淺析油田企業(yè)物料編碼優(yōu)化與管理

范勇興

物料編碼是ERP系統(tǒng)中各種數(shù)據(jù)和信息最主要的標(biāo)識(shí)和特征，是企業(yè)數(shù)字化管理的基礎(chǔ)；統(tǒng)一、規(guī)范的物料編碼是實(shí)現(xiàn)物資需求標(biāo)準(zhǔn)化、采購標(biāo)準(zhǔn)化的前提。油田物資部門通過管理現(xiàn)狀調(diào)研、專家評(píng)審、可行性及效果分析，積極探索物料編碼管理的新途徑，為規(guī)范提報(bào)、科學(xué)編制、有效使用奠定了基礎(chǔ)，促進(jìn)了物料編碼管理水平的新提升。

一、物料編碼管理存在的問題

（一）管理要求與實(shí)際應(yīng)用之間的矛盾日益凸現(xiàn)

隨著ERP系統(tǒng)的深入應(yīng)用，原有物料編碼庫存在的問題日益顯現(xiàn)，標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化的物資管理要求與實(shí)際應(yīng)用之間的矛盾越發(fā)突出，主要表現(xiàn)為：物料描述不準(zhǔn)確、不規(guī)范，使用時(shí)容易產(chǎn)生認(rèn)識(shí)上的歧義，引起溝通上的困難；編碼分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一和信息重復(fù)，存在跨大小類、跨部門、一物多碼現(xiàn)象，造成管理的混亂；編碼長期不使用，標(biāo)準(zhǔn)價(jià)偏離當(dāng)期市場規(guī)律，給標(biāo)準(zhǔn)化采購管理帶來諸多問題；技術(shù)淘汰、不符合安全、環(huán)保及相關(guān)政策編碼的大量存在，給油田的安全供應(yīng)帶來潛在隱患。

（二）新增物料編碼提報(bào)質(zhì)量不高

一是新增編碼的申請(qǐng)是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)的工作，需要提報(bào)人員具備一定的專業(yè)知識(shí)，了解掌握該項(xiàng)物資的相關(guān)技術(shù)參數(shù)、特征量、用途、大類界定等信息。二是沒有完善的考核標(biāo)準(zhǔn)和健全的考核機(jī)制，造成需求單位提報(bào)新增編碼隨意性較大、填報(bào)申請(qǐng)基礎(chǔ)資料不全、相同物資重復(fù)提報(bào)、新增編碼不使用、工作效率低下和人為因素影響等現(xiàn)象。

（三）新增編碼申請(qǐng)流程冗長、效率低下

物料編碼管理涉及業(yè)務(wù)、管理、信息、質(zhì)檢、財(cái)務(wù)、支持中心等多個(gè)部門，而新增編碼申請(qǐng)工作由各業(yè)務(wù)部門計(jì)劃人員兼職；一條編碼的申請(qǐng)需經(jīng)過多個(gè)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)及各部門的層層審核，個(gè)別審核人員由于缺乏全面、專業(yè)的知識(shí)，未能有效發(fā)揮崗位職責(zé)，沒有真正起到監(jiān)督把關(guān)作用，導(dǎo)致整個(gè)新增編碼申請(qǐng)流程冗長、環(huán)節(jié)復(fù)雜、信息不暢、效率低下、過程失控。

二、物料編碼優(yōu)化與管理措施

（一）全面梳理物料編碼庫

1.對(duì)物料編碼分類建庫。對(duì)ERP系統(tǒng)內(nèi)的全部編碼進(jìn)行遴選，以18個(gè)月內(nèi)是否發(fā)料為條件，分別選出非常用物料編碼和常用物料編碼，做出標(biāo)識(shí)，分別建庫；由業(yè)務(wù)部門對(duì)列入非常用庫和常用庫的編碼逐條分揀梳理，提出處理建議。在物料編碼梳理過程中，有重點(diǎn)的開展工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化提升工作，進(jìn)一步規(guī)范物資品牌、規(guī)格型號(hào)、價(jià)格體系和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。

2.廣泛征詢使用單位意見。為深入查找問題編碼，使編碼梳理工作達(dá)到預(yù)期目的，向油田生產(chǎn)單位發(fā)放《問題編碼調(diào)查統(tǒng)計(jì)表》，征詢使用單位的意見和建議，重點(diǎn)查找生產(chǎn)常用物資無編碼、價(jià)格信息不合理、物料描述不準(zhǔn)確、跨大、小類編碼等問題，使普遍意義的問題針對(duì)化、集中化，為解決問題提供方向。

3.專業(yè)評(píng)審確定最終結(jié)果。在油田范圍內(nèi)抽調(diào)生產(chǎn)、管理、專業(yè)技術(shù)人員組成專業(yè)評(píng)審小組，發(fā)揮專業(yè)技術(shù)優(yōu)勢，對(duì)編碼初審結(jié)果進(jìn)行綜合技術(shù)評(píng)審，最終確定編制意見和審核結(jié)果。

（二）強(qiáng)化新增編碼提報(bào)及日?？己?/p>

1.規(guī)范編碼提報(bào)審核。為提高新增編碼提報(bào)及時(shí)率、準(zhǔn)確率和使用率，對(duì)需求單位新增編碼提報(bào)審核程序及附帶材料進(jìn)行了完善和規(guī)范，要求二級(jí)單位在提報(bào)《物料主數(shù)據(jù)維護(hù)申請(qǐng)表》的同時(shí)，必須附帶能準(zhǔn)確反映新增物料編碼特征量所需的產(chǎn)品說明書、技術(shù)參數(shù)、制造工藝、設(shè)計(jì)圖紙等技術(shù)文件及書面需求計(jì)劃。其中，書面需求計(jì)劃用于掌握新增編碼的必要性和可行性，技術(shù)文件用于物料主數(shù)據(jù)管理員審核編碼的屬性、特征描述及唯一性，確保物料編碼提報(bào)的準(zhǔn)確性和一次通過率。

2.強(qiáng)化日常管理考核。修訂完善績效考核標(biāo)準(zhǔn)，將二級(jí)單位新增編碼使用率和新增編碼日?；A(chǔ)資料管理納入油田物資系統(tǒng)年度績效考核范疇，進(jìn)一步提高二級(jí)單位對(duì)新增編碼管理的重視程度。同時(shí)，對(duì)新增編碼使用率采取“月度通報(bào)排序、季度考核公布、年終指標(biāo)兌現(xiàn)”的考核方式，實(shí)行業(yè)務(wù)部門與二級(jí)單位雙向考核，促進(jìn)業(yè)務(wù)部門與物資需求單位的業(yè)務(wù)對(duì)接和工作協(xié)調(diào)，強(qiáng)化服務(wù)與管理并重的管理模式。

（三）優(yōu)化新增編碼工作流程

現(xiàn)有流程因環(huán)節(jié)多、流程長、審批程序復(fù)雜、信息傳遞不暢，造成了工作效率低、編碼質(zhì)量差、責(zé)任不清，直接影響到了下步采購、供應(yīng)工作的正常運(yùn)行。針對(duì)現(xiàn)有流程存在的主要問題，從申請(qǐng)發(fā)起、材料提交、權(quán)限轉(zhuǎn)移、后期維護(hù)等方面進(jìn)行了優(yōu)化改造，形成了物資編碼的閉環(huán)管理，強(qiáng)化了部門責(zé)任，利于下步的監(jiān)督、管理、考核和責(zé)任追究，達(dá)到了提升物料編碼綜合管理水平的目的。

（四）專人專崗專業(yè)化集中管理

針對(duì)物料編碼管理職能分散、職責(zé)不清的問題，從轉(zhuǎn)變管理思路入手，整合內(nèi)部資源，設(shè)置專人專崗，對(duì)物料編碼實(shí)施專業(yè)化集中管理，提高了物料編碼管理效能。

1.專業(yè)崗位設(shè)置。針對(duì)編碼管理職能分散、職責(zé)不清的問題，將原來分散在業(yè)務(wù)、管理、信息等部門的物料編碼業(yè)務(wù)、管理職能整合歸并，設(shè)立專物料主數(shù)據(jù)管理崗，集中負(fù)責(zé)收集、審核、向中國石化代碼網(wǎng)站提交新增物料編碼申請(qǐng)、編碼的下載與維護(hù)、組織物料編碼評(píng)審、屬性界定、信息反饋及管理考核等工作。

2.建立專家聯(lián)合評(píng)審機(jī)制。對(duì)大類歸屬模糊需界定的新增編碼，物料主數(shù)據(jù)管理崗組織提報(bào)單位、業(yè)務(wù)、質(zhì)量、技術(shù)、管理等部門成立專家組進(jìn)行專業(yè)評(píng)審，確認(rèn)物料屬性、物資歸類、標(biāo)準(zhǔn)描述、特征量、計(jì)量單位等要素，解決因歸類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一而造成的跨大、小類重復(fù)提報(bào)編碼的問題。

3.建立編碼庫日常管理機(jī)制。物料主數(shù)據(jù)管理崗負(fù)責(zé)定期對(duì)編碼庫進(jìn)行維護(hù)，有計(jì)劃的開展編碼的梳理工作，內(nèi)容包括物料描述、計(jì)量單位、工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)描述、采購組、MRP控制者、質(zhì)檢屬性、評(píng)估級(jí)別、標(biāo)準(zhǔn)價(jià)等屬性信息維護(hù)；標(biāo)準(zhǔn)價(jià)的問題收集；常用編碼與非常用編碼的系統(tǒng)管理；編碼相關(guān)問題的組織調(diào)研與研討；評(píng)審結(jié)果的應(yīng)用；形成了常態(tài)化的日常管理機(jī)制。

4.加強(qiáng)基礎(chǔ)資料管理。物料主數(shù)據(jù)管理崗負(fù)責(zé)建立《新增編碼管理臺(tái)賬》，跟蹤記錄新增編碼提報(bào)單位、提報(bào)人、提報(bào)時(shí)間、提報(bào)資料、完成時(shí)間、反饋時(shí)間及內(nèi)容等信息，確保全過程的可追溯性，為新增編碼管理考核提供可靠依據(jù)，利于前期工作效果的評(píng)估和下步工作的持續(xù)改進(jìn)。