網絡環境下工程檔案的信息化管理

張維

摘 要：信息化管理模式對于工程檔案有效的管理是前提條件，傳統的管理模式不再適用于現代化的工程檔案管理，因此，本文主要探究基于新形勢網絡環境下對于工程檔案的信息化管理。

關鍵詞：檔案管理；信息化；問題；原則；措施

當前電子信息技術的迅猛發展，在生活中普遍地應用到互聯網信息技術，在辦公中的應用是不斷趨于標準化、網絡化、自動化，大部分的工作都會依據計算機或是互聯網進行辦理，這對于工程的檔案管理工作帶來了新的要求，以往的傳統管理模式，已經不能適用于當今社會發展的步伐。因此對管理模式進行創新是對工程檔案管理的有效措施，構建健全的管理模式，將工程檔案的作用發揮到最大化。

1 工程檔案信息化管理的主要內容

對于工程檔案信息化理解主要以兩方面來闡述：一是工程檔案信息的網絡化與數字化進行有效的實現；二是有效地對工程檔案進行存儲、傳遞、接收和運用并形成一體化；三是完成工程檔案的信息化的高度共享；四是要創新工程檔案的管理模式。

如今，針對工程檔案信息化管理的內容主要有工程檔案的檢索和工程檔案內容信息的存儲：工程檔案文件主題詞的自動標引；工程檔案的文件目錄的打印；工程檔案的數據備份；工程檔案的整理與立卷；工程檔案的保護以及庫房的管理；工程檔案的咨詢與借閱管理；工程數據處理的各個階段都依據有關行業的標準以及國家的政策作為依據而構建。

2 工程檔案信息化管理的必要性

工程檔案的查閱具有頻繁性，保存則為永久性，對于原工程檔案文件件丟失或是損壞都是難以避免的，這對于工程檔案的利用和保管來講帶來了極大的困擾。通過運用平板掃描儀等便捷儀器，可以將大量文檔及圖紙實現電子化存儲。信息化的管理模式的應用就是將傳統的管理模式手抄記錄轉換為應用信息技術存儲工程檔案，這是工程檔案的管理取得的重要成果，極大地提高了服務效率與水平。

3 當前工程檔案信息化管理面臨的問題

3.1 面臨安全與革新的挑戰

在檔案管理系統邁向新紀元發展空間的過程中，勢必會對應用系統進行有機整合，此類整合需要運用創新思維來處理各方之間的矛盾。此外，網絡本身與計算機系統之間還存在著一定的問題，不僅存在硬件資源會受到自然影響，還有可能遭到人為破壞等情況，并且數據信息與軟件資源容易受到病毒的侵害。

3.2 面對標準化和法制化的挑戰

因為工程檔案自身的特點比較復雜，最為突出的特點就是分散管理。由于多方面對其進行管理，并且各部門都有其相應的管理標準，導致對工程檔案管理標準化造成了極大的困難，從而無法形成一個統一的行業標準。并且工程檔案在法律規范方面也比較欠缺，致使工程檔案不能很好的顯現出其自身的價值。

3.3 技術支持不充分

第一，電子文件在實質上對于它的保管期限與保管條件等方面是存在一些局限性的，如果不能對其進行有效的解決，會造成適得其反的情況發生。第二，對施工單位來說，檔案信息化基礎設施薄弱。檔案信息化管理要求一定的物質條件，而部分企業對檔案工作的不重視，不愿投入過多的人力、物力，使得檔案信息化工作無法得到有效的實施。

3.4 人員配備不合理

事實上，工程檔案資料很復雜，將其信息化也是一個繁雜的過程，就當前的工程檔案管理人員而言，信息化意識薄弱，并且既擁有專業知識，又掌握信息技術的人員較少，由于工程檔案存檔的技術人員知識儲備較為單一，勢必會出現專業與工作崗位不對口等問題的發生。

4 推進工程檔案信息化的原則與措施

4.1 工程檔案信息化應該遵守的原則

合理性原則。利用數字化方法來接收工程檔案文件，其應對規范性的原則要有持續性，構建于信息檔案有關的法律體系，只有這樣才會使電子文件順利地完成歸檔，對傳統的工程檔案數據的保存與應用等工作，要實現其標準化與規范化，避免重復建設、互不相容的狀況產生。

安全性原則。由于網絡化、數字化的進程的不斷加快，網絡潛在的威脅也越見突出。所以，對于網絡安全技術的開發與研究力度要不斷加強，配備應用較強的安全措施，全面保障工程檔案信息的安全。

效益性原則。選取數字化的內容主要是以經典為理念，核心要與社會應用的熱點進行有效的結合，把重要的工程檔案進行數字化處理，會收獲較大的社會及經濟效益，避免浪費財力、人力、物力。

4.2 促進工程檔案信息化的措施

重視光盤技術在工程檔案信息化管理中的運用。光盤主要是通過光電存貯技術、網絡技術不斷發展中的產物，是信息的檢索與信息存儲、電子化的歸屬。利用光盤進行存儲，其顯著的特點在于它的存儲密度高、可靠性強、壽命長等，它會把大量的工程資料刻入到一張光盤內，以此來實現計算機管理，對于原文件進行掃描錄入的方式，極大地減小了對庫房空間的占用，降低了存儲設備資金的投入，以此來縮減成本。

網絡化管理是工程檔案信息化管理的必然趨勢。計算機把網絡分為了上下級并且與各處室緊密相連，成為一個具有高效性的有機整體，來有效地銜接其他部門與檔案部門之間的各項業務，被授權的部門可以利用網絡進入到工程檔案信息庫中去查詢數據。

為加強工程檔案數據的安全性，在進入系統時應該有一個用戶的口令才可以進入到工程檔案的數據庫中，只有檔案部門的工作人員才有權利更改已經入庫的檔案。為了確保工程檔案中的數據的安全性，要加大對系統的管理措施，在系統密碼的設置上可以設置雙層防護。

檔案信息化管理需加強病毒防治，來確保安全。對計算機病毒要加大防護力度，要構建比較嚴格的管理機制，做預防工作。具體的要求是符合操作的規范性，同時還要定期對系統進行檢測與維護；為了防止突然狀況的發生一定要對數據定期保存，做好重要資料的備份。

積極促進工程檔案管理部門實施信息化管理。第一，強化檔案基礎性工作，才會有效地推進工程檔案信息化的管理。第二，強化人才建設，作為當今信息化社會的工程檔案工作者一定要具備基礎的電子與計算機文件管理知識與技能，提升自身文化、專業知識及人文素養，來有效地進行工程檔案信息化管理。

5 結論

工程檔案信息化管理是一項比較全面、長期、具體且繁雜的工作，工程檔案的管理團隊對于工程檔案信息化的效率起著至關重要的作用，信息化是當前社會發展的必然趨勢，工程檔案管理者只有不斷地總結經驗，自主上進，才會適應時代與社會的需求，以便更好地服務于社會。

參考文獻

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