建設工程檔案歸檔管理創新路徑

徐斌

摘 要：隨著社會經濟的迅速發展，建設行業也取得了一定的突出性成就，而建設工作中的檔案歸檔管理也逐漸受到眾多建設企業的廣泛重視，其中主要包括構建物、建設物、投資方案及材料應用等各階段內容，對建設工程項目的整體質量有著直接性影響。因此相關工作人員一定要及時采取有效可行的管理手段，實現建設工作檔案資料的順利歸檔和管理工作。

關鍵詞：建設工程；檔案歸檔管理；創新

當前，經濟科技的發展使得我國的建設工程市場也趨于成熟和系統化，各種建設工程越來越多。但是，社會對于建設工程的要求也過來越高，建設工程本身就是一個比較龐大的系統，任何一個環節出現問題對工程的進程都會產生影響。對建設工程來講，其檔案的歸檔管理工作也是必不可少的一部分。如何做好建設工程檔案的歸檔管理工作已經成為當下我們要重視的問題。

1 檔案管理基本概念

檔案的收集和歸檔是檔案管理的重要內容，在對檔案進行管理的過程。掌握檔案的管理技巧，往往可以讓檔案管理取得事半功倍的效果。在對檔案進行管理的過程中，主要分為幾個必要的程序。先是要將檔案進行收集，然后裝訂成冊，緊接著對檔案的歸檔方向進行判斷，再加以分類以及有序的排列，最后進行編目以及裝盒的活動。在經過上述的幾個環節以后，檔案才算是最終整理完成。而在對檔案進行分類的過程中，主要是根據問題或者是機構的不同進行分類的，這樣做的主要目的是為了保證檔案可以變得更加有序，這樣在后續查找的過程中也可以變得更加簡便。在檔案管理的過程中，要想將這項工作做好，就必須要堅持按照相關規定的要求進行管理，在檔案進行基本分類時，這是一個十分重要的環節，是對檔案管理進行明確區分的首要前提，所以應該引起檔案管理人員的重視，但是現階段的工作中，主要存在的問題是沒有合理的公文立卷以及檔案管理加以明確的區分，二者經常是相互混淆的，這樣就會為后續的工作帶來一定的難度，在相關規定中，對于檔案文件整理提出了更加清晰的規定，也就是要求將文件之間緊密的聯系在一起，這樣不但可以將自身所具有的價值區分開來，同時還能便于保管。

2 建設工作中檔案歸檔管理過程中存在的問題

2.1檔案資料收集整理不夠規范化

根據調查數據可以了解到，現階段大多數建設企業在進行檔案歸檔管理時，往往都不具備專業化的檔案資料管理人員，大多都是雇傭臨時兼職人員，其不但沒有經過專業化的系統培訓，自身檔案歸檔管理水平也總體較差，進而導致檔案資料在歸檔、管理工作進行過程中都存在著較多問題，容易促使檔案資料出現遺漏或是缺失等現象，不利于管理規劃化展開。

2.2檔案資料管理人員意識較為薄弱

無論是對于什么類型的工程項目來說，其所涉及到的檔案資料都是非常復雜，特別是在建設工程項目竣工之后提交的檔案資料更多，在竣工完成之后，如果短時間范圍內并沒有出現任何質量性問題，可以順利交接工程項目，施工團隊也隨之解散，但在此期間若是工程檔案資料沒有充分收集整理，便會對日后的檔案管理工作帶來更大難度。同時在檔案資料有效利用時，其會適當參考借鑒一些工程決算或是竣工驗收等資料，這樣一來其他工程檔案資料便會遭到忽視，大大降低了檔案資料的總體利用率，無法保證檔案資料管理的順利進行。

2.3保障建設工程檔案的措施不健全

工程在建設的過程中，缺乏檔案管理部門對工程的支持，包括一些工程的場所以及相關經費的支持，而且有的檔案管理部門根本沒有完善系統的設施和條件對工程的記錄資料進行保管。有些縣鎮的城建檔案館會受到資金以及辦公場所的限制，其檔案管理的硬件設備無法進行完善，甚至有的距離達標還有很大的一段差距，這樣的情況就會在一定的程度上阻礙了建設工程檔案歸檔整理工作的進行。

3 建設工程檔案歸檔管理創新路徑

3.1積極構建健全的檔案歸檔管理制度

若想充分保證建設工作檔案資料的真實完整性，需要相關管理人員不斷提高其資料管理力度，進而為檔案信息的真實性和完整性提供良好保障。同時建設工程的各個單位還應嚴格遵守國家對于檔案資料所指定的明確規定，不斷完善單位內部規章制度，充分發揮施工單位、監督單位等綜合性優勢，保證檔案資料的收集、整理及儲存等所有環節都能保證其有效性，避免出現檔案遺失或是錯誤等現象。

3.2歸檔的全程管理與監控

檔案在歸檔的過程中需要對其進行全程監管與控制，以保證檔案的安全與完整。首先需要做的是檔案前端的控制，信息化形式下的檔案主要為電子文件的方式，前端控制主要是根據相關技術不斷介入到管理系統中，利用適當的方式與系統融合在一起，這樣能夠很好地加強檔案的管理與控制，并且還能減少其中的檔案丟失現象，并且能夠提升檔案的質量，準確掌握歸檔的范圍。其次是在文件的傳輸記錄上進行管理與控制。檔案經過歸檔之后，會存在很多的歸檔記錄，為了更好地防止在歸檔過程中出現檔案變化或是丟失，對其中的檔案傳輸記錄也需要進行全程的管理與監控。最后是在檔案的歸檔過程中進行全程監控，檔案的管理中心將歸檔檔案進行詳細的劃分與整理，在整理的過程中對其進行全面的管理與監控，這樣才能保證檔案的質量。

3.3建設工程的各種后續工作要和工程歸檔同步進行

以往在進行工程檔案的歸檔管理時，建設單位往往都是先辦理建設工程完工的檔案認可書，然后到建設工程的備案機關進行建設工程完工的相關材料的辦理，最后還要將一系列的材料和認可書交到建設工程檔案部門來進行建設工程檔案的歸檔。但是，這一流程存在著諸多問題。比如，有的建設工程在辦理完完工檔案之后，工程檔案不受相關部門的監管，使得許多建設工程的檔案長時間不歸檔。為了解決這一建設工程檔案歸檔和管理的難題，相關部門應根據具體的工作情況以及建設工程的實際進行改革。比如，相關部門可以讓建設工程檔案的辦理人員在進行完工檔案的認可書辦理時，也對檔案的移交、歸檔進行辦理，這樣在一定程度上就解決了有些建設工程檔案長時間不歸檔的問題。而且，這樣的辦法可以使建設工程的檔案預驗收認可同建設工程檔案的歸檔同步進行。在這樣的情況下，即使有些單位在進行預驗收認可時其檔案不能及時歸檔，也可以對負責人實行承諾制度，要求相關負責人在完工驗收的兩個月內進行檔案的移交，如果不按照承諾書的承諾執行的建設單位，將對其下一個建設工程的完工檔案不予認可，以此來對那些不進行建設工程檔案歸檔的單位進行警示。

3.4提高建設工作檔案材料編制水平

對于建設工程施工單位來說，嚴格按照標準規定對工程檔案材料進行編制是基礎性業務之一，如果一個施工團隊無法有效編制工程檔案資料，那么其就不滿足承包工程的首要條件。由此可知，施工單位應充分明確自身的責任義務，不斷增強對施工人員檔案材料編制的訓練力度，進而全面提高其檔案材料編制水平，為后期工作的順利進行提供良好保障。

4 結語

總而言之，建設工作檔案歸檔和管理的有效展開需要充分引起建設企業的廣泛重視，并且加大檔案歸檔管理工作的宣傳力度，積極展開信息化建設，嚴格執行檔案管理的具體任務，不斷進行技術方面的創新完善，從而真正發揮檔案管理的價值所在。

參考文獻

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