檔案管理現代化探析

張文嘉 張鑫

【摘 要】 隨著社會信息化和電子政務的出現，實現檔案管理現代化成了歷史發展的必然。現代檔案管理倡導以系統論為基礎，以數學計算為尺度，以計算機數字化為結構體系，進而充分發揮管理人員的積極性和創造性，達到整體動態優化的管理目標。本文明確了檔案管理現代化的內容，分析了檔案管理現代化中存在的問題，并闡述了具體的解決對策。

【關鍵詞】 檔案管理 現代化 分析

檔案管理現代化是指在科學的指導思想和實施檔案管理制度的前提下，合理有效地運用檔案管理的方法和手段，實現智能管理。在檔案的形成過程中，做好檔案的信息管理是極其重要的，不但可以提高檔案的水平，而且也可以改善管理水平。在檔案工作過程中，要建立科學合理的檔案管理理念，以利于檔案工作在實踐中逐漸完善。隨著檔案事業和技術的發展，采取有效措施建立現代檔案工作，從而不斷提高檔案整理技術，達到檔案現代化管理的目的。優化作用的形成過程是對檔案技術的改進，對檔案管理也有一定的保護作用。可見，檔案管理現代化是檔案館發展的必然趨勢，隨之也對檔案管理提出了更高的要求。

一、檔案管理現代化的內容

1檔案信息管理。檔案管理信息是指利用信息技術進行檔案管理，提高檔案工作現代化水平，是新時代檔案工作者的核心。管理內容包括檔案信息資源建設和檔案基礎平臺建設兩個方面，通過信息渠道加強檔案信息資源的開發和利用，促進檔案信息資源的開發利用，有助于實現檔案信息資源共享。

2檔案管理的虛擬化。傳統的檔案管理主要是以紙張為載體，實行手工管理模式。在這種管理模式中，信息和支持是分開的，難以實現信息共享。但在管理過程中需要進行一系列的收集、整理、識別、編目等環節，不但需要大量的時間和人力，而且工作效率不高。實現檔案管理現代化和促進虛擬文件管理，主要是利用計算機管理對檔案管理的智能化管理模式，這種管理模式在很大程度上節省人力，也提高了工作效率。

3檔案管理的數字化。應用攝影技術和數字成像技術為實現數字檔案管理提供了有力的支持。所謂數字檔案就是通過計算機，掃描等技術手段實現現代電子技術檔案的收集。攝影是通過數碼相機和光學轉換實現高清晰圖像的處理。攝影技術和數字成像技術的共同特點都是通過計算機識別、電子文檔存儲進行收集。實施數字檔案館，有利于實現智能檢索，從根本上解決了紙質檔案管理中的任何矛盾。特別是縮微膠片技術，通過對圖片、圖片的文件管理，避免了文字信息的褪色、滲入，能有效地使原貌、圖像還原，有利于長期保存和準確再現，有利于推進檔案管理的形象化、品位化。

4、檔案管理的規范化。檔案管理現代化是檔案管理規范化的重要內容。檔案網絡的現代化管理依賴于這一載體。網絡具有極大的開放性和安全性，因此需要制定相應的管理標準、數據文件、交換信息傳輸、信息共享等步驟。遵循詳細的規范檔案進行管理，檔案管理工作只有統一的標準，才能取得良好的效果。

二、是檔案管理現代化中存在的問題

1管理人才的缺乏。檔案管理現代化首先存在的問題專門人才的缺失。長期以來，我們對檔案管理的使用是傳統的管理模式，忽視了現代管理人才的培養。在這種情況下少有人才掌握先進的科學技術和管理技能，大部分人還停留在傳統的管理階段，缺乏現代化設備操作技能。

2先進管理設備的缺失。由于對檔案管理和資金投入有限，導致檔案管理缺乏先進的軟件和硬件設備。對于軟件檔案管理來說，自動化管理對檔案管理是有益的。但是大范圍的檔案現代化開發技術還不成熟，所以對文件和檔案提取之間的差異相當分散，很難實現集中管理。

3缺乏有效的管理方法。在一個相對較短的時間內，檔案管理現代化還沒有形成一套有效的管理方案，所以在無序狀態下只能根據自己的理論知識進行摸索，致使檔案管理混亂。

三、實現檔案管理現代化的建議

1實現標準化建設。檔案管理現代化是在合作的基礎上建立起來的。信息時代、檔案信息共享與網絡化都需要和各種檔案管理標準的建立現相適應。檔案管理標準體系的形成是確保檔案管理現代化的有效途徑。

2引進先進的設施和設備。檔案管理現代化的實施就是引進先進的管理方法。設備檔案管理與傳統檔案管理現代化不同，不要產生對設備和技術的高度依賴性。在這種情況下，檔案管理部門需要及時配備相關辦公設備，加強現代技術的應用檔案管理，有效提高檔案管理現代化水平。同時各級政府應加大財政投入，檔案管理部門提供更多的資金支持，幫助他們引進先進的技術和設備。

3加快復合型人才的培養。要實現檔案管理的現代化，就必須加強對檔案管理人員的培養。檔案管理人員需用豐富的檔案理論知識和實踐知識武裝自己，用信息素質、綜合知識和寫作技術豐富自己，進而不斷提高檔案人員素質。加強檔案管理隊伍建設，以優秀人才的選拔為起點，培養復合型知識型人才，豐富檔案現代化管理。采用多種形式實現全方位的培養，優化檔案現代化管理的知識結構，加快檔案管理現代化步伐，促進檔案事業的健康快速發展。

4科學決策是保證。當前，檔案工作的改革與發展已進入全面進步與突破相結合的階段，如何推進現代化建設的重任，領導權利的協調發揮著重要的作用。因此，要從檔案館的需求出發，不斷提高民主行政決策的科學性。從財產權、社會效益和經濟效益等多方面進行綜合分析，加大檔案信息化建設，規范檔案建設的考核標準，以提高現代化管理水平。

總之，檔案管理的信息化是社會文化發展的有效手段。現在檔案管理工作人員也應緊跟時代發展的步伐，學習新的方式來和其他先進的方法，進而推進科學檔案管理的規范化。

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