1.規(guī)范編碼提報審核。為提高新增編碼提報及時率、準確率和使用率，對需求單位新增編碼提報審核程序及附帶材料進行了完善和規(guī)范，要求二級單位在提報《物料主數(shù)據(jù)維護申請表》的同時，必須附帶能準確反映新增物料編碼特征量所需的產(chǎn)品說明書、技術(shù)參數(shù)、制造工藝、設(shè)計圖紙等技術(shù)文件及書面需求計劃。其中，書面需求計劃用于掌握新增編碼的必要性和可行性，技術(shù)文件用于物料主數(shù)據(jù)管理員審核編碼的屬性、特征描述及唯一性，確保物料編碼提報的準確性和一次通過率。

2.強化日常管理考核。修訂完善績效考核標準，將二級單位新增編碼使用率和新增編碼日常基礎(chǔ)資料管理納入油田物資系統(tǒng)年度績效考核范疇，進一步提高二級單位對新增編碼管理的重視程度。同時，對新增編碼使用率采取“月度通報排序、季度考核公布、年終指標兌現(xiàn)”的考核方式，實行業(yè)務(wù)部門與二級單位雙向考核，促進業(yè)務(wù)部門與物資需求單位的業(yè)務(wù)對接和工作協(xié)調(diào)，強化服務(wù)與管理并重的管理模式。

（三）優(yōu)化新增編碼工作流程

現(xiàn)有流程因環(huán)節(jié)多、流程長、審批程序復(fù)雜、信息傳遞不暢，造成了工作效率低、編碼質(zhì)量差、責任不清，直接影響到了下步采購、供應(yīng)工作的正常運行。針對現(xiàn)有流程存在的主要問題，從申請發(fā)起、材料提交、權(quán)限轉(zhuǎn)移、后期維護等方面進行了優(yōu)化改造，形成了物資編碼的閉環(huán)管理，強化了部門責任，利于下步的監(jiān)督、管理、考核和責任追究，達到了提升物料編碼綜合管理水平的目的。

（四）專人專崗專業(yè)化集中管理

針對物料編碼管理職能分散、職責不清的問題，從轉(zhuǎn)變管理思路入手，整合內(nèi)部資源，設(shè)置專人專崗，對物料編碼實施專業(yè)化集中管理，提高了物料編碼管理效能。

1.專業(yè)崗位設(shè)置。針對編碼管理職能分散、職責不清的問題，將原來分散在業(yè)務(wù)、管理、信息等部門的物料編碼業(yè)務(wù)、管理職能整合歸并，設(shè)立專物料主數(shù)據(jù)管理崗，集中負責收集、審核、向中國石化代碼網(wǎng)站提交新增物料編碼申請、編碼的下載與維護、組織物料編碼評審、屬性界定、信息反饋及管理考核等工作。

2.建立專家聯(lián)合評審機制。對大類歸屬模糊需界定的新增編碼，物料主數(shù)據(jù)管理崗組織提報單位、業(yè)務(wù)、質(zhì)量、技術(shù)、管理等部門成立專家組進行專業(yè)評審，確認物料屬性、物資歸類、標準描述、特征量、計量單位等要素，解決因歸類標準不統(tǒng)一而造成的跨大、小類重復(fù)提報編碼的問題。

3.建立編碼庫日常管理機制。物料主數(shù)據(jù)管理崗負責定期對編碼庫進行維護，有計劃的開展編碼的梳理工作，內(nèi)容包括物料描述、計量單位、工業(yè)標準描述、采購組、MRP控制者、質(zhì)檢屬性、評估級別、標準價等屬性信息維護；標準價的問題收集；常用編碼與非常用編碼的系統(tǒng)管理；編碼相關(guān)問題的組織調(diào)研與研討；評審結(jié)果的應(yīng)用；形成了常態(tài)化的日常管理機制。

4.加強基礎(chǔ)資料管理。物料主數(shù)據(jù)管理崗負責建立《新增編碼管理臺賬》，跟蹤記錄新增編碼提報單位、提報人、提報時間、提報資料、完成時間、反饋時間及內(nèi)容等信息，確保全過程的可追溯性，為新增編碼管理考核提供可靠依據(jù)，利于前期工作效果的評估和下步工作的持續(xù)改進。