探究檔案管理中安全保障的總體策略

劉劍　況婷

摘 要：我國檔案管理工作的信息化發展讓檔案管理中出現了更多的安全問題，引起了人們的重視及對安全保障策略的研究?；诖耍疚年U述了重視預防工作、內外結合的安全保障策略、可持續發展的安全保障策略、建設全網安全保障體系、檔案管理設備的同步管理、健全的檔案管理安全保障制度這些檔案管理中安全保障總體策略的內容和意義。

關鍵詞：檔案管理；安全保障；總體策略

檔案管理的工作隨著社會的發展逐漸向現代化管理模式轉變和發展，檔案管理的理念以及安全保障的策略也發生了變化。隨著檔案管理模式的改變，很多管理和安全問題也隨之產生。這就使得對檔案管理中的安全保障總體策略進行探究成為了重點工作。目前，我國從事檔案管理人員在進行實際工作中有著安全管理意識薄弱的問題。本文針對現階段我國檔案管理中存在的問題，以及安全問題產生的形式及后果，對檔案管理中安全保障的總體策略進行探究。

1 重視預防工作，預防先于補救

檔案管理工作中，一旦發生安全問題，會造成十分嚴重的后果。在這樣的情況下，從事檔案管理的工作人員要重視起安全隱患的預防工作，在檔案管理工作中沒有出現安全問題時對問題的發生進行預防。檔案管理的工作人員要樹立起“預防先于補救”的管理觀念，在工作中做到未雨綢繆。

這樣的檔案安全保障策略可以通過對先進技術的利用來進行。檔案管理人員可以通過促進以及加強檔案管理的信息化建設來提高檔案管理工作的安全系數。同時，對于檔案管理信息化建設中可能出現的問題，例如電腦病毒的入侵、檔案信息的竊取等進行預防。通過聘請專業的技術人員建設網絡防火墻，并且安裝定期殺毒軟件和實時監控網絡入侵的系統，來預防上述安全問題的產生，提高信息化檔案管理的安全性，降低由于檔案泄露或受損而造成的經濟損失，防止檔案管理系統出現崩潰的情況，提升檔案管理信息化系統的整體安全性能。

另外，一旦有檔案信息的安全問題發生，檔案管理人員要及時上報有關上級部門并進行補救工作的有效展開，遏制損失的增加。可以通過備份信息的讀取來對檔案信息的受損進行補救。

2 內外結合的檔案管理安全保障策略

在實際的檔案管理工作中，安全問題不僅僅可能來源于外部，還同樣可能來自內部，檔案管理人員要明確這一點，在管理工作中進行體現。通常情況下，內部出現檔案管理安全問題遠比外部出現的檔案管理安全問題造成的后果更加嚴重，同樣，安全問題出現的數量也是由內部原因造成的較多[1]。

檔案管理人員要明確檔案信息的重要性，以及檔案信息泄露的嚴重后果，更加嚴格的進行檔案管理的工作，維護檔案信息的安全性。例如，相關部門可以通過加強對檔案管理工作人員的日常工作管理來防止檔案信息管理不到位的情況。檔案管理的工作人員要在工作的每一個舉動里都充分的體現出對檔案管理信息安全的重視，包括離開電腦時進行鎖屏、設置開機密碼和文件的密碼等等。

另外，規范化的電腦使用也是防止內部及外部問題引起檔案信息安全性降低的有效方式。檔案管理人員要在日常工作中正確、規范的使用電腦設備，對于外接存儲設備，例如U盤、移動硬盤等進行管理，保證連接到工作電腦上的設備都是安全的。同時，在進行上網時，也要安裝管理軟件對于對網頁的風險進行評判，防止電腦病毒的入侵。

3 可持續發展的檔案管理安全保障策略

檔案管理的安全保障是需要進行不斷的完善的，相關工作的進行是一種持續的狀態，并不是在某一狀態下靜止不動的。隨著社會科技的發展和網絡技術的不斷更新，檔案管理工作也要隨之進行調整和提高，要始終保證檔案管理的安全保障技術是先進的、有效的、符合科技發展的。檔案管理人員要認識到檔案信息的安全保障工作具有長期性，是可持續發展的。

在實際的檔案管理工作中，管理人員要及時調查和了解科技和網絡技術的發展，并對安全保障工作與應用的技術進行更新。檔案管理的工作人員要定期對管理工作中的安全隱患進行排查和探討，并提出相應的改進手段。對于社會突發的網絡安全問題，要進行及時的了解和相關討論會議的召開，提出相應安全問題在檔案管理工作中的解決辦法，讓檔案管理的安全性得到推升，并降低由于檔案信息的缺失和泄露造成的經濟損失。

同時，檔案管理的工作人員還要重視對于已經出現的安全問題進行反思。在解決相應的安全問題后，要進行工作事故的討論會議召開，對于相關問題出現的原因以及后續工作中預防的方式進行討論，避免同樣的安全問題第二次發生。

4 全網安全保障體系的建設

檔案管理的工作人員要樹立起全網安全運行的意識，以此促進網絡運用的高效性。具體來說，就是相關工作人員要重視對網絡運行中各個階段的管理，是網絡運行得到統一的發展。在工作中，對于網絡運行的薄弱環節進行加強，同時也不放松對于細節的管理。在檔案管理信息化不斷發展的現在，網絡運行中某一端口出現問題都有可能使整個網絡都陷入癱瘓狀態，不利于檔案信息的安全管理?；谶@種情況，相關管理人員要對網絡運用中的每一個軟件及硬件都進行日常維護的工作，對于漏洞進行及時的修復。尤其是對于檔案管理系統的加密管理工作，要進行重點的監測和落實。

5 檔案管理設備的同步管理及聯動安全服務

在進行檔案管理的工作中，若想實現整體的安全保障，就要使保護檔案管理的網絡安全的設備以及建立起的網絡安全防護體系，都與安全管理的標準規范相吻合，這些安全管理的標準規范包括國家制定的《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與管理規范》以及不同企業部門制定的《檔案管理工作規范》，同時，還包括一些管理技術標準和管理制度等等。這樣的檔案管理設備的同步管理能夠讓檔案管理的安全程度得到提升，避免造成制度先進但是設備落后的情況，使檔案管理的安全保障制度能夠得到徹底的落實。

同時，要建立起網絡、管理系統、檔案管理部門或機構、相關管理人員共同工作的檔案管理安全運行保障體系，完成一體化的管理機制，實現聯動的安全服務和管理[2]。

6 健全的檔案管理安全保障制度

安全管理意識薄弱是現階段從事檔案管理工作的人員在展開實際工作時存在的問題，換句話說，相關工作人員并沒有意識到檔案管理中出現安全問題后果的嚴重性。針對這種問題，可以通過建立健全檔案管理安全保障制度來進行。利用制度對檔案管理工作人員的工作狀態和認真程度進行約束和管理，能夠使相關工作人員在工作中更加負責，也能夠逐漸認識到檔案管理中安全保障工作的重要性，由被動的工作轉化為主動進行檔案信息的安全管理，提高檔案管理安全保障策略的落實程度，推動檔案管理安全保障制度更加完善，促進相應的管理技術發展和提升。

7 結語

綜上所述，檔案管理的安全保障有著重要的意義。通過重視預防工作，樹立起“預防先于補救”的意識，以及使用內外結合的安全保障策略、可持續發展的安全保障策略，并建設起全網安全保障體系、檔案管理設備的同步管理、健全的檔案管理安全保障制度，提升了管理人員對工作的重視程度，全方位的控制了安全問題的發生，提升了檔案管理工作的安全性，有效推動了我國檔案管理技術的發展。

參考文獻

[1]徐海生.淺談檔案管理中安全保障的總體策略[J].黑龍江史志，2015（09）：109.

[2]王洪娟.談檔案管理中安全保障的總體策略[J].赤子（上中旬），2014（23）：258.