新環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新模式研究

摘 要：檔案管理事業(yè)單位管理改革的重要內容，當前，雖然不少單位已經(jīng)相繼建立起檔案管理新模式，但是其中仍有不少問題存在，如管理意識淡漠、制度流程管理缺失、信息管理程度較低、人員素質有待提高等，這些問題對事業(yè)單位檔案管理造成了不利影響。基于此，本文將針對既有問題進行分析，并結合檔案管理實踐提出相應的完善對策，為事業(yè)單位檔案管理模式的創(chuàng)新提供一些有益的理論參考。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新模式

進入信息時代以來，檔案管理理念和管理技術出現(xiàn)了跨越性發(fā)展，這些變革對事業(yè)單位的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。新環(huán)境必然來帶新變革，事業(yè)單位要積極轉變檔案管理理念，在管理設施、管理團隊、管理技術等方面不斷完善，依托信息技術提高檔案管理能效，改善檔案管理水平，促進事業(yè)單位檔案管理質量的提高。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1 管理意識淡薄

有些事業(yè)單位的管理層對于檔案管理的作用缺乏客觀認識，將檔案管理和單位效益相提并論，認為檔案管理無法獲得直接的經(jīng)濟收益，而且還需要投入一定的人力物力，會增加單位運行負擔。在這樣的錯誤認識下，造成管理意識淡漠，而且對國家《檔案法》以及相關管理內容缺乏了解，這就造成檔案管理缺乏制度依據(jù)，管理質量難以真正提高。

1.2 業(yè)務落實不到位

由于管理意識不足，因此不少事業(yè)單位在檔案管理中缺少明確的約束制度，進而造成管理混亂，導致管理過程中責任落實不清，一旦發(fā)生問題就會出現(xiàn)責任推諉，無法及時追究責任并盡快制定合理的解決方案。此外，在檔案管理中監(jiān)督監(jiān)管不足，造成檔案宗卷安置不合理，難以形成科學的管理體系。

1.3 現(xiàn)代化檔案管理設施不健全

事業(yè)單位財政多由國家統(tǒng)一撥付，由于管理層對檔案管理認識不足，因此在財務預算中很少針對檔案管理做單獨預算，進而導致管理中資金不足，難以改善其硬件環(huán)境，一些檔案存儲室陰暗潮濕，通風不良，造成不少紙質檔案霉爛變質，難以保證檔案內容的完整性。尤其是在信息技術環(huán)境下，電子化檔案管理設施建設之后，難以實現(xiàn)電子檔案管理模式，這也造成檔案管理中風險因素不斷增加。而且檔案管理人員很少專業(yè)出身，多是由單位內部一些閑散人員組成，由于專業(yè)能力和信息化素養(yǎng)不足，導致檔案管理質量難以真正提高。

1.4 檔案資源的利用率不足

檔案管理的目的不僅僅是為保存資源，其價值更體現(xiàn)在應用上，通過檔案資源開發(fā)提高其應用能效，才能體現(xiàn)出檔案管理的價值所在。但是在實際管理中，事業(yè)單位普遍存在“重管輕用”問題，很多檔案資料難以發(fā)揮其參考、對照、應用價值，不但造成檔案管理能效下降，同時也在一定程度上削弱了檔案管理職能。

2 事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新模式

2.1 創(chuàng)新檔案管理理念

事業(yè)單位管理層要積極轉變檔案管理理念，認識到檔案管理的重要性和必要性，積極引入現(xiàn)代管理理念，以信息社會檔案管理需求出發(fā)，認識到檔案管理對于單位發(fā)展的積極促進意義。通過檔案有利于提高文化宣傳能效，建立更先進的單位文化。在檔案管理中建立全局意識，鼓勵每一名員工主動參與到檔案管理中，在單位內部廣泛宣傳檔案管理的價值，從而使檔案管理向常規(guī)化、制度化、持續(xù)化方向發(fā)展。

2.2 創(chuàng)新檔案管理管理方式

事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新主要集中在兩個方面，一是管理模式的創(chuàng)新，二是管理技術的創(chuàng)新。從管理模式角度來看，事業(yè)單位要積極引入檔案管理監(jiān)督機制，將管理責任細化落實到具體人員身上，通過制度約束和管理監(jiān)督提高檔案管理質量，提高管理執(zhí)行力度。從管理技術角度來看，通過信息化建設和數(shù)字化檔案建設將現(xiàn)有檔案資料進行分類整合，做好檔案歸納工作，將紙質檔案通過數(shù)字化掃描技術轉化為電子檔案，以提高資料的完整性和安全性，電子化檔案管理不但能提高管理效率，而且還能為未來檔案信息共享做好準備，以適應未來檔案數(shù)字化管理的主流趨勢。

2.3 人力資源管理的創(chuàng)新

在事業(yè)單位檔案管理中，人員素質是其關鍵因素，這就需要單位在創(chuàng)新管理的同時，進一步優(yōu)化檔案管理的人力資源建設，積極吸納專業(yè)管理人員組建管理團隊，除外部人才引進外，還要對單位內部人才進行重擔培訓，從而改善檔案管理的人才結構。單位要結合檔案管理的新技術組織人員開展專項培養(yǎng)，以此促進檔案管理人員專業(yè)素質的提高。在檔案管理團隊建設在，還要構建完善的激勵機制，通過合理激勵激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，促進檔案管理效率的不斷提高。

2.4 創(chuàng)新檔案管理環(huán)境

在事業(yè)單位檔案管理過程中要注重管理環(huán)節(jié)的創(chuàng)新，從軟件環(huán)境和硬件環(huán)境入手，加大對檔案管理的資金投入。從硬件環(huán)境建設來看，優(yōu)化檔案室環(huán)境建設，保證室內通風良好，具有防潮和散熱裝置，在紙質檔案管理中提高邏輯性和系統(tǒng)性，不同類型的宗卷有不同的擺放位置，以便于管理和查找。從軟件環(huán)境建設來看，要盡快配置信息化管理設施，建立單位檔案存儲的獨立服務器，盡快完成紙質檔案的數(shù)字掃描，通過信息化資源優(yōu)化檔案管理技術。

3 結語

新時期事業(yè)單位檔案管理要不斷發(fā)掘創(chuàng)新要素，積極發(fā)現(xiàn)并改善傳統(tǒng)管理中存在的問題，轉變檔案管理理念，認識到檔案管理的重要性，建立完善的檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理團隊的人員素質和人才結構，軟件環(huán)境和硬件環(huán)境建設兩手抓，尤其注重數(shù)字化檔案管理模式的構建，在管理過程中積極引入信息技術，通過數(shù)字化檔案提高檔案信息的完整性、安全性和流動性，促進檔案管理能效的提高。

參考文獻

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作者簡介

何靜（1988-），女，漢，湖北襄陽。會計，初級會計 檔案員，本科，研究方向：新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作新要求、新思路，新方法。