建設(shè)工程檔案歸檔管理創(chuàng)新路徑

徐斌

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，建設(shè)行業(yè)也取得了一定的突出性成就，而建設(shè)工作中的檔案歸檔管理也逐漸受到眾多建設(shè)企業(yè)的廣泛重視，其中主要包括構(gòu)建物、建設(shè)物、投資方案及材料應(yīng)用等各階段內(nèi)容，對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目的整體質(zhì)量有著直接性影響。因此相關(guān)工作人員一定要及時(shí)采取有效可行的管理手段，實(shí)現(xiàn)建設(shè)工作檔案資料的順利歸檔和管理工作。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；檔案歸檔管理；創(chuàng)新

當(dāng)前，經(jīng)濟(jì)科技的發(fā)展使得我國(guó)的建設(shè)工程市場(chǎng)也趨于成熟和系統(tǒng)化，各種建設(shè)工程越來(lái)越多。但是，社會(huì)對(duì)于建設(shè)工程的要求也過(guò)來(lái)越高，建設(shè)工程本身就是一個(gè)比較龐大的系統(tǒng)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題對(duì)工程的進(jìn)程都會(huì)產(chǎn)生影響。對(duì)建設(shè)工程來(lái)講，其檔案的歸檔管理工作也是必不可少的一部分。如何做好建設(shè)工程檔案的歸檔管理工作已經(jīng)成為當(dāng)下我們要重視的問(wèn)題。

1 檔案管理基本概念

檔案的收集和歸檔是檔案管理的重要內(nèi)容，在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程。掌握檔案的管理技巧，往往可以讓檔案管理取得事半功倍的效果。在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，主要分為幾個(gè)必要的程序。先是要將檔案進(jìn)行收集，然后裝訂成冊(cè)，緊接著對(duì)檔案的歸檔方向進(jìn)行判斷，再加以分類(lèi)以及有序的排列，最后進(jìn)行編目以及裝盒的活動(dòng)。在經(jīng)過(guò)上述的幾個(gè)環(huán)節(jié)以后，檔案才算是最終整理完成。而在對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)的過(guò)程中，主要是根據(jù)問(wèn)題或者是機(jī)構(gòu)的不同進(jìn)行分類(lèi)的，這樣做的主要目的是為了保證檔案可以變得更加有序，這樣在后續(xù)查找的過(guò)程中也可以變得更加簡(jiǎn)便。在檔案管理的過(guò)程中，要想將這項(xiàng)工作做好，就必須要堅(jiān)持按照相關(guān)規(guī)定的要求進(jìn)行管理，在檔案進(jìn)行基本分類(lèi)時(shí)，這是一個(gè)十分重要的環(huán)節(jié)，是對(duì)檔案管理進(jìn)行明確區(qū)分的首要前提，所以應(yīng)該引起檔案管理人員的重視，但是現(xiàn)階段的工作中，主要存在的問(wèn)題是沒(méi)有合理的公文立卷以及檔案管理加以明確的區(qū)分，二者經(jīng)常是相互混淆的，這樣就會(huì)為后續(xù)的工作帶來(lái)一定的難度，在相關(guān)規(guī)定中，對(duì)于檔案文件整理提出了更加清晰的規(guī)定，也就是要求將文件之間緊密的聯(lián)系在一起，這樣不但可以將自身所具有的價(jià)值區(qū)分開(kāi)來(lái)，同時(shí)還能便于保管。

2 建設(shè)工作中檔案歸檔管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1檔案資料收集整理不夠規(guī)范化

根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)可以了解到，現(xiàn)階段大多數(shù)建設(shè)企業(yè)在進(jìn)行檔案歸檔管理時(shí)，往往都不具備專(zhuān)業(yè)化的檔案資料管理人員，大多都是雇傭臨時(shí)兼職人員，其不但沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)化的系統(tǒng)培訓(xùn)，自身檔案歸檔管理水平也總體較差，進(jìn)而導(dǎo)致檔案資料在歸檔、管理工作進(jìn)行過(guò)程中都存在著較多問(wèn)題，容易促使檔案資料出現(xiàn)遺漏或是缺失等現(xiàn)象，不利于管理規(guī)劃化展開(kāi)。

2.2檔案資料管理人員意識(shí)較為薄弱

無(wú)論是對(duì)于什么類(lèi)型的工程項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，其所涉及到的檔案資料都是非常復(fù)雜，特別是在建設(shè)工程項(xiàng)目竣工之后提交的檔案資料更多，在竣工完成之后，如果短時(shí)間范圍內(nèi)并沒(méi)有出現(xiàn)任何質(zhì)量性問(wèn)題，可以順利交接工程項(xiàng)目，施工團(tuán)隊(duì)也隨之解散，但在此期間若是工程檔案資料沒(méi)有充分收集整理，便會(huì)對(duì)日后的檔案管理工作帶來(lái)更大難度。同時(shí)在檔案資料有效利用時(shí)，其會(huì)適當(dāng)參考借鑒一些工程決算或是竣工驗(yàn)收等資料，這樣一來(lái)其他工程檔案資料便會(huì)遭到忽視，大大降低了檔案資料的總體利用率，無(wú)法保證檔案資料管理的順利進(jìn)行。

2.3保障建設(shè)工程檔案的措施不健全

工程在建設(shè)的過(guò)程中，缺乏檔案管理部門(mén)對(duì)工程的支持，包括一些工程的場(chǎng)所以及相關(guān)經(jīng)費(fèi)的支持，而且有的檔案管理部門(mén)根本沒(méi)有完善系統(tǒng)的設(shè)施和條件對(duì)工程的記錄資料進(jìn)行保管。有些縣鎮(zhèn)的城建檔案館會(huì)受到資金以及辦公場(chǎng)所的限制，其檔案管理的硬件設(shè)備無(wú)法進(jìn)行完善，甚至有的距離達(dá)標(biāo)還有很大的一段差距，這樣的情況就會(huì)在一定的程度上阻礙了建設(shè)工程檔案歸檔整理工作的進(jìn)行。

3 建設(shè)工程檔案歸檔管理創(chuàng)新路徑

3.1積極構(gòu)建健全的檔案歸檔管理制度

若想充分保證建設(shè)工作檔案資料的真實(shí)完整性，需要相關(guān)管理人員不斷提高其資料管理力度，進(jìn)而為檔案信息的真實(shí)性和完整性提供良好保障。同時(shí)建設(shè)工程的各個(gè)單位還應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家對(duì)于檔案資料所指定的明確規(guī)定，不斷完善單位內(nèi)部規(guī)章制度，充分發(fā)揮施工單位、監(jiān)督單位等綜合性優(yōu)勢(shì)，保證檔案資料的收集、整理及儲(chǔ)存等所有環(huán)節(jié)都能保證其有效性，避免出現(xiàn)檔案遺失或是錯(cuò)誤等現(xiàn)象。

3.2歸檔的全程管理與監(jiān)控

檔案在歸檔的過(guò)程中需要對(duì)其進(jìn)行全程監(jiān)管與控制，以保證檔案的安全與完整。首先需要做的是檔案前端的控制，信息化形式下的檔案主要為電子文件的方式，前端控制主要是根據(jù)相關(guān)技術(shù)不斷介入到管理系統(tǒng)中，利用適當(dāng)?shù)姆绞脚c系統(tǒng)融合在一起，這樣能夠很好地加強(qiáng)檔案的管理與控制，并且還能減少其中的檔案丟失現(xiàn)象，并且能夠提升檔案的質(zhì)量，準(zhǔn)確掌握歸檔的范圍。其次是在文件的傳輸記錄上進(jìn)行管理與控制。檔案經(jīng)過(guò)歸檔之后，會(huì)存在很多的歸檔記錄，為了更好地防止在歸檔過(guò)程中出現(xiàn)檔案變化或是丟失，對(duì)其中的檔案?jìng)鬏斢涗浺残枰M(jìn)行全程的管理與監(jiān)控。最后是在檔案的歸檔過(guò)程中進(jìn)行全程監(jiān)控，檔案的管理中心將歸檔檔案進(jìn)行詳細(xì)的劃分與整理，在整理的過(guò)程中對(duì)其進(jìn)行全面的管理與監(jiān)控，這樣才能保證檔案的質(zhì)量。

3.3建設(shè)工程的各種后續(xù)工作要和工程歸檔同步進(jìn)行

以往在進(jìn)行工程檔案的歸檔管理時(shí)，建設(shè)單位往往都是先辦理建設(shè)工程完工的檔案認(rèn)可書(shū)，然后到建設(shè)工程的備案機(jī)關(guān)進(jìn)行建設(shè)工程完工的相關(guān)材料的辦理，最后還要將一系列的材料和認(rèn)可書(shū)交到建設(shè)工程檔案部門(mén)來(lái)進(jìn)行建設(shè)工程檔案的歸檔。但是，這一流程存在著諸多問(wèn)題。比如，有的建設(shè)工程在辦理完完工檔案之后，工程檔案不受相關(guān)部門(mén)的監(jiān)管，使得許多建設(shè)工程的檔案長(zhǎng)時(shí)間不歸檔。為了解決這一建設(shè)工程檔案歸檔和管理的難題，相關(guān)部門(mén)應(yīng)根據(jù)具體的工作情況以及建設(shè)工程的實(shí)際進(jìn)行改革。比如，相關(guān)部門(mén)可以讓建設(shè)工程檔案的辦理人員在進(jìn)行完工檔案的認(rèn)可書(shū)辦理時(shí)，也對(duì)檔案的移交、歸檔進(jìn)行辦理，這樣在一定程度上就解決了有些建設(shè)工程檔案長(zhǎng)時(shí)間不歸檔的問(wèn)題。而且，這樣的辦法可以使建設(shè)工程的檔案預(yù)驗(yàn)收認(rèn)可同建設(shè)工程檔案的歸檔同步進(jìn)行。在這樣的情況下，即使有些單位在進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收認(rèn)可時(shí)其檔案不能及時(shí)歸檔，也可以對(duì)負(fù)責(zé)人實(shí)行承諾制度，要求相關(guān)負(fù)責(zé)人在完工驗(yàn)收的兩個(gè)月內(nèi)進(jìn)行檔案的移交，如果不按照承諾書(shū)的承諾執(zhí)行的建設(shè)單位，將對(duì)其下一個(gè)建設(shè)工程的完工檔案不予認(rèn)可，以此來(lái)對(duì)那些不進(jìn)行建設(shè)工程檔案歸檔的單位進(jìn)行警示。

3.4提高建設(shè)工作檔案材料編制水平

對(duì)于建設(shè)工程施工單位來(lái)說(shuō)，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定對(duì)工程檔案材料進(jìn)行編制是基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)之一，如果一個(gè)施工團(tuán)隊(duì)無(wú)法有效編制工程檔案資料，那么其就不滿足承包工程的首要條件。由此可知，施工單位應(yīng)充分明確自身的責(zé)任義務(wù)，不斷增強(qiáng)對(duì)施工人員檔案材料編制的訓(xùn)練力度，進(jìn)而全面提高其檔案材料編制水平，為后期工作的順利進(jìn)行提供良好保障。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，建設(shè)工作檔案歸檔和管理的有效展開(kāi)需要充分引起建設(shè)企業(yè)的廣泛重視，并且加大檔案歸檔管理工作的宣傳力度，積極展開(kāi)信息化建設(shè)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的具體任務(wù)，不斷進(jìn)行技術(shù)方面的創(chuàng)新完善，從而真正發(fā)揮檔案管理的價(jià)值所在。

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